UREJENO.DOK
Rešitve za urejeno poslovanje

Celovito obvladovanje poslovne dokumentacije in delovnih postopkov – KOPA Odip

Razmere na trgu silijo podjetja, da stalno znižujejo stroške in povečujejo učinkovitost poslovanja.  Obvladovanje dokumentov ter uvedba elektronskega poslovanja je zagotovo eden najbolj pomembnih korakov za optimizacijo procesov.

S povezavo poslovnega IS s sistemom za obvladovanje dokumentov KOPA ODiP ter elektronsko izmenjavo podatkov pridobite enovit sistem, s katerim učinkovito obvladujete pretok dokumentov in informacij znotraj različnih poslovnih procesov in med partnerskimi podjetji.


KOPA ODiP se izkaže kot izjemno učinkovito orodje pri izvajanju standardnih delovnih postopkov:

> Naročanje materialov in izdelkov

> Potrjevanje računov

> Izdajanje računov

> Arhiviranje dokumentov nastalih znotraj poslovnega informacijskega sistema

> Vodenje dokumentacije sistema kakovosti

> Vodenje prejete pošte

> Posredovanje podatkov državni upravi (DURS, CURS, AJPES…), bankam…

 


Kaj pridobite z uporabo KOPA ODiP?

Nižji stroški poslovanja

Z uvedbo sistema elektronskega poslovanja se bistveno zmanjša poraba pisarniškega materiala, največji prihranek pa pomenijo krajši časi obdelave dokumentov oziroma krajši poslovni procesi. Dodaten čas prihranite še z elektronsko izmenjavo podatkov med podjetji. Tako se izognete prepisovanju podatkov iz papirnih dokumentov v informacijski sistem ter zmanjšate število napačnih podatkov. Prihranki so merljivi, tako da se naložba v opremo srednje velikemu podjetju povrne prej kot v pol leta.

Dostop do arhiviranih dokumentov iz poslovnega IS

KOPA ODiP omogoča, da dokumente, ki v papirni ali elektronski obliki prihajajo v podjetje ali nastajajo interno znotraj poslovnega IS, arhivirate v centralnem elektronskem arhivu. Dokumenti so prek meta podatkov povezljivi z delovnimi postopki, ki se izvajajo v poslovnem informacijskem sistemu. Pri plačevanju računov iz poslovnega IS je mogoče arhiviran račun brez dolgotrajnega iskanja prikazati na zaslonu kar iz aplikacije za plačevanje.

Izbolšanje komunikacije in rabe informacij pri delu

Sistem je povezan s sporočilnim sistemom v podjetju preko katerega se prožijo delovni postopki. Udeleženci oziroma izvajalci posameznih delovnih nalog v procesu so po elektronski pošti takoj obveščeni o nalogah, ki jih morajo opraviti. Spremlja se izvajanje vseh postopkov pri obdelavi dokumentov, tako da uporabniki v vsakem trenutku vedo, kje se dokument nahaja in če so naloge opravljene pravočasno. Uporabniki v ODiP-u tudi spremljajo dogodke v poslovnem IS, na primer kdo je odobril plačilo fakture ali kdaj je bila plačana.

Učinkoviti delovni postopki

Uvedba integriranega sistema elektronskega poslovanja znotraj poslovnih procesov bistveno poveča učinkovitost in storilnost v podjetju. Vsi dokumenti so v elektronski obliki arhivirani na enem mestu, kar zagotavlja preglednost poslovne dokumentacije ter hiter in enostaven dostop do dokumentov vsem pooblaščenim uporabnikom. Meta podatki, s katerimi so opremljeni dokumenti, omogočajo učinkovito iskanje dokumentov ter uporabo v delovnih postopkih. KOPA ODiP poleg tega omogoča tudi nastavljanje delovnih postopkov za samodejno usmerjanje dokumentov do pooblaščenih oseb, glede na tip dokumenta, meta podatke in veljavna poslovna pravila.

Sledljivost v poslovnih procesih

Sistem zagotavlja dostop do dokumentov samo pooblaščenim uporabnikom, v skladu z varnostno shemo. Vse uporabniške aktivnosti, na primer sprememba, pregled ali potrditev dokumenta se beležijo, tako da za vsak dokument obstaja popolna revizijska sled. Z uporabo elektronske izmenjave podatkov, ki je del integriranega sistema, si zagotovite učinkovito in nadzorovano izmenjavo dokumentov (naročila, računi, dobavnice…) s poslovnimi partnerji v strukturirani obliki. Neposredno se lahko povežete z različnimi informacijskimi sistemi

02 88 39 700
Podpora uporabnikom
KOPA rešitev Portal za stranke (PZS)