Najdi:
KOPA
Celovite informacijske rešitve na enem mestu
petek, 29.7.2011

V Športnem centru Areh so izboljšali vodenje poslovanja

Po uspešni uvedbi novih informacijskih tehnologij v Športnem centru Areh d.o.o., ko so z uporabo poslovnih rešitev KOPA izboljšali produktivnost in preglednost poslovanja, so se zanje odločili tudi v Športnem center Pohorje d.o.o.

Športni center Areh d.o.o. in Športni center Pohorje d.o.o. sodita med največje ponudnike turističnih, hotelskih in gostinskih storitev v severovzhodni Sloveniji ter med največje zimsko-športne centre v Sloveniji. V lasti imata skupno štiri hotele in 33 apartmajev na Mariborskem in Areškem Pohorju, Športni Center Pohorje pa, skupaj s Smučarskim klubom Branik Maribor, upravlja tudi celoten sistem žičniških naprav na Mariborskem Pohorju.

Strategija obeh družb temelji na stalni širitvi storitev, ki bi na Pohorje privabile čimveč gostov tako v zimski kot tudi v poletni sezoni, ob tem pa jim želijo zagotoviti čim bolj prijazno ponudbo in prodajo svojih produktov. Za uresničevanje strateških usmeritev so začeli izvajati projekt prenove poslovnega informacijskega sistema, predvsem s ciljem znižanja stroškov, poenostavitve poslovanja, povečanja učinkovitosti ter izboljšanja podpore pri odločanju. Z uporabo poslovnega informacijskega sistema KOPA ERP ter dokumentnega sistema KOPA ODiP so najprej prenovili poslovanje v  družbi Športni center Areh d.o.o., usvojene dobre prakse pa že preizkušajo tudi v  družbi Športni center Pohorje d.o.o., ki poleg ponudbe gostinskih in nastanitvenih storitev ponuja še druge storitve za aktiven oddih, zabavo in šport.

Poenostavitve in avtomatizacija procesov

V Športnem centru Areh so vsak prodajni dogodek najprej zavedli v hotelski in gostinski informacijski sistem HiGRiT, nato pa podatke ponovno ročno evidentirali v vse računovodske in davčne evidence. »Poleg tega, da smo ročno vpisovali vsako nabavo, prenos, porabo in prodajo materiala, smo ročno izdelovali tudi vse obračune ter mesečna poročila o rezultatih poslovanja za posamezna stroškovna mesta,« je povedala Marta Pregrad, vodja računovodstva in financ tako v Športnem centru Areh kot tudi v Športnem centru Pohorje.

Z uvedbo novega poslovnega informacijskega sistema KOPA ERP so želeli zagotoviti enkratno zajemanje podatkov ob sami prodaji, ki se za vse potrebe poslovnih in davčnih evidenc avtomatično prenašajo iz sistema HiGRiT. »Iskali smo tak poslovni sistem, da na samih prodajnih mestih ne bi spreminjali programov, temveč da bi programe še bolj približali uporabnikom,« je pojasnila Marta Pregrad. Prek neposredne integracije sistemov HiGRiT in KOPA ERP so dosegli, da se vsak izdan račun za opravljeno storitev oziroma izdano količino hrane in pijače iz čelnega sistema takoj prenese v aplikacije zalednega sistema, kot so glavna knjiga, obračun DDV, prodajno poslovanje in materialno poslovanje.

Kot je še povedala Marta Pregrad, so v sodelovanju s strokovnjaki podjetja KOPA uspešno združili lastno znanje in razvoj na področju gostinstva in hotelirstva z dobrimi praksami vodenja poslovanja, ki jih ponuja KOPA ERP.  Poslovni uporabniki, na primer direktor, upravniki, vodje poslovnih centrov ter računovodstvo imajo sedaj takoj na voljo sveže informacije o rezultatih poslovanja , v računovodstvu pa se ne ukvarjajo več s ponovnim evidentiranjem poslovnih dogodkov v računovodske, davčne in morebitne druge evidence, temveč izvajajo le še kontroling prodaje.

