Im Unternehmen TRO haben sie mit unserem DMS-System die Dokumentenverwaltung vereinfacht, den Datenzugriff verbessert und die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse gesteigert.
In jedem Unternehmen ist eine effektive Dokumentenverwaltung entscheidend für einen reibungslosen Betrieb. Im Laufe der Zeit sammeln sich viele Dokumente an, von Verträgen bis hin zu technischen Zeichnungen und Berichten, was zu Verwirrung und einem unübersichtlichen System führen kann.
Das Unternehmen TRO, d.o.o., das sich mit der Herstellung von Metallprodukten und -komponenten beschäftigt, stand vor ähnlichen Herausforderungen. Auf der Suche nach einer Lösung entschieden sie sich für die Einführung eines Dokumentensystems (DMS), das ihnen viele Verbesserungen im täglichen Geschäft gebracht hat.
Mit der Einführung unseres DMS-Systems hat das Unternehmen eine höhere Effizienz erreicht, administrative Fehler reduziert und die Transparenz der Geschäftsprozesse verbessert. Eine effektive Dokumentenverwaltung ist der Schlüssel zu besserer Organisation und Erfolg auf dem Markt.
Wir sprachen mit Frau Helena Perše, der Leiterin der Finanzen und Buchhaltung im Unternehmen, die uns erklärte, wie sie durch die Einführung des DMS ihre Geschäftsprozesse verbessert haben.
Was sie über unser System sagt, lesen Sie unten:
- Wie sind Sie mit den Herausforderungen bei der Dokumentenverwaltung vor der Einführung der ODiP-Lösung umgegangen?
Am meisten störte uns die Unordnung der Dokumente und die großen Verzögerungen beim Suchen von Dokumenten.
- Was war der Hauptgrund, warum Sie sich für die Einführung eines Dokumentensystems in Ihrem Unternehmen entschieden haben?
Aufgrund des Bedarfs an höherer Effizienz und Optimierung der Arbeitsprozesse, dem Wunsch nach schnellerer Dokumentenbearbeitung sowie besserer Kontrolle und Nachverfolgbarkeit der Dokumente im Unternehmen.
- Wie reagierten Ihre Mitarbeiter auf den Wechsel zur digitalen Dokumentation mit ODiP?
Zunächst waren sie sehr zurückhaltend in Bezug auf die Effektivität des Systems. Die Implementierung verlief schnell und ohne größere Probleme. Jetzt ist die Zufriedenheit aller auf einem sehr hohen Niveau.
- Welche Verbesserungen haben Sie in Ihren Arbeitsprozessen nach der Einführung der Lösung festgestellt?
Schnellerer Zugriff auf Informationen und Dokumente sowie weniger Fehler in den Prozessen durch Automatisierung und Digitalisierung.
- In welchen Bereichen haben Sie die größte Zeitersparnis durch die Verwendung von ODiP festgestellt?
Zeitersparnis bei der Dokumentensuche, Reduzierung der Kosten für die physische Aufbewahrung von Papierdokumenten, Optimierung der Prozesse zur Liquidation von Rechnungen und anderen administrativen Aufgaben.
- Wie wirkt sich die Verwendung der Lösung auf die Sicherheit und Compliance Ihrer Daten und Dokumente aus?
Die Möglichkeit des Verlusts von Dokumenten wurde verringert, die Nachverfolgbarkeit und Kontrolle über Dokumente wurde erhöht, und der Schutz von Geschäftsgeheimnissen wurde verbessert – Dokumente sind nur für autorisierte Personen zugänglich.
- Welche Funktionen von ODiP finden Sie besonders nützlich? Gibt es eine, die Sie beim Suchen von Dokumenten besonders schätzen?
Die OCR-Funktionalität für die schnelle Suche von Dokumenten, die Dokumentenklassifizierung, automatische Verarbeitung und Nachverfolgbarkeit.
Benutzerfreundlichkeit und Reduzierung von Fehlern aufgrund falsch gespeicherter Dokumente.
- Würden Sie sagen, dass die Einführung der Lösung Ihren Arbeitsalltag mit Dokumenten erleichtert hat? Wie?
Ja. Die Menge an manueller Arbeit und administrativen Aufgaben wurde reduziert, die Organisation der Arbeitsprozesse verbessert, und die Produktivität der Mitarbeiter hat sich erhöht.
- Wie würden Sie den Support und die Zusammenarbeit mit dem Kopa-Team beschreiben?
Alle Probleme und Schwierigkeiten wurden schnell und effektiv gelöst.
- Würden Sie ODiP auch anderen Unternehmen empfehlen? Warum?
Natürlich. Vor allem wegen der größeren Transparenz, Sicherheit und schnellen Dokumentensuche. Administrative Kosten wurden gesenkt, und die Produktivität der Mitarbeiter wurde gesteigert. Der gesamte Dokumentenprozess ist transparent, schnell und übersichtlich.
✔️ In der Firma TRO hat sich die Effizienz im täglichen Betrieb erheblich verbessert, was es den Mitarbeitern ermöglicht, sich strategischeren Aufgaben und der Verbesserung der Produktionsprozesse zu widmen. Wenn auch Sie über die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse nachdenken, ist ODiP die richtige Lösung für Ihr Unternehmen.