Najdi:
KOPA
Celovite informacijske rešitve na enem mestu
torek, 9.10.2012

Mlinotest - poslovanje na višji ravni

KOPA je v Mlinotestu izvedla enega najbolj kompleksnih projektov prenove informacijske podpore pri poslovanju v Sloveniji.

Prenova poslovnega sistema v koncernu Mlinotest je po obsegu zagotovo med najbolj zahtevnimi informacijskimi projekti slovenskega gospodarstva v zadnjih treh letih. Skupaj s Kopo so informacijsko podporo poslovanju izboljšali do te mere, da jim bo omogočala nadaljnji poslovni razvoj, obvladovanje kakovosti in povečanje dodane vrednosti za konkurenčno delovanje na domačem in regionalnih tržiščih, kjer korporacija neutrudno povečuje svoj tržni delež.

Mlinotest si je na začetku prenove poslovnega sistema zadal smele cilje, ki so zahtevali izgradnjo popolnoma novega poslovnega in proizvodnega informacijskega sistema s številnimi spremljajočimi aplikacijami v logistiki in skladiščnem poslovanju, kadrovskem managementu, malo- in veleprodaji, ambulantni prodaji, elektronskem poslovanju ter podpori pri odločanju na strateški in operativni ravni.

Izziv: Celovit in povezan informacijski sistem

Širina projekta, ki so ga zastavili v ajdovskem Mlinotestu, je narekovala vključitev celotnega nabora rešitev in storitev podjetja KOPA. Visoke zahteve dobro ponazarjajo ključni cilji projekta:
  • Sledljivost od vhodnih materialov (žito, embalaža, začimbe …) do izdelka na prodajni polici (moka, kruh, testenine …);
  • informacijsko podprto načrtovanje in spremljanje proizvodnih procesov;
  • ažurno stanje zalog v vsakem trenutku;
  • ugotavljanje uspešnosti po kupcih in vrstah izdelkov;
  • digitalizacija papirnih dokumentov in elektronski delovni tokovi;
  • centralizacija nabavnih in prodajnih pogodb;
  • informacijsko podprto vodenje lokacij in zalog v skladiščih;
  • integracija laboratorija z informacijskim sistemom;
  • celovita informacijska podpora procesom na različnih organizacijskih ravneh;
  • transparentnost in sledljivost procesov;
  • integracija podatkov v zvezi s procesom, zasnovanim na enotni platformi in enem mestu (podatek se vnese tam, kjer nastane, in je takoj na razpolago vsem uporabnikom IS);
  • poenostavitev, poenotenje in standardizacija dela pri načrtovalskih, izvajalskih in kontrolnih
  • aktivnostih ter samostojnost in prožnost končnih uporabnikov;
  • dinamičen, vsebinsko bogat in zakonodajno usklajen informacijski sistem, ki bo končnim uporabnikom olajšal vsakodnevno delo in jim v največji možni meri omogočil izkoristiti njegove zmožnosti;
  • povezovanje z zunanjimi sistemi (B2B, B2G, maloprodaja RCL, registracija delovnega časa).
  
Izzivi, pred katere je bila kot izvajalec prenove postavljena KOPA, so zahtevali uporabo dolgoletnih izkušenj in dobrih praks pri obvladovanju poslovanja velikih proizvodnih sistemov. Izgradnja sodobne poslovne rešitve je obsegala najsodobnejše tehnologije in procesne pristope, od izgradnje temeljne informacijske infrastrukture do prilagojenih aplikacij za končne uporabnike v različnih segmentih poslovanja. Prek centraliziranega sistema je KOPA vodstvu koncerna zagotovila upravljanje celotne poslovne skupine z enega mesta, uporabnikom po podjetjih v različnih državah pa učinkovito poslovanje v skladu z zakonskimi zahtevami in lokalnimi posebnostmi.

