Najdi:
KOPA
Celovite informacijske rešitve na enem mestu
torek, 20.1.2015

Zakaj bi moral biti obračun plač stresen? Ni treba, da je!

V mnogih podjetjih je  obračun plač še vedno ena najbolj stresnih nalog. Ne samo, da je povezan z  zbiranjem in obračunom velikih količin podatkov, podvržen je tudi številnim spremembam v zakonodaji ter zaostrenim razmeram v poslovnem okolju. Pa se lahko temu stresu izognete?



Ne glede na zahtevnost obračuna plač izplačilo ne sme zamujati. Učinkovit plačni sistem bi moral biti med ključnimi poslovnimi zahtevami. Ne samo, da vpliva na poslovanje z vidika stroškov, deluje tudi motivacijsko in socialno.Prek njega podjetje uresničuje strateške načrte ter odraža svojo urejenost, vrednote, kulturo in poslovno zrelost. »Plačni sistem pokaže vse na prvi pogled skrite lastnosti podjetja, od pristojnosti, odgovornosti in kompetenc zaposlenih, do organiziranosti, načina vodenja in nagrajevanja,« pravi doc. dr. Lidija Breznik, vodja razvoja poslovanja. Podjetja sicer obračun plač izvajajo na različne načine, od obračuna znotraj lastne finančno-računovodske službe do uporabe zunanjih storitev.

Več kot obračun plač

Zahtevnost obračuna plač se med podjetji in organizacijami močno razlikuje. Plačni sistemi sicer spadajo med standardne poslovne rešitve, vendar so po vsebini zelo različni. Medtem, ko so enostavnejše rešitve lahko dobra izbira za računovodske servise, ki obračunavajo plače manjšim podjetjem, imajo velika podjetja in javne ustanove bistveno večje zahteve. Že znotraj ene organizacije lahko pride do uporabe različnih algoritmov, kar za kadrovsko funkcijo pomeni dodatno zviševanje zahtev. »Plačni sistem mora organizaciji dejansko omogočiti izvedbo obračuna plač za vse sodelavce, ne glede po kakšnem pogodbenem razmerju delajo,« je poudarila doc. dr. Lidija Breznik. Le na takšen način je možno zagotoviti učinkovito poročanje za FURS in AJPES ter omogočiti kakovostne in razpoložljive podatke za poslovne analize. Plačna dokumentacija ob tem doživlja najbolj radikalne spremembe, predvsem s prehodom na brezpapirno poslovanje, ker se opušča tiskanje plačilnih list in uvaja distribucijo elektronskih dokumentov. Gre za izjemno procesno poenostavitev, vendar mora organizacija oziroma plačni sistem izpolnjevati zahteve glede varovanja elektronskih plačilnih list in pogodb o zaposlitvi ter zaščite osebnih podatkov.

Dobra podpora še bolj pomembna od informacijske rešitve

Še pred izbiro programa je pomembno, da ponudnik obvladuje plačno problematiko s poslovnega, kadrovskega in zakonskega vidika. »Poleg informacijske rešitve, ki mora uporabniku poenostavljati izvedbo kompleksnih nalog, povezanih z zbiranjem podatkov, simulacijami, obračunom in kontrolami, je bistvenega pomembna podpora,« poudarja Vilijana Hafner, izkušena HR svetovalka.  Zaradi številnih sprememb v predpisih ter v sami organizaciji kadroviki rabijo ponudnika, ki je sposoben zagotoviti odzivno pomoč, tako pri uporabi programa kot tudi pri tolmačenju predpisov.

Uvedba novega sistema za obračun plač sploh ni problem

Organizacije je pri razmišljanju o zamenjavi plačnega sistema največkrat strah zahtevnosti in dolgega časa uvedbe. »Sistem KOPA HRM je standardna rešitev, ki se jo hitro namesti in nastavi glede na posebnosti poslovanja. Poleg tega poskrbimo tudi za podporo povezovanju z drugimi sistemi, na primer za evidenco delovnega časa ter s finančno-računovodskim sistemom ali drugim poslovnim sistemom,« je dejala Vilijana Hafner. Čeprav v splošnem velja, da se z uporabo novih poslovnih programov začne v začetku leta, je z uvedbo novega sistema za obračun plač smiselno začeti takoj, ko dosedanji sistem ne zadošča poslovnim zahtevam oziroma ustvarja nepotrebne časovne in finančne izgube. Uvedba novega sistema traja do tri mesece, z uporabo dobrih praks in kakovostnega projektnega vodenja pa se lahko uvedba skrajša na en mesec.

Ali KOPA HRM res zmanjša stres?

Uporabniki od novih informacijskih rešitev pričakujejo poenostavitve in večjo kakovost dela. »V KOPA HRM se vsi delovni postopki, pravila in obračuni preprosto izvajajo prek nastavitev. To pomeni, da se lahko vse spremembe hitro izvedejo. Uporabniki tega sistema zelo cenijo tudi visoko stopnjo avtomatizacije, ki jim prihrani dneve napornega dela z obračunskimi podatki in obračuni,« je še povedala doc. dr. Lidija Breznik. Kopin sistem tako prinaša novo raven kakovosti dela v kadrovsko in računovodsko službo, ki prek sodobnih informacijskih orodij izboljšata komunikacijo, poenostavita in pohitrita obračun ter se bolj posvečata ljudem in nalogam z dodano vrednostjo.

Več informacij: kopahrm@kopa.si

02 88 39 700
Podpora uporabnikom
KOPA rešitev Portal za stranke (PZS)