Najdi:
KOPA
Celovite informacijske rešitve na enem mestu
sreda, 13.12.2017

Pomembnost kompetenc, vlog in pogojev za uspešno digitalizacijo

Digitalizacija in industrija 4.0 predstavljata spremembo procesov, ki jih omogoča sodobna tehnologija. Povezane naprave, ki so preko interneta sposobne izmenjevati informacije in na podlagi tega samostojno sprejemati odločitve o tem, kako bo proces potekal, postavljajo strokovnjake v drugačno vlogo in od njih zahtevajo druge – nove kompetence.

Za digitalizacijo so potrebne nove kompetence

Za dobro izvedbo projektov digitalizacije so potrebne številne kompetence. Pri projektih digitalizacije se večinoma poudarjajo digitalne kompetence, ki jih Europas deli na: obdelavo informacij, ustvarjanje vsebin, reševanje problemov, komunikacijo in varnost ter predstavljajo pomemben del pogojev za uspešno izvedbo projektov.

Drugi del pa predstavljajo ostale kompetence in vloge, ki so pogosto spregledane, ravno zaradi njih pa pri projektih nastajajo številne težave. S transparentnim in večplastnim pogledom na kompetence, vloge in pogoje pri projektih digitalizacije poslovanja ter razumljivo komunikacijo, je možno dvigniti uspešnost.

Poudarek je na organizacijskih kompetencah

Projekti ne padajo zaradi tehničnih kompetenc, temveč predvsem zaradi organizacijskih. To takoj sproži vprašanje, katere pa so tiste kompetence, ki zagotavljalo uspešno in dovolj hitro izvedbo projektov digitalizacije. Ker je sestava tima dinamičen proces, se morajo člani projektov in timov v tem procesu ustrezno prilagajati. Proces, skozi katerega gre tim, je dinamičen. Učinkovitost tima je dosežena šele takrat, ko so njegova sestava, povezanost in razumevanje na dovolj visoki stopnji. To vse skupaj vodi do uspešnega delovanja posameznika, tima in celotnega projekta.

Timsko reševanje problemov in drevo kompetenc

Kompleksnost projektov zahteva timsko reševanje problemov. S timskim reševanjem problemov lahko izkoristimo sinergijo kompetenc tima. Timi, ki imajo zastopane vse potrebne kompetence in vloge, pa morajo pri izvajanju projektov zagotavljati še ustrezno komunikacijo. Posameznik s svojimi kompetencami nastopa v različnih vlogah, ki jih lahko prikažemo na drevesu kompetenc. Ocena veje drevesa s ključnimi kompetencami v timu predstavlja prvo plast v večplastnem pogledu na projektni tim.


Zaloga vrednosti za atribut (liste drevesa) je tristopenjska (nizka, srednja in visoka). Osebe s srednjo stopnjo posamezne kompetence so samostojne in občasno pomagajo tistim z nizko stopnjo in so občasno deležne pomoči oseb z visoko stopnjo kompetence. Osebe z nizko stopnjo so manj samostojne in potrebujejo pri nalogah, za katere je potrebna ta kompetenca, pomoč od oseb s srednjo in višjo stopnjo. Za osebe z najvišjo stopnjo pa je značilno, da prevzemajo zahtevne naloge in izvajajo mentorstvo ter pomagajo osebam na nizki in srednji stopnji.

Vloge, kompetence in pogoje tima so razdeljene tako, da ocenjujejo temeljne pogoje tima, funkcionalne vloge in timske vloge.


Zaloge vrednosti so za vse atribute na petstopenjski lestvici (nezadostno, zadostno, dobro, prav dobro in odlično) za temeljne pogoje in funkcionalne vloge (neizraženo, minimalno izraženo, izraženo, dobro izraženo in zelo dobro izraženo). Ocena »dobro« je povprečna ocena, ki pomeni, da so temeljni pogoji izpolnjeni na osnovni stopnji.

Poglejmo si primer na vodenju in motiviranju. »Nezadostno« pomeni, da je posameznik nemotiviran in demotivira druge člane tima ter je težaven za vodenje in moteč v timu. Na stopnji »zadostno« je motiviranje in vodenje na minimalni stopnji, ki še dopušča delovanje in ta oseba vzame drugim članom tima veliko časa in energije, da jim jo uspe motivirati in voditi. Na srednji stopnji »dobro« je motiviranje in vodenje ustrezno in ta oseba ne izstopa ter deluje v timu. Na stopnji »prav dobro« se že kažejo višja zavzetost in motiviranost ter motiviranje sodelavcev in ustrezno vodenje. Na stopnji »odlično« so osebe, ki so visoko motivirane in motivirajo druge sodelavce ter imajo lastnosti dobrih vodij in uspešno odigrajo to vlogo.