Vodenje finančnega in materialnega toka

Novi poslovno-proizvodni informacijski sistem Mlinotestu omogoča, da z enega mesta povezano upravlja finančne in materialne vire v vseh podjetjih v skupini. Sistem centralno finančno- računovodsko službo opremlja z zaokroženim naborom aplikacij, kar vključuje tudi podporo elektronskim nabavnim dokumentom ter elektronsko izmenjavo z različnimi institucijami javne uprave. Med implementiranimi knjigovodskimi in računovodskimi aplikacijami so glavna knjiga, knjiga davkov, knjiga prejetih računov z razširitvijo na elektronsko likvidacijo, materialno knjigovodstvo z vodenjem gotovih izdelkov in zajemom izdanih računov, vodenje potnih nalogov, upravljanje osnovnih sredstev, drobnega inventarja in embalaže ter blagajna za gotovinsko poslovanje. Poleg vodenja glavne knjige in knjige davkov so podprti tudi ostali standardni finančni procesi, kot so upravljanje terjatev in obveznosti, obračun obresti, poboti ter vodenje kreditov in leasingov.

Enotna podpora različnim tipom proizvodnje

Posebnost projekta je podpora kar trem tipom proizvodnje, in sicer v mlinih, pekarnah in proizvodnji testenin.
V koncernu Mlinotest proizvodnjo izvajajo v treh državah; v Sloveniji, kjer delujejo tri proizvodna podjetja (Mlinotest, d. d., v Ajdovščini, Mlinotest Kruh Koper, d. o. o., in Pecivo Nova Gorica, d. d.), na Hrvaškem, kjer v podjetju Žitoproizvod, d. d., iz Karlovca proizvajajo kruh, pecivo, sveže testenine in mlevske izdelke, ter v Srbiji, kjer v podjetju Mlinotest – S, d. o. o., v Rumi izdelujejo sveže testenine in izdelke iz krompirjevega testa. Na vseh treh proizvodnih območjih v Sloveniji so uvedli prilagojeno rešitev, ki je zagotovila centralizirano in celovito podporo vsem posebnostim proizvodnih procesov na posameznih proizvodnih lokacijah in zajema:
  • upravljanje z recepturami (sestavnicami) in razstavnicami;
  • vodenje kapacitet;
  • nadzor nad postopki oziroma delovnimi fazami;
  • obvladovanje sprememb tehnične in tehnološke dokumentacije;
  • izvajanje predkalkulacij;
  • načrtovanje internega naročanja;
  • upravljanje operativne proizvodnje;
  • vodenje delovnih nalogov;
  • upravljanje podizvajalcev oziroma kooperantov;
  • spremljanje proizvodnje;
  • izvajanje pokalkulacij.
Koristi tega so, da lahko s podatki, ki nastajajo v različnih proizvodnjah, ugotavljajo in izboljšujejo natančnost, spremljajo odstopanja od dejanske in normativne porabe ter opravljajo različne primerjave. Na podlagi teh podatkov lahko izboljšujejo učinkovitost proizvodnje, točnost normativov in optimizirajo postopke. S tem načinom nenehnega izboljševanja kakovosti podatkov se izboljšuje tudi natančnost načrtovanja, kar pomeni večjo pretočnost, optimalno obremenjenost strojev in ljudi ter posledično tudi večjo učinkovitost in nižje stroške.