Izboljšanje procesa nabave

Ob uvedbi KOPA ERP so elektronsko poslovanje razširili tudi na področje potrjevanja prejetih računov, in sicer prek uvedbe dokumentnega sistema KOPA ODiP. Sedaj namreč vso prejeto pošto elektronsko zajamejo in jo shranijo v dokumentni sistem, od koder vsak oddelek prenese svojo pošto v interne mape.

Likvidacijo prejetih računov so z ODiP-om bistveno pohitrili ter v računovodstvu znižali obseg dela za 30 odstotkov. Pred tem so prejete račune iz računovodstva pošiljali na oddaljene lokacije v odobravanje,  pri čemer niso imeli nadzora nad tem, kje se posamezen račun nahaja. Sedaj uporabniki dobijo obvestilo o računih, za katere so odgovorni, prek elektronske pošte in jih morajo v roku 24 ur pregledati ter potrditi v spletnem sistemu, v računovodstvu pa imajo popoln pregled nad tem, kje se določen račun nahaja, katere nabave so potrjene in katere so sporne. Poleg samega procesa potrjevanja so poenostavili tudi vodenje podatkov o celotni nabavi materialov. Posamezna skladišča  oz. skladiščniki ob prevzemu sestavijo prevzemnico, v kateri so vsi podatki o dobavljenih količinah materiala  po vrsti in količini materiala, ki se samodejno zapiše tako v skladiščno poslovanje kot materialno knjigovodstvo družbe.

Z integracijo procesa potrjevanja računov v sistemu ODiP s knjigo prejetih računov v KOPA ERP, se podatki iz skladiščnega poslovanja ob likvidaciji oz. knjiženju prejetega računa v računovodske evidence samodejno prenesejo v sistem za knjiženje. Ob knjiženju računa se podatki samo še dopolnijo z vrednostmi nabavljenih količin ter evidentirajo ustrezni davki, ki so prikazani na računu za dobavo materiala. Sistem zaradi vgrajenega nadzornega mehanizma spodbuja zaposlene k aktivnemu opravljanju dolžnosti, istočasno pa tudi bolje nadzirajo in obvladujejo stroške tako na ravni stroškovnih mest kot tudi celotne družbe.

Hitreje in ceneje do informacij za odločanje

Novi poslovni informacijski sistem Športnemu centru Areh omogoča hitrejšo obdelavo podatkov. Z mesečnega zagotavljanja podatkov o prodaji so tako prešli na dnevno in tedensko, pohitrila pa se je tudi priprava podatkov o uspešnosti poslovanja posameznih profitnih centrov, predvsem zaradi hitrejše, elektronske obdelave prejetih računov. Tako Marta Podgrad: »Uporaba novih informacijskih rešitev KOPA vodi k večjemu nadzoru nad poslovanjem, ki se odraža v večji produktivnosti in boljših rezultatih poslovanja, kar je tudi bil glavni cilj uvedbe nove IT tehnologije.«

V Športnem centru Pohorje skupaj s Kopo razvijajo prilagojen sistem za poslovno odločanje, ki bo v prihodnje vrhnjemu in srednjemu menedžmentu zagotavljal samodejno izdelavo poslovnih poročil o prodaji in iztržku iz poslovanja ter različne primerjalne podatke iz poslovanja v tekočem in preteklih letih. Sistem bo uporabnikom ponujal informacije glede na njihovo vlogo v poslovanju, vešči uporabniki pa bodo lahko samostojno pripravljali različna poročila in poslovne analize na zahtevo, s čimer bodo še pohitrili odzivnost na zahteve gostov in nadalje izboljševali svojo ponudbo.

Več informacij:
Tomislav Ogorevc, vodja prodaje KOPA ERP (tomislav.ogorevc@kopa.si)

02 88 39 700
Podpora uporabnikom
KOPA rešitev Portal za stranke (PZS)