KOPA HRM
Ravnanje s človeškimi viri

Ljudje so ključni faktor poslovnega uspeha

V preteklosti je bilo stanje na trgu razmeroma statično in je omogočalo načrtovanje dokaj stabilnih ciljev. Organizacija v podjetjih je bila postavljena piramidno in tako je bilo relativno lahko načrtovati vire in potrebe po znanju. Zelo natančno je bilo mogoče oblikovati delovna mesta in za ta nabor dobiti primerne kadre. Vendar pa je konkurenca postajala čedalje večja in aktivnejša, spremembe hitrejše ter nepredvidljive in kar naenkrat dosedanji način obvladovanja virov ni bil več mogoč. Zahtevale so se nove ideje, inovativni pristopi in usmeritev k mehkejšim dejavnikom. Prav tako ni bilo več možno tako natančno postavljati ciljev in podjetje pri tem ni bilo več samostojno. Cilji so se začeli kreirati zunaj podjetja, na trgu, pri kupcu. Potrebna so bila nova znanja, hitre reakcije. Obstoječe znanje zaposlenih je kar naenkrat postalo neuporabno, zastarelo in je celo oviralo prihod novih znanj. Izražene potrebe po aktualnem, konkurenčnejšem znanju, človeških zmožnostih in optimalnem izkoristku je močno vplivalo na razvoj ved, ki so potrdile ugotovitev, da dandanes brez ljudi in njihovega znanja ni in ne bo možno niti preživeti, kaj šele rasti in biti uspešen.

Ustvariti pogoje za inovativnost

Nedvomno so zaposleni pomemben vidik ustvarjanja uspešnega podjetja. Kljub temu, da je v zadnjem času zaznana večja ciljna usmerjenost in višja stopnja zavedanja o pomenu razvoja zaposlenih, pa praktične izkušnje kažejo, da razvijati zaposlene v želeni smeri le ni tako enostavno. Sprašujemo se, s kakšnimi metodami, pristopi in komuniciranjem obvladovati kadrovske procese in zagotoviti uresničevanje kadrovske strategije? Poznamo zelo zanimive teoretične pristope, ki so se v praksi pokazali kot učinkoviti, seveda pod določenimi pogoji. Ti pogoji so sprejeta in podprta kadrovska strategija s strani vodstva in zaposlenih, jasno zastavljen in integriran kadrovski proces in temu prilagojena informacijska podpora. Poleg želenega in potrebnega znanja, pa je pomembna tudi inovativnost. Zakaj govorimo o inovativnosti? V podjetju lahko razpolagamo z zelo širokim spektrom znanja in potencialov, ki so lahko izjemni v primerjavi s tem, kar obstaja na trgu, vendar če tega ne znamo izkoristiti na pravi način, nismo naredili ničesar. Tu ne govorimo samo o inovativnih izdelkih ali storitvah, temveč tudi o ustvarjanju inovativnega okolja, ljudi, načinov vodenja, tržnih pristopov, prodajnih metod, torej vsega tistega, kar nas loči od konkurence. Kajti skupna točka uspešnih in zelo uspešnih podjetij je nenehno inoviranje. In inovacije so gonilo gospodarskega razvoja.

Odkrivanje potencialov v ljudeh

Konkurenčne prednosti ima sicer lahko podjetje zaradi posedovanja določenih redkih virov, vendar se vse bolj uveljavlja dejstvo, da je v največji prednosti tisti, ki uspe najbolje povezati znanje, tehnologijo in izkušnje v smislu ustvarjanja novih načinov dela, proizvodov ali storitev. Dandanes je glavna konkurenčna prednost imeti motivirane in primerno usposobljene zaposlene, kajti ti ustvarjajo inovacije in s tem ključno vplivajo na konkurenčnost vseh ostalih deležnikov. In če vemo, da je znanje tisto, ki nam bo omogočalo ne samo preživetje, temveč tudi rast in razvoj podjetij, kako potem to znanje prepoznati, ga izkoristiti in ga inovativno uporabiti?

Letni razgovori, kot kontinuirani in organizirani dialogi, so najbolj uporabna, merljiva in učinkovita metoda za prepoznavanje in izkoriščanje znanja. Izbrani privrženci tehnološke družbe in robotike zagovarjajo tezo, da ukvarjanje z ljudmi ni potrebno, saj naj bi stroji popolnoma nadomestili človeka ali pa so ga ponekod že. S tem se delno strinjamo, vendar pričakujemo, da bodo stroji prevzeli rutinska, enostavna dela. Moramo pa vedeti, da je in bo v ozadju vedno človeški um, človek in njegove sposobnosti, zmožnosti. Zato se bomo morali, ne glede na stalen napredek in izjemno rast tehnološkega razvoja, z ljudmi ukvarjati vedno bolj.

