Najdi:
KOPA
Celovite informacijske rešitve na enem mestu
petek, 30.8.2013

Elektronsko potrjevanje pogodb ustvarja pozitivne poslovne učinke

S Kopino rešitvijo za elektronsko vodenje pogodb UREJENO.DOK so v družbi BSH Hišni aparati d. o .o. Nazarje so ustvarili pomembne časovne in stroškovne prihranke.

 

V podjetju BSH Hišni aparati d. o. o. Nazarje so se zaradi velikega števila pogodb ter zamudnega in nepreglednega postopka potrjevanja pogodb, ki je potekal s pomočjo navadne in elektronske pošte, srečevali s pomanjkanjem nadzora nad tem, kje in v kakšni fazi potrjevanja se nahajajo pogodbe. Po drugi strani pa tudi pripravljavci pogodb niso imeli pregleda nad tem, kaj se je dogajalo z osnutki pogodb med procesom odobravanja, kar je botrovalo vsebinskim napakam. „V pravni službi nismo imeli natančnega nadzora nad vsebinskimi spremembami in nad samim podpisovanjem pogodb, kar nam je v skrajnih primerih onemogočalo uspešno delo v primeru reševanja poslovnih problemov s kupci in drugimi poslovnimi partnerji,“ je razložila Sanda Skubic Drnovšek, pravna svetovalka v BSH Hišni aparati d. o. o. Nazarje. Da je upravljanje s pogodbami eden kritičnih procesov v podjetju priča tudi dejstvo, da pripravljajo pogodbe za vseh 9 lokalnih trgov. Pri vseh pogodbah za lokalna tržišča v regiji nastopata podpisnik iz Slovenije in iz lokalnega podjetja.

 Sanda Skubic Drnovšek: »Dejansko smo pošiljali ali sami prevažali cele kupe pogodb, kar je bilo drago in dolgotrajno.« 

 




Elektronsko upravljanje in podpisovanje

Da bi zmanjšali poslovna tveganja pri upravljanju s pogodbami, so uvedli Kopino rešitev za elektronsko upravljanje s pogodbami UREJENO.DOK. S to rešitvijo sedaj vodijo potrjevanje in shranjujejo vse pogodbe (prodajne, nabavne, servisne ...) razen kadrovskih. „Zaposlenim v pravni in finančni službi smo želeli v prvi vrsti olajšati delo, tako da vedo, kje se pogodbe nahajajo in v kateri fazi postopka potrjevanja so,“ je poudarila Sanda Skubic Drnovšek.

Celoten postopek potrjevanja pogodb se izvaja elektronsko, zagotovljena je tudi revizijska sledljivost potrjevanja. Pogodbe imajo glede na tip različen delotok in arhiv, pri čemer elektronske pogodbe lahko pregledujejo in delno tudi podpisujejo od kjer koli in kadar koli. Obveščanje uporabnikov o aktivnostih na pogodbi poteka prek e-pošte, pri čemer so same pogodbe varno shranjene v osrednjem arhivu, kar dodatno zmanjšuje tveganja uporabe občutljivih poslovnih informacij. Z ureditvijo elektronskega procesa potrjevanja in podpisovanja pogodb so na primer v prodajnem procesu bistveno izboljšali sodelovanje ključnih akterjev - iz prodajnega kontrolinga, produktnega marketinga, pravne službe, finančno računovodske službe in iz oddelka prodaje.

02 88 39 700
Podpora uporabnikom
KOPA rešitev Portal za stranke (PZS)