KOPA
Celovite informacijske rešitve na enem mestu
 

S povezovanjem procesov do večje učinkovitosti poslovanja

Povezovanje procesov z avtomatizacijo dokumentnih tokov poenostavlja sodelovanje partnerskih podjetij, omogoča jim zanesljivejše poslovanje in prihranek časa ter posledično znižuje stroške.

Povezovanja in prevzemi med podjetji so že vrsto let gospodarski trend in odgovor na vse večjo zahtevnost trgov ter močno konkurenčnost. Velike spremembe poslovanja in razvoj podjetij predstavljajo izziv za učinkovito in zanesljivo izvajanje procesov, ki jih mora podpirati zmogljiv ter prilagodljiv informacijski sistem. Uspešna slovenska proizvodna podjetja s Kopinim informacijskim sistemom KOPA ERP učinkovito obvladujejo procese tako v matičnem kot tudi v pridruženih podjetjih. Prilagodljiv informacijski sistem jim omogoča hitro prilagajanje potrebam, ki nastanejo pri rasti in širjenju poslovanja. Zaradi številnih referenc in dolgoletnih izkušenj, ki jih ima Kopa pri povezovanju ERP-sistemov med podjetji, je poleg osnovnega povezovanja, primerljivega s konkurenčnimi izdelki, sposobna procese avtomatizirati tako, da občutno prispevajo h konkurenčni prednosti podjetij.

Zagotavljanje neprekinjenega toka dokumentov

S povezavo procesov prek informacijskega sistema se podjetja izognejo zamudnim papirnim dokumentnim tokovom med matično in hčerinskimi družbami, ki upočasnjujejo poslovne procese in prinašajo večje možnosti napak. Podjetja se namreč izognejo dvojnemu ročnemu vnašanju podatkov, ažurnost le-teh pa se občutno poveča. Med prenašanjem papirnih dokumentov podatki namreč niso zabeleženi v sistemu, zato tudi spremljanje stanja naročil v realnem času ni mogoče. V primeru avtomatiziranega procesa je naročilo oziroma njegova predloga takoj vidno in čaka na potrditev s strani odgovorne osebe. Čas priprave na proizvodnjo se s tem občutno zmanjša, saj nadaljnji proces steče takoj, ko je potrjen. Povezani procesi zagotavljajo tudi avtomatizem fakturiranja med matičnim in hčerinskim podjetjem, pri čemer se mesečni računi ne izstavljajo več na papirju, pač pa se avtomatsko knjižijo v elektronski obliki.

»Povezovanje procesov prinaša podjetjem velike koristi, saj jim omogoča prihranek časa ter povečano natančnost knjižb,« je povedal Domen Ocepek, vodja razvoja programske opreme v Kopi. »Za vodstvo podjetja je pri sprejemanju odločitev pomembno, da ima natančen vpogled v poslovanje, med drugim tudi v statuse naročil v hčerinskih družbah. Sistem omogoča stalne izboljšave in obvladovanje procesov, s pomočjo katerih se lahko podjetje hitro odzove na spremembe trga. Zaradi prihrankov, ki jih pri tem ustvari, se mu investicija v našo rešitev povrne že v nekaj mesecih.«

Možnosti nadzora in krmiljenja procesov

Podjetja se morajo zavedati možnosti, ki jih informacijski sistem ponuja, da ga lahko kar najbolj učinkovito izkoristijo. Pri tem je ključna vloga izkušenih Kopinih analitikov, ki poznajo dokumentne tokove in delovne procese v različnih podjetjih ter lahko na podlagi praktičnih izkušenj poenostavijo nastavljanje poslovne logike pri stranki.

V fazi razvoja rešitve, ko se s stranko dela analiza povezav, nastane shema poslovanja med matičnim in hčerinskim podjetjem, ki mora podjetju dati jasno sliko, kaj bo z avtomatizacijo procesov pridobilo. Iz nje je razvidno, kateri dokumenti so potrebni med določenimi fazami procesa, za vsak dokument pa se nastavijo določene kontrole. Ena takšnih kontrol je avtorizacija dokumentov, ki zamenjuje podpisovanje s strani odgovornih oseb in predajo v nadaljnjo obdelavo, druga pa zahteva, da so izpolnjeni določeni pogoji za spremembo statusa dokumenta. Na tak način je mogoče sistem natančno krmiliti, v primeru da proces to zahteva, pa lahko uporabniki sami dodajajo kontrole statusov. Status dokumentov lahko tako v sistemu spreminjajo samo avtorizirane osebe, pri čemer je zagotovljeno natančno sledenje toku dokumentov.

Povezanost sistemov je zagotovljena preko aplikacijskega strežnika, zato je razpoložljivost vedno na najvišji ravni, do njega pa se dostopa z oddaljene lokacije preko internetne aplikacije. Za varnost, ažurnost in dostopnost podatkov skrbi programska oprema Oracle, zato pri obdelavi podatkov ne prihaja do zamikov, odločitve pa se sprejemajo na podlagi popolnih podatkov. S tem je tveganje napačnih odločitev zmanjšano na najmanjšo možno raven.

Primer povezovanja procesov

Na shemi je prikazan avtomatizem, ki deluje v nabavnem poslovanju matičnega podjetja in prodajnem poslovanju hčerinskega podjetja. Ko se v matičnem podjetju formira naročilo potrebnih elementov materiala v proizvodnji, se hkrati formira zunanje naročilo nabave v matičnem podjetju in zunanje naročilo prodaje v hčerinskem podjetju. Le-to na podlagi naročila izdela načrt proizvodnje, ko pa je izdelek dokončan in predan v skladišče hčerinskega podjetja, se hkrati formira izdaja iz skladišča hčerinskega podjetja in prejem v skladišče matičnega podjetja. Fakturiranje poteka enkrat na mesec, v obeh podjetjih hkrati.

02 88 39 700
Podpora uporabnikom
KOPA rešitev Portal za stranke (PZS)