Trotz der Digitalisierung und der extremen Investitionen in die Informatik des Unternehmens passiert es immer noch in den HR-Abteilungen, dass Zeit verloren geht und jeder Mitarbeiter einzeln wartet, um zur Unterschrift des Arbeitsvertrags, Anhangs, der Richtlinie, der Zustimmung oder eines anderen Dokuments im Büro zu erscheinen? Und die Mitarbeiter unterschreiben immer noch alle diese Dokumente mit einem Kugelschreiber.
Haben Sie sich jemals gefragt, wie viel Ihr Unternehmen an Zeit und Papier sparen könnte, wenn die Mitarbeiter all diese Dokumente elektronisch unterschreiben würden? Die Personalabteilung steht täglich vor der Herausforderung langwieriger manueller Prozesse zur Erstellung dieser Dokumente, deren Druck, Vervielfältigung, Bindung, Stempelung und Unterschrift durch den Arbeitgeber.
Wenn die Dokumente bereit sind, müssen die Mitarbeiter über die Dokumente informiert werden, die auf ihre Unterschrift warten, der Unterschriftszeitpunkt muss abgestimmt werden, und falls der Mitarbeiter dies vergisst, muss er erneut zur Unterschrift aufgefordert werden. Wenn es mehrere Mitarbeiter gibt, müssen wir zusätzlich eine Übersicht über bereits unterzeichnete und noch nicht unterzeichnete Dokumente führen, um Transparenz und Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Nach dem langwierigen Unterschriftsverfahren muss für die ordnungsgemäße Archivierung gesorgt werden, und wenn die Dokumente in physischer Form erstellt und unterschrieben wurden, muss der geeignete Raum für die sichere Archivierung dieser Dokumente zur Verfügung gestellt werden, um unbefugten Zugriff auf bereits unterschriebene Dokumente zu verhindern. Der Mitarbeiter muss seine Arbeitsumgebung verlassen oder in seiner Freizeit zum Arbeitgeber kommen, um das Dokument zu unterschreiben.
Laut einer Umfrage von Forrester Research wird die durchschnittliche Zeit für den Abschluss von Transaktionen mit einer elektronischen Unterschrift von 5 Tagen auf 37 Minuten verkürzt. Dieser reduzierte Zeitrahmen steigert nicht nur die Produktivität, sondern verbessert auch das Benutzererlebnis für die Mitarbeiter, da er mehr Flexibilität und Zugänglichkeit zu den Prozessen ermöglicht.
In einer Zeit, in der Zeit wertvoller ist als je zuvor und die digitale Transformation den Geschäftsbetrieb bestimmt, ist die Einführung der elektronischen Unterschrift in den HR-Abteilungen nicht nur eine logische, sondern eine notwendige Entscheidung.