Upravljanje kakovosti, ki je podlaga za zagotavljanje vrhunskih izdelkov

Poslanstvo Mlinotesta je zagotavljanje kakovostne in zdrave hrane, s katero uresničujejo potrebe, želje in pričakovanja potrošnikov. Prav zato je bila sledljivost in upravljanje kakovosti med celotnim proizvodnim procesom, od naročanja surovin do distribucije končnih izdelkov na prodajne police, pri prenovi informacijskega sistema ena ključnih poslovnih zahtev.
Sledenje izdelkom in upravljanje kakovosti se začne že na samem vhodu v podjetje, kjer prek Kopine rešitve spremljajo kakovost in količino surovin ter embalaže. V informacijskem sistemu je podprto delovanje centralnega laboratorija, kjer za kontrolo kakovosti izvajajo mikrobiološka in kemijska testiranja. Poleg kakovostne kontrole vhodnih surovin se izvajajo tudi medprocesna kontrola, kontrola kakovosti končnih izdelkov ter kontrola čistoče.
Kopin sistem prek kontrolnih številk sledi vsem prejemom in premikom surovin ter mešanju in uporabi surovin v končnih izdelkih, na primer v kruhu ali testeninah. Prek črtne kode na končnem izdelku je tako mogoče pridobiti informacijo o vseh surovinah, ki so bile uporabljene za določen izdelek, vse do pridelovalca žita ali solinarja.
Napake v procesu zagotavljanja kakovosti lahko v najslabšem primeru celo ogrozijo obstoj podjetja. Ravno zato mora biti kontrola kakovosti vgrajena v proces in informacijsko podprta do take mere, da preprečuje nedoslednost; vgrajeni elementi skrbijo, da ne pride do napak. Ob napakah v drugih industrijah lahko izdelek, če ta ni ustrezen, vrnemo, napake v prehrambnih izdelkih pa lahko ogrozijo zdravje, ki je neprecenljivo.
Vodenje prodaje in nabave, ko je dan zamude lahko usoden.
Mlinotest je centraliziral nabavo za celotno skupino z izjemo podjetij v Novi Gorici in Kopru, kjer operativno naročajo samostojno. Projekt prenove je zajel tudi optimizacijo skladiščnega poslovanja in vodenja zalog na osnovi potreb in dejanskega lokacijskega stanja v povezavi z odgovornostjo skrbnikov skladišč. Skladišča in proizvodnjo so za natančno upravljanje z zalogami opremili s tehtnicami, čitalniki in tiskalniki, ki so integrirani s sistemom KOPA ERP. Nabava je tako tesno povezana s procesi tehtanja, prejemom žit in laboratorijskimi testi. Poleg tega ima stalno vpogled v dejanska skladiščna stanja, prek vodenja elektronskih internih naročil ter povpraševanj dobaviteljem, ki jih posredujejo po e-pošti ali faksu, pa so vzpostavili celovito brezpapirno nabavo. Pogodbe z dobavitelji se vnašajo v dokumentni sistem, ključni podatki za delo nabave, ki se uporabljajo pri pripravi naročil dobaviteljem, pa se nahajajo v sistemu ERP. Naročila večinoma posredujejo prek faksa, pripravijo pa jih na osnovi nabavnih cenikov in nabavnega kataloga iz poslovnega sistema.
Novi informacijski sistem pokriva tudi prodajni del poslovanja vseh produktnih skupin. Poleg naročil kupcev omogoča vodenje odpremnic in dobavnic, pokrita pa sta tako prodaja na domačem trgu kot tudi izvoz. Sistem je povezan še z maloprodajnim sistemom RCL, ki ga uporabljajo v Mlinotestovih trgovinah in franšiznih enotah po vsej Sloveniji.
Kupec, ki kruha ne uspe dobiti tisti dan, ko ga potrebuje, ga kupi drugje; to dejstvo zahteva najvišjo možno raven podpore nabavi in prodaji. Nič ne pomagajo opravičila, zakaj proces ni potekal tako, kot bi moral, zaradi česar ni bilo mogoče npr. pobrati naročil, nabaviti materiala ali odpremiti izdelka. Informacijski sistem mora te zahteve izpolnjevati, sicer nastaja škoda. Če se kupci zaradi tega preusmerijo k drugemu ponudniku, potem to ne pomeni samo kratkoročne izgube, ampak lahko kupca izgubimo za vedno.

Skladišče in logistika za zagotavljanje celovite sledljivosti

Logistični procesi so v Mlinotestu izredno kompleksni, o čemer priča že sama sestava skladišč. Ta so razdeljena na več skladiščnih enot: silosi z žitom, silosi z moko, skladišče izdelkov iz moke, skladišče testenin, hladilnice, ekspedit, priročna skladišča v proizvodnji ter mobilna skladišča za ambulantno prodajo.
V Mlinotestu so s Kopino rešitvijo uresničili številne cilje za izboljšanje logistike, med katerimi je bilo tudi poenotenje logističnih procesov v vseh družbah. Dosegli so avtomatizacijo zajema in izdaje v lokacijskih skladiščih, pospešili manipulacijo pri prevzemu in izdaji, vzpostavili sledenje logističnih enot, materialov, polproizvodov in proizvodov ter si zagotovili on-line vodenje zalog s pomočjo mobilnih terminalov in označevanja s črtno kodo (mikrolokacij, transportnih enot, produktov …).
Z logističnim sistemom v Mlinotestu vodijo tudi prevoze, tako transportne poti oziroma relacije kot tudi komisioniranje glede na prevozno sredstvo oziroma relacijo, vodenje stroškov prevoza ter potrjevanje dostave, vključno z vodenjem reklamacij zaradi odstopanj pri dobavljenih količinah.
Elektronsko poslovanje, brez katerega ni več mogoče poslovati z velikimi

Z novim poslovno-proizvodnim sistemom so v Mlinotestu poleg izboljšanja poslovnih procesov želeli poenostaviti delovne postopke v različnih segmentih poslovanja. V ta namen so uvedli rešitev za elektronsko poslovanje na platformi Microsoft SharePoint, ki jim je omogočila prehod na elektronske delovne postopke in opustitev papirnih dokumentov pri poslovanju. Zaposleni zato lahko pri svojem sprotnem delu povsod uporabljajo samo elektronsko dokumentacijo, na primer pri:
  • upravljanju pogodb;
  • vodenju prejetih računov;
  • obvladovanju organizacijske dokumentacije;
  • vodenju projektne dokumentacije;
  • potrjevanju potnih nalogov;
  • rezervaciji virov (sejne sobe, službenih vozil ...).
Sistem elektronskega poslovanja je tesno povezan s transakcijskim sistemom KOPA ERP, kar zagotavlja transparentnost poslovanja oziroma sledljivost vsem poslovnim dogodkom, poenostavitev vodenja ter večjo produktivnost režijskih služb in skupinskega dela.
Sodoben kadrovski management, ki zagotavlja kompetentne zaposlene

V Mlinotestu se zavedajo, da je delo z zaposlenimi pomembno za ustvarjanje poslovne uspešnosti, čemur so se zavezali že v svoji poslovni viziji in strategiji družbene odgovornosti. Za upravljanje s kadrovskimi viri so zato uvedli številne Kopine napredne rešitve, ki zaokrožajo kadrovski management, od obračuna plač do naprednega kadrovskega informacijskega sistema KOPA HRM.
Z informacijskim sistemom KOPA HRM so v Mlinotestu pridobili zaokrožen nabor zmožnosti za kakovostno vodenje kadrovskih virov:
  • podpora procesu zaposlovanja novih delavcev;
  • vključevanje zunanjih sodelavcev;
  • evidenca družinskih članov;
  • obvladovanje znanj zaposlenih;
  • obvladovanje delovnih mest, razporeditev in pogodb o delu;
  • vodenje dopustov in drugih odsotnosti z delovnega mesta;
  • sistematizacija delovnih mest;
  • vodenje invalidnih zaposlenih;
  • spremljanje jubilantov;
  • management izobraževanj;
  • opravljanje letnih razgovorov.
Osrednji sistem za upravljanje kadrovskih virov omogoča prilagodljiv obračun plač za vsa podjetja v skupini, od zajema podatkov o opravljenih urah do izračuna plač in drugih prejemkov iz delovnih razmerij. Poleg samega obračuna je v sistemu poskrbljeno tudi za masovni izpis plačne dokumentacije za zaposlene in poročanje nadzornim ustanovam ter za pripravo izplačil zaposlenim in državnim institucijam. Sistem za obračun plač Mlinotestu poenostavlja mesečne obdelave in analize za vodstvo, letne obdelave za obračun dohodnine ter arhiviranje plačne dokumentacije.

02 88 39 700
Podpora uporabnikom
KOPA rešitev Portal za stranke (PZS)