Tretji del drevesa predstavlja plast pogojev, vlog in področij delovanja projekta, ki so v drevesu atributov predstavljene v treh vejah: vplivu na projekt, izvedbi vsebinsko in tehnično ter izvedbi organizacijsko in administrativno. Veja vplivov na projekt je razdeljena na vpliv funkcijskega vodje in ostalo, to pa naprej na vpliv upnikov, direktorja in sponzorjev. Zaloge vrednosti atributov so za vplive na tristopenjski lestvici – moteč, sprejemljiv in ustrezen, za izvedbo pa na lestvici – nizka, srednja in visoka.


Merljivi kazalniki, ki pokažejo, kaj se na določenih področjih dogaja, so postavljeni po sistemu semaforja, vsebina teh kazalnikov pa je odvisna od značilnosti projekta. Če pogledamo področje sodelovanja s stranko, lahko tak kazalnik predstavlja oceno zadovoljstva stranke z ekipo, ki implementira rešitev. Izkušnje kažejo, da tudi pri zahtevnih projektih, kjer prihaja do konflikta interesov in zelo zahtevnih pogajanj o tem, kako je kdo razumel specifikacijo in kdo bo plačal neusklajenost, tega dobrega odnosa s stranko ne smemo spraviti v rdeče področje.

Model projektne plošče za izboljšanje komunikacije

Namen projektne plošče je dvig transparentnosti in povečanje sporočilne vrednosti, ki se v kompleksnosti projektov digitalizacije izgublja. Temelji na novi metodi, poimenovani »metoda gradnikov pomena, vsebine in komunikacije«.

Ta metoda izhaja iz predpostavke, da je razumevanje kompleksne celote možno, če jo razdelimo na ustrezno število ključnih in lažje razumljivih deležev. To število ne sme biti preveliko, ker se s tem izgubi preglednost. Paretovo pravilo, znano tudi pod imenom 80/20, povezuje vzroke in posledice v razmerju, ki je približno 80/20 in ga najdemo v številnih poslovnih aktivnostih.

To pravilo je upoštevano tudi pri tej metodi, zato se pri določanju posameznih deležev vedno oceni, kakšen vpliv imajo na celoto in se jih vključuje glede na pomembnost. V obravnavanem primeru je področij delovanja, ki vsako predstavlja določen delež, šest. Zaradi razumljivosti odstotnega deleža, ki ne zahteva dodatnih pojasnil, je posamezen gradnik, ki predstavlja 1 %, na razumljiv način predstavljen na projektni plošči. Najmanjši gradnik tega modela, ki na projektni plošči predstavlja en kvadratek, je objekt, ki nosi pomen, informacijo (uporabno vrednost podatka) in ima možnost komuniciranja oz. sporočanja. Ti najmanjši gradniki se v okviru enakega pomena oz. namena združujejo v deleže, ki jih v konkretnem primeru predstavljajo področja delovanja. Preko projektne plošče lahko vsak posameznik izpostavi problem, ki ga s tem vidijo drugi člani projektne skupine. Pri tem se je treba vseeno zavedati, da je projektni vodja oz. koordinator projekta v tem primeru skrbnik projektne plošče, ki vodi projektne sestanke in skrbi, da se obravnavajo ključni problemi.


Za uspeh digitalizacije so pomembne kompetence zaposlenih

Izkušnje pri projektih digitalizacije kažejo, da je uspeh velikokrat odvisen od tega, kako kompetentni projektni timi te projekte izvajajo in kako uspešno komunicirajo ter kako hitro odpravljajo motnje, ki se pri izvedbi takšnih projektov nedvomno pojavljajo.

Same tehnične kompetence in strokovnost so samo del ključnih kompetenc in šele takrat, ko so odigrane ustrezne vloge in je vzpostavljena dobra komunikacija v projektnem timu ter do stranke, projekti potekajo v skladu s pričakovanji in so na koncu uspešno zaključeni.

Namen tega modela in projektne plošče, ki pomaga vzpostaviti centralno in celovito spremljanje dogajanja na projektu, je dvig zavedanja, kaj se s projektom dogaja. Pogosto se po zaključku projekta ugotavlja, da so se med projektom pojavili določeni problemi, ki niso bili pravočasno obravnavani in so povzročili resne motnje ter vplivali na kakovost in doseganje rokov.

Z uvedbo modela in uporabo projektne plošče ima posamezen član projekta možnost, da izpostavi problem in je ta na projektni plošči viden vsem ter je tam, dokler se ne odpravi. To pravočasno ukrepanje vpliva na hitrejšo odpravo motenj, ob motnjah pa s pomočjo modela lahko v drevesu atributov lociramo področje, ki je motnjo povzročilo in tako odpravimo prave vzroke, zagotovimo manjkajoče kompetence, vloge ter posežemo v motnje in odpravimo moteče dejavnike, ki se pojavljajo pri izvedbi projektov digitalizacije.

mag. Domen Ocepek, produktni vodja KOPA SW rešitev
Več informacij: marketing@kopa.si

02 88 39 700
Podpora uporabnikom
KOPA rešitev Portal za stranke (PZS)