Najdi:
KOPA
Celovite informacijske rešitve na enem mestu
sreda, 4.5.2016

Odgovornost še nikoli ni bila tako enostavna

UREJENO.DOK - rešitve za urejeno, brezpapirno poslovanje

Odgovornost ni samo odzivanje in izvajanje opravil, temveč odgovarjanje za njihovo dosledno izvedbo, izpeljane postopke, pričakovane rezultate ter za odstopanja in napake. Je stres, ki ga s sistemom lahko izničite, saj odgovornost postane del procesa in se s tem preseli iz vaših bremen v urejen poslovni proces.


Čigava je odgovornost? (kolektivna odgovornost)

Ko govorimo o odgovornosti, imamo v mislih takšna ali drugačna opravila, ki jih mora izvesti posameznik ali skupina v nekem predvidenem sosledju ter v pričakovanih časovnih okvirih, z namenom dosega pričakovanih rezultatov. Opravila so lahko zaporedna ali vzporedna, enostavna ali kompleksna, diskretna ali medsebojno prepletena, običajno pa zahtevajo kolaboracijo več zaposlenih med seboj. Pogosto se dogaja, da opravilo nima imena in priimka zadolženega, ima samo vsebino, rok in skupino ljudi ter vero v zaupanje, da se bo vse izvršilo gladko, brez zapletov. To lahko deluje popolnoma dobro, če delujemo v kolektivu, kjer se vsak posameznik zaveda svoje odgovornosti in jo tudi dosledno izvaja, kar pa je večinoma nemogoče. Po drugi strani pa takšen sistem predstavlja poligon za prelaganje odgovornosti in rast ne transparentnosti, saj izvzetost imena in priimka ne pomeni direktne odgovornosti.

Odgovornost vam pomaga urediti sistem (osebna odgovornost)

Z informacijsko podporo odgovornost postane del procesa, opravila dobijo imena in priimke, vsak posameznik v verigi se začne zavedati člena, ki ga predstavlja, potek dela pa je jasen tako za naprej kot nazaj. Skrbnik procesa pridobi vpogled v kazalnike učinkovitosti in ozka grla ter s tem pravo orodje za posredovanje v primeru negativnih odstopanj.

 Odgovornost postane resnično enostavna. Skrbniki procesov si lahko oddahnejo, saj dokler semaforček aplikacije, ki bdi nad poslovnimi procesi, gori zeleno, vse poteka skladno s pričakovanji, če pa je semaforček oranžen ali rdeč, se v trenutku pokaže, kdo je kriv za odstopanje.

Mogoče se sliši ostro, pa vendar, s tem ko je neko opravilo jasno definirano in umeščeno v verigo vseh drugih opravil procesa, se tudi posamezni člen v verigi (zaposleni) hitro zavedo vpliva svojega dela na delo drugih (zavedanje odgovornosti) in v interesu mu je, da opravilo izpelje. Člen za členom veriga postane močna, tisti, ki jo vleče, pa preprosto ve, da vleče proces naprej z močno verigo.



Skupinsko delo in sodelovanje
Brez pravega orodja se konča tako, da zadnji v vrsti kombinira nastale verzije in z napori izdela združeno verzijo, ki naj bi vsebovala vse tisto, kar so sodelavci dopolnili. Brez sledenja sprememb, verzij in sistema, ki skrbi za sistematično delo, nastajajo napake in pomanjkljivosti, ki vzamejo ogromno časa za iskanje, usklajevanje in odpravo le teh.

Potek dela s pomočjo »E-tajnice«
»E-tajnica«, raznaša dokumente po podjetju in skrbi da vsak opravi svoj del v predvidenem roku, da se opravila ne pozabijo ter da je vsakemu jasno kakšne so njegove zadolžitve. Imamo pregled v kateri fazi in pri komu se nahaja določen dokument ali opravilo.

Obvladovanje dokumentacije
Ko dokument vsebinsko zaključimo, prepustimo sistemu, da za nas uredi arhiviranje, beleženje zgodovine, verzioniranje, aktivne linke do vedno zadnje veljavne verzije, ipd…

Varnost in dostopnost
Nepomembna, dokler je vse v redu, ključnega pomena, ko gre kaj narobe. Dostopnost je omogočena tistim, ki jo potrebujejo, do gradiva ki ga potrebujejo, na način, kot je za posameznika dovoljeno ali potrebno.

Rezultat je povečana učinkovitost
Učinkovitost je seštevek prihrankov časa zaradi boljše organiziranosti. Urejen sistem nam izniči napake in pomaga, da lahko hitreje sprejemamo odločitve.




Več informacij o rešitvi uros.pudgar@kopa.si


02 88 39 700
Podpora uporabnikom
KOPA rešitev Portal za stranke (PZS)