Inovacije zahtevajo znanje, iznajdljivost, predanost delu in osredotočenost. Seveda so nekateri posamezniki bolj, drugi manj nadarjeni za inoviranje. Pomembno je, da znamo slednje prepoznati in zaposlene usmeriti v tiste aktivnosti in naloge, pri katerih bodo lahko maksimalno izkoristili svoje zmožnosti. Od zaposlenih na delovnih mestih pričakujemo, da bodo znali dodeljene naloge uspešno opraviti. Za to pa vendarle ne zadošča samo njihovo znanje, sposobnost in motiviranost, temveč tudi naša zmožnost, da to prepoznamo in izkoristimo. Problema znanja ni mogoče rešiti preprosto, z vlaganjem v tehnologijo. General Motors je v 80-letih pretopil okoli 80 milijard dolarjev v opremo in obrate, vse samo za to, da bi bil manj odvisen od t.i. "težavnih" delavcev. Vendar se je produktivnost le znatno povečala. Ford, na drugi strani, ki je vso pozornost posvetil odpravljanju pregrad med upravo in proizvodnjo, pa je ustvaril vidno rast.

Ugotovili smo že, da je prepoznavanje in izkoriščanje znanja v podjetju ali organizaciji ključnega pomena, če želimo od sodelavcev dobiti kar največ. Naj spomnim, gre za usmerjanje zaposlenih v tiste aktivnosti in naloge, pri katerih bodo lahko maksimalno izkoristili svoje zmožnosti. Od zaposlenih na delovnih mestih namreč pričakujemo, da bodo znali dodeljene naloge ne samo uspešno opraviti, temveč da bodo tudi iniciativno predlagali izboljšave ter pri tem s pozitivnim pristopom pomagali ustvarjati kreativno delovno okolje.

Učinkovit pristop k izkoriščanju znanja

Letni razgovori, kot kontinuirani dialogi, so najbolj uporabna, merljiva in učinkovita metoda za prepoznavanje in izkoriščanje znanja. Govorimo o uporabnem in učinkovitem orodju, ki pripomore k uspešnejšemu delu posameznikov, skupin in celotnega podjetja, kar potrjujejo mnoge empirične raziskave, ne glede na velikost in dejavnost podjetja.

Pri vsakoletnih inventurah preverjamo stanje bodisi zalog materiala, bodisi osnovnih sredstev. Kako pa se ukvarjamo z ljudmi? Ali opravljamo inventure kadrovskih virov? Ko enkrat pridemo do zavedanja, da brez ljudi in njihovega potenciala ne samo, da ne bomo preživeli, temveč tudi ne bomo mogli rasti in se razvijati, potem je edina pot, da k razvoju kadrov pristopimo celovito. Letni razgovori predstavljajo takšno inventuro, ki je obenem prvi korak k upravljanju s kadri. Na osnovi letnih razgovorov gradimo ustvarjalno delovno okolje ter oblikujemo zadovoljne kadre, s katerimi bomo dosegali konkurenčno prednost in povečevali storilnost.

Kakšne ljudi si želimo?

Izvajanje letnih razgovorov je zahteven projekt, pri čemer obstaja nevarnost, da postanejo sami sebi namen. Podjetje mora imeti jasno zastavljene cilje, kaj želi doseči in kako bo to doseglo. Letni razgovori ne smejo postati administrativna naloga, ki nam vzame nekaj časa na začetku leta. Slednje se lahko kar hitro zgodi v obdobju, ko so letni razgovori že utečeni in ko se pojavijo prvi pomisleki, če so sploh še smiselni.

Izzivi pri letnih razgovorih – pomembno je vztrajati

Letni razgovor je sistematičen, organiziran in vnaprej dogovorjen pogovor med zaposlenim in njegovim vodjem oz. za to usposobljeno osebo. Ni nek naključen, neformalen pogovor, takrat, ko imata oba slučajno čas. Zato mora biti skrbno premišljen, načrtovan in dokumentiran. Načeloma smo seznanjeni z nameni in koristmi izvajanja letnih razgovorov. Kot kaže praksa, v podjetjih poznajo namen letnih razgovorov, poznajo dobre prakse in večina tudi že ima konkretne izkušnje pri izvajanju. Vendarle pa je poznanih mnogo primerov, ko so bili letni razgovori po dveh ali treh letih izvajanja opuščeni. Razlogov je več, lahko pa naštejemo nekatere med njimi:

  • Niti vodje niti sodelavci niso vključeni v razvoj in uvedbo projekta letnih razgovorov oziroma niso dovolj usposobljeni ali podučeni o njihovih namenih, ciljih in aktivnostih.
  • Ker se v okviru letnih razgovorov ne pogovarjamo samo o uspehih, temveč tudi o pomanjkljivostih, ki jih je potrebno izboljšati ali odpraviti, to povzroča nelagodje ali slabo voljo, še posebej, ko se zahteva, da se dogovori zapišejo in arhivirajo kot podlaga za prihodnje uresničevanje.
  • Domnevanje, da sodelavce že dovolj poznamo in se ne da narediti ničesar več, kar bi izboljšalo njihovo storilnost in zadovoljstvo.

