Najdi:
KOPA
Celovite informacijske rešitve na enem mestu
ponedeljek, 9.5.2016

10 načinov, da ohranite vaše elektronske datoteke organizirane

Sledenje vaših elektronskih dokumentov zna biti precej naporno v današnjem »ožičenem« svetu. Poleg lokalnega shranjevanja dokumentov na vaše namizje, prenosnik ali mobilno napravo, se vse več podjetij za shranjevanje podatkov in uporabo poslovnih aplikacij poslužuje »oblaka«.

Poleg tega številna podjetja potrebujejo delitev dokumentov med zaposlenimi – znotraj podjetja je to navadno rešeno z uporabo datotečnega strežnika. Če pa je potreben deljen mobilni dostop, so lahko dokumenti shranjeni v oblak in deljeni z dodeljevanjem pravic dostopa
.

Ključ je organizacija

Kjerkoli so dokumenti shranjeni, je pomembno, da jih ohranimo organizirane in posodobljene. Cilj dokumentnega sistema je zagotoviti, da vedno najdete kar iščete, tudi če iščete dokument, ki je nastal pred več leti.

Večina poslovnih ljudi se je kdaj pa kdaj znašla v nerodnem položaju med klicem stranke, ko niso mogli hitro najti ustreznega računa ali drugega pomembnega dokumenta kupca. Prav tako je nadležna zmešnjava ob koncu leta, ko poskušajo najti ustrezne dokumente za računovodje.

Ustrezna organizacija dokumentov v elektronski obliki je še posebej pomembna, ko gre za deljeno okolje – če je nekdo od zaposlenih odsoten (začasno ali stalno) bi morali imeti možnost, da preprosto poiščete vse dokumente, ki jih je ustvarila ali upravljala ta oseba. Morebitna izguba podatkov zaradi odhoda nezadovoljnih zaposlenih pa je še en razlog več, da zaščitite svoje poslovne podatke.


10 nasvetov za upravljanje datotek, ki vam pomagajo ohraniti dostopnost vaših podatkov:

1. Uporabljajte privzete mape za namestitev programov
Uporabljajte privzeta mesta, ko nameščate programske aplikacije. V operacijskem sistemu Windows se programske datoteke privzeto nahajajo na sledečem mestu: (črka pogona:)->Programske datoteke. Nameščanje programov na druga mesta povzroča zmedo in je nepotrebno.

2. Eno mesto za vse dokumente
Postavite vse dokumente pod eno glavno mapo. Za posameznega uporabnika v okolju Windows je to mesto mapa »Moji dokumenti«.
V okolju za deljenje datotek poskusite narediti enako – ustvarite eno glavno mapo (npr. Deljeni dokumenti) in shranite vse dokumente v podmape znotraj glavne mape. Z enotno lokacijo za vse dokumente boste enostavneje našli stvari ter ustvarjali varnostne kopije in arhivo.

3.Ustvarite mape z logično hierarhijo
To so tako rekoč predali v omari računalnika. Uporabite preprosta poimenovanja za vaše mape; ne želite, da se boste v prihodnosti spraševali kaj pomeni »TFK« ali katera koli druga zanimiva kratica, ki ste jo izumili.

4.Ugnezdite mape v mapah

Ustvarite druge mape znotraj glavnih map, ko se pojavi potreba. Na primer, mapa »Računi« bi lahko vsebovala mape z imeni »2013«, »2014« in »2015«. Mapa za stranko lahko na primer vsebuje mape »podatki o stranki« in »korespondenca«. Cilj je, da se vse datoteke nahajajo v mapi, namesto cel kup posameznih datotek.
Ni pa priporočljivo ustvarjanje zapletenih, večplastnih struktur – po možnosti uporabite opisna imena datotek.

5. Sledite konvencionalnemu poimenovanju datotek
Nekateri operacijski sistemi (kot na primer Unix) ne omogočajo presledkov v imenih datotek ali map, zato se temu izogibajte v kolikor je vaše računalniško okolje mešano – namesto tega za ločevanje uporabite podčrtaje (npr. Podatki_o_stranki.docx). Ostali znaki kot so / ? < > \ : * | " ^ pa so prepovedani tudi v imenih datotek in dokumentov v okolju Windows. Uporabljajte opisna imena datotek za enostavno identifikacijo in iskanje ampak ne pretiravajte – imena datotek/poti imajo omejitev dolžine, ki pa se razlikuje glede na operacijski sistem. V sistemu Windows je največja dovoljena dolžina poti za datoteko 260 znakov (sestavljena iz npr. črka pogona + imena map + ime datoteke). Kjer je mogoče uporabljajte poznane okrajšave.

6. Bodite specifični
Datotekam dajte logična, specifična imena in če je mogoče v imena datotek vključite datume. Cilj poimenovanja datotek je zmožnost ugotavljanja kaj se v datoteki nahaja brez, da bi jo bilo potrebno odpreti. Torej, če je dokument neko pismo stranki, da jo opomnimo o odprtih terjatvah, ga lahko poimenujemo z na primer »terjatve_podjetje_12032016«, kar je bolje, kot če bi ga poimenovali z na primer »pismo«. Kako boste drugače vedeli za kaj se gre v pismu, brez da bi ga odprli?
Če datoteke delite preko e-pošte ali mobilnih naprav, bi mogoče bilo smiselno, da ime datoteke vsebuje bolj specifične informacije, saj deljena datoteka ne vsebuje podatkov o mapah kjer se nahaja. Na primer, če se vaš dokument nahaja v Moji dokumenti\Računi\2016\Stranke\Podjetje_x_23032016.docx in je dokument deljen preko e-pošte, prejemniki iz imena datoteke Podjetje_x_23032016.docx ne bodo vedeli, da je to račun stranke, ne da bi ga odprli.

7. Shranjujte sproti
Najboljši čas za shranjevanje dokumenta je ob njegovem nastanku. Naj vam torej pride v navado, da kliknete na »Shrani kot« in postavite vaš dokument na pravo mesto, s pravim imenom že ob njegovem nastanku.

8. Razvrstite vaše datoteke

Če imate mape ali datoteke, ki jih veliko uporabljate, jih pomaknite na vrh seznama z enostavnim trikom. Na začetek imena vstavite »a« ali npr. »AA« in podobno.

9. Redno izločajte vaše datoteke
Nekaj kar je staro je tako očitno kot zgornji primer mape poimenovane »Računi«. Če ni, ohranite vaše mape urejene z čiščenjem starih datotek.
Ne brišite datotek vezanih na poslovanje, razen če ste popolnoma prepričani, da jih ne boste nikoli več potrebovali. Namesto brisanja lahko v vaši glavni zbirki map ustvarite mapo z imenom »Staro« ali »Neaktivno« in vanje premaknete stare datoteke.

10. Redno varnostno kopirajte vaše datoteke
Če kopirate vaše datoteke na drug pogon je pomembno, da vzpostavite in sledite režimu rednega varnostnega kopiranja.

Dober sistem za upravljanje dokumentov vam omogoča enostavno iskanje tistega kar potrebujete. Upravljanje dokumentov bi moralo predstavljati del celovite strategije upravljanja dokumentov za vaš posel. Ustrezen načrt upravljanja dokumentov mora vsebovati vse vidike za obdelavo dokumentov, vključno s shranjevanjem, iskanjem, varnostnim kopiranjem in varnostjo.

Funkcija iskanja je čudovita stvar ampak nikoli ne bo enaka zmožnosti enostavnega direktnega dostopa do mape ali datoteke. Če dosledno sledite tem nasvetom za upravljanje datotek, tudi če ne veste, kje se kaj nahaja, boste vedeli, kje bi se moglo nahajati – velika prednost pri iskanju tega kar iščete. Dobre prakse upravljanja datotek vam bodo prihranile veliko časa in denarja.

Več informacij o shranjevanju in rešitvi UREJENO.DOK tine.fornazaric@kopa.si

02 88 39 700
Podpora uporabnikom
KOPA rešitev Portal za stranke (PZS)