Najdi:
KOPA
Celovite informacijske rešitve na enem mestu
sreda, 8.3.2017

Obvladovanje dokumentov

Sedite pred svojim računalnikom, ko naenkrat dobite e-mail vašega nadrejenega, ki hoče imeti zadnjo verzijo pomembnega dokumenta, saj ga nujno potrebuje za sestanek. Verjetno ga boste z lahkoto našli med skupnimi dokumenti na strežniku. Pričnete z iskanjem na mestih, kjer pričakujete, da se bo nahajala mapa vašega oddelka, znotraj katere boste našli dokument, ampak žal nimate sreče.

Ni problema, saj lahko uporabite iskalnik, kamor vpišete predvideno ime dokumenta. Dobite obsežen seznam dokumentov, ki se ujema z vašim iskanjem, toda veste, da na njem ni dokumenta, ki ga iščete. Nastane panika in vaš nadrejeni vas že kliče po telefonu, ker zamuja na sestanek.

Verjetno smo se že vsi znašli v podobni situaciji. Čeprav smo že mislili, da nam je uspelo urediti skupne mape dokumentov, se le-ti izgubljajo in nezadovoljstvo se širi. Zanemarjanje arhiviranja ali brisanja starih verzij dokumentov, slik in drugih datotek, nejasno poimenovanje shem oziroma struktur map…dejstvo je, da takšni načini organiziranja ter upravljanja dokumentov in datotek ne delujejo oziroma ne služijo svojemu namenu, kar vas veliko stane.

Na srečo obstaja lažji način. Upravljanje dokumentov je način, ki ga podjetja uporabljajo za shranjevanje in sledenje vseh dokumentov na eni centralizirani lokaciji, z uporabo programskih rešitev za upravljanje digitalnih sredstev.

Rešitev
za upravljanje dokumentov ima številne koristi, ki povečujejo produktivnost ter prihranijo čas in stroške.

Pet razlogov, zakaj vaše podjetje potrebuje rešitev za obvladovanje dokumentov:

1. Izboljšanje sodelovanja in komunikacije
S sistemom za upravljanje dokumentov boste dosegli hitrejše in lažje sodelovanje med zaposlenimi, še posebej, če je vaše podjetje locirano na več lokacijah. Z možnostjo hitrega dostopa do dokumentov in obvladovanjem poteka dela, omogoča uporabnikom skupinsko delo na projektu, brez težav.

2. Zanesljiv nadzor nad različicami dokumenta
Vzdrževanje posodobljenih dokumentov in ohranjanje svežih informacij je pogosto težavno. To je pogost problem s katerim se podjetja srečujejo, preden se odločijo za prehod na sistem za obvladovanje dokumentov. Sistem vam omogoča enostavno sledljivost dokumentov in skrbi, da so vedno posodobljeni.

3. Povečanje prihranka časa in stroškov
Vsi poznate pregovor »Čas je denar« kajne? Če se vrnemo na zgornji scenarij, vidimo, da smo iskali dokument tako dolgo, da je naš nadrejeni že zamujal na sestanek. To stane podjetje kar nekaj delovnih ur in potencialne izgube, ker vodilnih ne oborožimo z informacijami, ki jih potrebujejo pri odločitvah.

4. Olajšana dostopnost
Ker se povečuje število ljudi, ki delajo od doma ali pa se na delo vozijo od daleč, je zelo pomembno, da imajo dostop do določenih dokumentov, ko jih ni v pisarni. Mogoče bo kdo rekel, da to ni problem, če imamo dokumente v papirnati obliki ampak še vedno obstaja možnost, da se sredi službene poti spomnite, da ste nekaj pozabili na mizi v službi.

5. Povečana produktivnost
Nalaganje, urejanje, sledljivost in deljenje dokumentov traja vsaj polovico manj časa kot brez sistema za upravljanje dokumentov. To pa pomeni, da so zaposleni lahko bolj produktivni, torej bolj učinkoviti. Čas, ki bi ga drugače porabili za iskanje dokumentov lahko sedaj porabite zato, da naredite več.

Več o rešitvi za obvladovanje dokumentov UREJENO.dok

Več informacij: Tine Fornazarič
Kontakt: tine.fornazaric@kopa.si
GSM: 040 877 371

vir: http://www.intranetconnections.com/blog/document-management-necessary-organization/

02 88 39 700
Podpora uporabnikom
KOPA rešitev Portal za stranke (PZS)