Dileme kot so, kaj konkretno narediti po izpeljavi letnih razgovorov so pogoste. Največjo težavo predstavlja informacijska nepokritost. Po izkušnjah sodeč, se letni razgovori še vedno izvajajo v tiskanih oblikah, na obrazcih, ki se izpolnijo, podpišejo in pospravijo v predale. Naslednje leto jih vodje raztreseno iščejo, v najslabšem primeru pet minut preden sodelavec vstopi v pisarno. Da bi bila situacija še toliko bolj zapletena, so obrazci letnih razgovorov nestrukturirani, preobsežni ali pomanjkljivi. Velikokrat so samo posnetki praks iz drugih poslovnih okolij. Zaradi neustrezne informacijske podpore si v podjetjih pomagajo z enouporabniškimi orodji, na primer z Excelom, ki pa so preveč statična, neprilagodljiva in nepovezana.

Dobre prakse pri informacijski podpori letnim razgovorom

Ko smo v Kopi razvijali informacijsko podporo letnim razgovorom, smo izhajali iz naslednjih izhodišč: informacijska podpora letnim razgovorom mora biti uporabna, enostavna, razumljiva za uporabnike, prilagodljiva in razširljiva ter mora imeti dodano vrednost. Omogočili smo dva vidika in sicer t.i. transakcijski del in spletni del, s čimer smo pokrili tako potrebe strokovnih služb na kadrovskem področju kot potrebe vodij, ki pristopajo k izvajanju letnih razgovorov.

Pomembne gradnike informacijske podpore so predstavljale naslednje posebnosti, ki smo jih pri razvoju upoštevali:

  • Letni razgovori se izvajajo najmanj enkrat na leto. Možno je, da jih izvajamo v dveh delih, na primer v začetku leta, ko določimo cilje in kompetence ter v drugi polovici leta, ko ocenimo polletne naloge in opredelimo nadaljnja izobraževanja.
  • Letne razgovore izvajajo vodje, ki ne poznajo ali ne uporabljajo transakcijskih orodij, zato je pomembno, da pripravimo takšen vnos, ki bo enostaven, uporaben in prijazen očem ter lahko in hitro dostopen.
  • Podatki v okviru letnih razgovorov se lahko tekom leta spreminjajo, zato je bilo potrebno za vodje omogočiti dnevne vnose z neomejenim dostopom, za kadrovike pa možnost spremljanja sprememb, ki nastajajo tekom leta.
  • Podatki v okviru letnih razgovorov so zaupne narave, poleg tega so tukaj vključeni še ostali osebni podatki, ki morajo biti primerno varovani. S tega vidika smo poskrbeli za visoko raven zaščite podatkov prek varnostne sheme.
  • Če hočemo, da bomo iz podatkov dobili uporabne informacije na ravni podjetja morajo biti področja čim bolj strukturirana, da jih lahko neproblematično statistično ali kako drugače obdelamo. Letni razgovor je vendarle pogovor, zato naj bo tako tudi izpeljan - pogovor na štiri oči in ne pod mentorstvom računalnika. Slednje pomeni, da je struktura letnega razgovora tako enostavna in pregledna, da omogoča tudi hitro sprotno vpisovanje.
  • Letne razgovore  izvajamo v povprečju enkrat na leto, zato se lahko v vmesnem času, od razgovora do razgovora, veliko stvari pozabi. Poskrbeli smo, da so v posameznih sklopih letnega razgovora vedno na voljo elektronska navodila.
  • Letni razgovori so prilagojeni posebnostim in zahtevam podjetja ter različnim vlogam uporabnikov, zato mora biti rešitev razširljiva in prilagodljiva ter povezana v kadrovski informacijski sistem, ki celovito podpira upravljanje s človeškimi viri.


Če želite, da vam informacijsko podporo letnim razgovorom predstavimo oziroma bi želeli izvedeti več infomacij o rešitvi in dobrih praksah, nam to prosim sporočite na elektronski naslov: lidija.breznik@kopa.si.

Avtorica: mag. Lidija Breznik, raziskovalka in svetovalka v KOPA d.d.

02 88 39 700
Podpora uporabnikom
KOPA rešitev Portal za stranke (PZS)
Kontaktna oseba
Domen Ocepek
vodja razvoja in programa
KOPA HRM
T: 02 88 39 766
E: domen.ocepek@kopa.si
Prijava na e-novice
Bodite zmeraj na tekočem - prijavite se na e-novice: