Najdi:
KOPA
Celovite informacijske rešitve na enem mestu
nedelja, 24.2.2013

Upravljanje s pogodbami v oblaku

KOPA ponudila novo oblačno rešitev za upravljanje s pogodbami, ki deluje na tehnologijah Microsoft SharePoint.

Kakovostno upravljanje s pogodbami je lahko ključno za poslovno uspešnost. Vendar pa je ta dejavnost v podjetjih velikokrat zanemarjena, saj se za upravljanje s pogodbami v papirni obliki porabi veliko delovnega časa. Zaradi neurejenih procesov, od nastanka do potrjevanja in spremljanja pogodb, se porablja tudi dragoceni čas ključnih ljudi, katerih naloga je ustvarjanje prihodka. Poleg tega se pri operativni pripravi pogodb porabi preveč časa za iskanje podatkov in čakanje na aktivnosti sodelavcev, namesto da bi se posvetili kakovostni vsebini.

Z novo oblačno rešitvijo je KOPA poslovnim uporabnikom omogočila, da brez naložb v tehnološko infrastrukturo vzpostavi informacijsko vodeno obvladovanje pogodb in druge dokumentacije. Kopin sistem za upravljanje s pogodbami namreč omogoča implementacijo v Microsoftovem oblaku Azure, v zasebnih računalniških oblakih ali lokalno, kar pomeni, da zagotavlja hitro uvedbo v podjetja različnih velikosti ter enostavno dodajanje novih uporabnikov, na primer v poslovnih skupinah ali mednarodnih podjetjih.

Nova rešitev predstavlja enoten sistem, v katerem se izvaja kreiranje, potrjevanje in shranjevanje pogodb in druge pomembne poslovne dokumentacije. Podjetjem prinaša vrsto prihrankov, tako procesnih kot tudi stroškovnih, saj pogodb za potrebe podpisovanja in zbiranja soglasij ni treba razmnoževati, kar pospešuje postopek in zmanjša količino papirja, obenem pa poveča participacijo deležnikov v procesu nastajanja pogodbe. Postopek priprave pogodbe je nastavljiv, glede na poslovna pravila. Sistem upravljavce pogodb samodejno opozarja na mejnike, denimo roke za izpolnitev ali bližajoči se datum poteka.

Sistem zagotavlja številne napredne zmožnosti, kot so:
  • sledljivost pogodb v procesu nastajanja;
  • varen in nadzorovan globalen pristop;
  • beleženje zgodovine poteka dela;
  • upravljanje z različicami;
  • sledenje spremembam na dokumentu tekom priprave in odobravanja;
  • vključevanje različnih uporabnikov, ki morajo sodelovati v postopku nastajanja določene pogodbe;
  • elektronsko odobravanje;
  • spremljanje pogodb s samodejnim obveščanjem ob zapadlosti rokov;
  • nastavljivi delovni tokovi glede na različne tipe procesov nastajanja pogodb in drugih dokumentov;
  • povezovanje z osnovnim informacijskim sistemom stranke;
  • večjezičnost;
  • delovanje v oblaku ali lokalno.
Kot pravijo v Kopi je pomembna prednost novega sistema za upravljanje s pogodbami ta, da deluje na preizkušeni rešitvi, ki je že v uporabi v velikih podjetjih. Poleg tega je sistem možno enostavno razširiti za upravljanje z drugo dokumentacijo, na primer za cenike, poslovnike kakovosti (ISO) ter dokumentacijo za širši krog uporabnikov. Sistem zagotavlja tudi storitve arhiviranja, pri čemer je možno standardne zmožnosti hitro dopolniti z dodatnimi zahtevami posamezne stranke. Pomembna prednost je navsezadnje hitra uvedba, saj Kopini strokovnjaki omogočajo, da podjetje prične z uporabo sistema že v 30 dneh.

Več informacij: Tomislav Ogorevc (tomislav.ogorevc@kopa.si)

02 88 39 700
Podpora uporabnikom
KOPA rešitev Portal za stranke (PZS)