Najdi:
KOPA
Celovite informacijske rešitve na enem mestu
ponedeljek, 17.6.2013

Obvladajte e-pošto, preden ona obvlada vas

Imeti e-pošto poda nadzorom in ne obratno pomeni, da poleg orodij za delo s poštnimi sporočili in predali uporabljate zdravo pamet.


Elektronska pošta je del vsakdana. Vedno je čaka, ne glede na to, kje ste in kaj počnete. Neprebrana sporočila vas vznemirjajo, neposlana pa obremenjujejo. Preden se spet spustite v vaš elektronski poštni predal pa si le vzemite si nekaj časa za premislek o tem, kako porabljate svoj čas, ko gre za e-pošto.

Pa si poglejmo kaj vse je dobro vedeti, ko imamo opraviti z e-pošto.

Strategija e-pošte: določite si obdobja za obdelavo e-pošte, na primer eno uro zjutraj in 15 minut kasneje, pri čemer se odvadite neprestanemu preverjanju nove pošte. Določite si tudi prioritete, na katero pošto odgovarjati in kdaj ter na katero sploh ne.

Naučite se, da greste lahko stran: zveni preprosto, zdržati morate določeno obdobje vašega delovnega dne brez spremljanja e-pošte. Tako se lahko bolje osredotočite na pomembna opravila. Najbolje, da e-poštni odjemalce kar zaprete za nekaj časa ali izklopite pojavna okna za nova sporočila.

Samodejni odgovor je lahko več kot samo informacija o prisotnosti v pisarni: samodejne odgovore lahko uporabite tudi za to, da pošiljateljem e-pošte sporočite, da ste zasedeni. Tako od vas ne pričakujejo hitrega odgovora oziroma naj vas pokličejo, če je res nujno.

Izogibajte se zadregam z »Odgovori vsem«: včasih se zgodi, da namesto enemu odgovorite vsem v e-poštni komunikaciji. Nastavite si opozorilo, da vas poštni odjemalec posebej vpraša za potrditev uporabe načina »Odgovori vsem«. S tem boste navsezadnje prispevali tudi k zmanjšanju števila nepotrebnih sporočil.

Tudi brisanje pomaga: iz nabiralnik brišite vse, česar nujno ne potrebujete. Tako bo vaš nabiralnik deloval hitro in lažje boste v njem kaj našli. Posvetite se tudi košu. Nastavite ročno odstranjevanje sporočil iz koša namesto samodejnega, saj so nekatera sporočila lahko aktualna še nekaj časa. Uporabljajte samodejno razvrščanje v izbrane mape.

Avtomatizirajte ponavljajoča opravila: za sporočila, ki prihajajo redno ali vedno z enakih ali podobnih naslovov poskrbite, da se samodejno razvrščajo v izbrane mape ali da jih posredujete ostali kolegom iz vaše ekipe.

Spoštujte druge: kakor želite upravljati svoj nabiralnik, tako obravnavajte tudi druge nabiralnike. Razmislite, ali res morate poslati določeno sporočilo, morda bi bilo bolje, da skličete sestanek ali osebo pokličete po telefonu. Svojo pošto lahko tudi opremite z informacijami v zadevi, na primer : »v vednost« ali »zahteva se aktivnost«.
 
Postavite e-pošti pravila: naj e-pošta ne usmerja vašega delovnika. Zavedajte se, da v svojem delovnem času ne morete biti vedno in vsakomur na voljo. Ko to spoznanje prenesete na uporabo e-pošte vam bo to komunikacijsko orodje v veselje in ne več v breme.

02 88 39 700
Podpora uporabnikom
KOPA rešitev Portal za stranke (PZS)