Najdi:
KOPA
Celovite informacijske rešitve na enem mestu
torek, 10.11.2015

7 nasvetov za učinkovito obvladovanje skupnih dokumentov

Ključ do uspeha je v hitrosti in kakovosti odzivanja na poslovne zahteve. Sistem za skupinsko pripravo in vodenje dokumentov nam omogoča, da lažje izpolnjujemo pričakovanja partnerjev in imamo v vsakem trenutku pregled, kaj imamo s kom dogovorjeno (npr. odzivni časi, posebnosti, poslovni pogoji – popusti, dobava, rok plačila, veljavnost … ).

Največja bremena sodobnega pisarniškega poslovanja izvirajo iz opravil, povezanih z iskanjem pravih različic na diskih, v elektronski pošti ali arhivih, usklajevanjem podatkov med udeleženci in med njihovimi različicami in dolgotrajnim čakanjem na sodelavce, ki z dokumentom izvajajo določeno aktivnost (odobrijo, potrdijo, popravijo, zavrnejo, posredujejo…).


Zaradi neurejenih procesov, od nastanka do potrjevanja in spremljanja ključnih dokumentov se porabi veliko časa , katerega lahko namenite vsebini, kvaliteti in samemu poslu, ki dejansko prinaša prihodke. Če imate opravka z velikim številom dokumentov (pogodbe, ponudbe, tehnične dokumentacije, ISO dokumentacije, ...), je ključno, da upoštevate 7 nasvetov za učinkovito obvladovanje le-teh.

Z ureditvijo sistema za obvladovanje ključnih skupnih dokumentov vemo:

Kje vzeti predlogo za nov dokument?
Kakšen je proces?
Kdo je vpleten?
Kdo je naslednji?
Kje bo dokument pristal na koncu?
Katera je zadnja verzija in kje jo najdemo?

Kako lahko torej poslovanje podjetja uredite tako, da bo podpiralo hitro in vsestransko odzivanje na zahtevke in poizvedbe po informacijah ter da bo zagotavljalo učinkovitost kljub vse številnejšim orodjem, različicam dokumentov, projektom, delovnim skupinam in izjemni količini komunikacije po elektronski pošti in drugih sredstvih?

Če imate opravka z velikim številom dokumentov (pogodbe, ponudbe, tehnične dokumentacije, ISO dokumentacije, ...), je ključno, da upoštevate 7 nasvetov za učinkovito obvladovanje le-teh.



7 NASVETOV ZA UČINKOVITO OBVLADOVANJE KLJUČNIH SKUPNIH DOKUMENTOV


1. Usklajevanje ključnih dokumentov s sledenjem sprememb
Pri usklajevanju podrobnosti je nujno ohranjati revizijsko sled sprememb, da je razvidno, kdo je kaj spremenil, izbrisal ali dopolnil. Z možnostjo vpisovanja komentarjev v dokumente se lahko v dokumentu ohranjajo različni pomisleki ali ideje.

2. Sočasno urejanje dokumenta več sodelavcev hkrati – skupinsko delo na dokumentih
V časovni stiski – torej skoraj vedno v sodobnem poslovanju – je zelo uporabna možnost hkratnega urejanja dokumenta. To pomeni, da lahko dokument istočasno odpre več uporabnikov, ki urejajo vsak svoj del besedila, popravki pa so sproti vidni na vseh različicah.

3. Samodejni opomniki udeleženim v procesu
Sistem v vseh fazah nastajanja dokumenta opozarja in skrbi za avtomatsko opominjanje udeležencev o njihovih nalogah (potrjevanje, dopolnjevanje,…) in na pomembne podatke iz samih dokumentov (roki in veljavnost dokumentov). Vsak ve, kaj in do kdaj mora narediti. Z enim klikom iz opomnika, ki ga dobi na elektronsko pošto, pride direktno na dokument, ki ga mora obdelati.

4. Varen dostop do dokumentov s katerokoli napravo od koderkoli
Do dokumentov varno dostopamo z vsemi sodobnimi napravami – osebnimi in tabličnimi računalniki, ali pametnimi telefoni. Sistem vsakič preveri avtorizacijo posameznika, ki želi dostopati do dokumenta, in dostop zabeleži v dnevnik dostopov (revizijska sled). Tako si lahko pri poslovanju zagotovite bolj proste roke, hkrati pa imate vse dokumente vedno dostopne – tudi, ko niste v pisarni in imate boljše izhodišče pri pogajanjih pri strankah.

5. Nastavljivi tokovi dokumentov
Z nastavljivostjo tokov dokumentov (workflow) zagotovimo, da delo poteka po naprej predvidenih poslovnih pravilih in skladno s procesom. Uporabljamo lahko več različnih tokov dokumentov glede na samo problematiko (poenostavljeni workflovi, kompleksni workflowi,…). Sistem pa zagotavlja, da je točno pregledno, po katerem toku dokumentov je dokument nastal.

6. Iskanje, razvrščanje in združevanje po poljubnih lastnostih
Ko je sistem za učinkovito obvladovanje ključnih skupnih dokumentov vzpostavljen, je izjemno enostavno iskati v njem po ključnih besedah, datumih sklepanja, datumih izteka, po skrbnikih, imenu stranke ali dobavitelja, ter po drugih parametrih, ki jih sistem omogoča.

7. Povezavadokumentov z drugimi sistemi
V kateremkoli drugem sistemu lahko s pomočjo poti pridemo do konkretnega dokumenta in ga prikažemo. Vsa avtorizacija in dostop do tega je urejen na enak način kot če to delamo preko opomnika, ki ga dobimo po elektronski pošti.


Več informacij katera rešitev je primerna za vaše podjetje (odvisno od števila uporabnikov, števila dokumentov, dela na različnih lokacijah in dostopa,…) povprašajte  na marketing@kopa.si


02 88 39 700
Podpora uporabnikom
KOPA rešitev Portal za stranke (PZS)