Najdi:
KOPA
Celovite informacijske rešitve na enem mestu
torek, 28.6.2011

LIP elektronsko potrjuje prejete račune

V skupini lipbled, ki jo sestavljajo podjetja LIP Bled, d.o.o., LIP opažne plošče Bohinj, d.o.o. ter lipbled IPPS d.o.o., so z namenom znižanja stroškov, povečanja produktivnosti ter izboljšanja preglednosti nad poslovanjem uvedli sistem za elektronsko potrjevanje prejetih računov na osnovi rešitve KOPA ODIP.


V skupini lipbled, ki velja za enega najbolj uglednih slovenskih proizvajalcev v lesni industriji, so se za elektronsko vodenje prejetih računov odločili predvsem zaradi poenostavitve poslovanja, ki se odvija na več lokacijah na Bledu in v Bohinju. „Zaradi distribucije papirne pošte in obdelave papirnih dokumentov je proces potrjevanja prejetih računov lahko trajal celo dlje, kot je bil rok plačila. Poleg tega nismo imeli nadzora, kje se v procesu potrjevanja se nahaja posamezen račun,“ je pojasnil Stane Mihelčič, član kolegija glavnega direktorja v LIP Bled, d.o.o. za področje informatike. Zamudno potrjevanje je botrovalo tudi neažurnim podatkom za obvladovanje finančnega toka ter zakasnitvam pri izdelavi mesečnih bilanc za poročanje vodstvu.

Izboljšanje procesa potrjevanja prejetih računov


Elektronsko potrjevanje prejetih računov so v skupini lipbled, uvedli postopoma in sicer najprej v invalidskem podjetju, kjer je bila problematika obvladovanja prejetih računov najmanjša, nato pa še v Bohinju, kjer v procesu potrjevanja uporabljajo dobavnice in prevzemnice, vendar imajo manjši asortiman v nabavi (okrog 100 izdelkov) ter manjše število podpisnikov – do 30. S projektom so začeli novembra 2010, 1. januarja 2011 pa so z uporabo rešitve začeli poslovati tudi v LIP Bled, d.o.o.,  kjer je proces najbolj zahteven. V LIP Bled namreč poleg velikega števila sestavnih delov in materialov za lastno proizvodnjo nastopa mnogo podpisnikov, prodajajo pa tudi trgovsko blago in vršijo dejavnost maloprodaje.

V skupini lipbled dnevno zajamejo okrog 70 prejetih računov, skupno število uporabnikov pa je blizu 100. Prejete račune v sistem vnašajo v vsakem podjetju posebej, pri čemer ob vnosu zajamejo le osnovne podatke, kot so valuta, podatki o dobavitelju in vrednost računa. Podrobnejše obdelave se po odobritvi izvedejo v aplikaciji Vhodne fakture, ki je del poslovnega sistema KOPA ERP, kamor se samodejno prepišejo podatki iz ODIP-a.

Skrbnik po vnosu računa izbere verigo podpisnikov, ki opredeljuje kroženje dokumenta po podjetju. Podprto je tudi dvonivojsko zavračanje računov in sicer s strani podpisnika ter dobaviteljevega skrbnika v oddelku nabave. Za vsakega uporabnika se lahko določi tudi nadomestnega podpisnika, pri čemer so ta informacija samodejno upošteva v vseh verigah, kjer je ta podpisnik vključen. Poleg prejetih računov skenirajo tudi dobavnice in prevzemnice. Tako obvladujejo 3 vrste dokumentov – prejete računi, priloge (dobavnice, carinski dokumenti EUL) ter prevzemnice. Slednje se skupaj z računi prenesejo v knjigo dohodnih računov za pomoč pri likvidaciji ter nato še v materialno knjigovodstvo.

Poslovne prednosti so občutne

Elektronsko potrjevanje prejetih računov z rešitvijo KOPA ODIP je skupini lipbled prineslo vrsto prednosti. „Z ODIPom smo bistveno poenostavili obvladovanje prejetih računov. Pohitrilo se je kroženje dokumentov in iskanje informacij, istočasno pa je poskrbljeno tudi za arhiviranje dokumentov in nadzor nad procesom,“ je poudaril Mihelčič.

Poleg stroškovnih prihrankov zaradi odprave kopiranja dokumentov in vodenja lokalnih arhivov pri posameznih uporabnikih se je zmanjšal tudi obseg telefoniranja. Pomembni so tudi časovni prihranki, ki ji zaznavajo v finančnem sektorju, kjer lahko pravočasno poknjižijo in plačajo prejete račune ter pripravijo poročila za vodstvo. „Prihranek je zagotovo vsaj 10-odstoten tako z vidika stroškov kot tudi porabljenega časa, pri čemer pričakujemo, da bodo prihranki s časoma bistveno večji,“ je še povedal Mihelčič.

Izboljšala se je tudi kakovost nadzora, saj lahko poleg običajnih podpisnikov račun pregledajo tudi drugi zaposleni, ki so vključeni v določen primer in imajo na voljo ustrezne informacije, na primer v primeru reklamacij. Vsakemu računu priložijo tudi naročilo v obliki pdf, ki ga izpišejo iz KOPA ERP. Z uvedbo ODIPa so prihranili tudi pri samem skeniranju dokumentacije in arhiviranju elektronskih dokumentov, ki so ga kot storitev najemali pri zunanjem izvajalcu.

Kot napovedujejo v skupini lipbled, bodo v skupini optimizirali tudi obvladovanje izdanih računov. Sistem ODIP bodo zato povezali z aplikacijo Fakturiranje v KOPA ERP, tako da bodo prek tega sistema lahko pošiljali račune kupcem  tudi v elektronski obliki v skladu z veljavno zakonodajo na področju elektronskega poslovanja in elektronskega arhiviranja.
02 88 39 700
Podpora uporabnikom
KOPA rešitev Portal za stranke (PZS)