Najdi:
KOPA
Celovite informacijske rešitve na enem mestu
četrtek, 19.3.2015

Elektronsko potrjevanje računov v bančni ustanovi

V Gorenjski banki so z dokumentnim sistemom KOPA ODiP izvedli poenostavitev in osrednje upravljanje postopkov pri potrjevanju prejetih računov.



Elektronsko potrjevanje nabavne in finančno računovodske dokumentacije ima  pomemben učinek na poslovanje. V Gorenjski banki so z uvedbo elektronske likvidacije prejetih računov povečali učinkovitost in preglednost postopka in razmerij z dobavitelji ter s tem izboljšali tako kontrolno okolje, kot tudi obvladovanje likvidnosti. »Pred uvedbo elektronske likvidacije so računi prihajali  v  različne organizacijske enote, ki so naročilo izdale. Potrjevanje računa se je izvedlo na papirnem računu, ki je bil nato poslan v centralno organizacijsko enoto  v knjiženje, kjer je bilo odobreno plačilo. »Postopek potrjevanja je bil zaradi fizičnega prenosa med organizacijskimi enotami slabo sledljiv, saj ni bilo možno ugotoviti,  kje se računi nahajajo, niti kdaj bodo potrjeni, poleg tega je bil čas izvajanje potrjevanja računov  predolg,« je povedala Sonja Zupančič, vodja oddelka tehnologije v Gorenjski banki.

Reorganizacija poslovnega procesa

Z uporabo dokumentnega sistema KOPA ODiP so centralizirali prejem računov ter vzpostavili prek 150 delovnih tokov, prek katerih pregledujejo in potrjujejo prejete račune v organizacijskih enotah. Vsi računi, papirni in e-računi, se zajamejo v vložišču na sedežu banke. Ko jih oddelek materialnega poslovanja opremi z vsemi potrebnimi meta podatki, jih preko delovnih tokov posreduje v druge organizacijske enote  v potrjevanje. Potrjevalci imajo na voljo celotno dokumentacijo, saj na prejete račune pripenjajo ostalo povezano dokumentacijo, kot so naročilo dobavitelju, pogodba,  prevzemnica in dobavnica. »Elektronski proces poteka veliko hitreje, pri čemer je delo bistveno bolj učinkovito. Z uvedbo KOPA ODiP smo v likvidaturi prihranili enega zaposlenca in pol,« je izpostavila Zupančičeva.

Po zaključenem potrjevanju se podatki prenesejo v poslovni informacijski sistem KOPA ERP, kjer se na osnovi predlogov  razdelitve stroškov po stroškovnih mestih iz ODiPa izdelajo temeljnice za glavno knjigo, vpisi v davčno knjigo ter  nalogi za plačilo.  Uporabniki lahko do e-dokumentov, ki se v obliki PDF in e-Slog  XML hranijo v ODiPu, dostopajo neposredno.

Preglednost poslovanja

V Gorenjski banki so z uvedbo sistema ODiP pridobili bistveno več kot le elektronsko potrjevanje prejetih računov. V sistem je vgrajeno poročilo, ki omogoča pregledovanje računov po obdobjih in dobaviteljih. »Sedaj lažje analiziramo prejete račune. V sistemu enostavno izbereš podjetje in obdobje in vidiš, kakšna so bila odstopanja pri računih. Podatke lahko izvoziš v Excel in jih dodatno analiziraš,«je razložila Zupančičeva.

Finančno-računovodska služba zaradi višje hitrosti procesa potrjevanja pravočasno pridobiva obdelane račune v poslovni informacijski sistem. »Računi prej niso bili vedno pravi trenutek v sistemu. Za vsak poslovni subjekt, posebno pa še za banko, ki dnevno zelo podrobno načrtuje in spremlja likvidnost,  je to zelo pomembno. Sedaj imamo v poslovnem informacijskem sistemu račune pravočasno zajete, zato je tudi načrtovanje odlivov natančnejše,« je še povedala Zupančičeva. Izboljšali so tudi izvajanje notranjih in zunanjih poslovnih pregledov, saj je v ODiPu celoten proces, od prejema do knjižbe računa pregleden in sledljiv. Z ustreznimi sistemom pooblastil pa je omejen tudi dostop do podatkov in aktivnosti, ki jih lahko posamezen uporabnik izvaja/pregleduje.
02 88 39 700
Podpora uporabnikom
KOPA rešitev Portal za stranke (PZS)