Verlieren Sie zu viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten?

Digitalisieren Sie Dokumente mit dem ODiP System.

Effektives Dokumentenmanagement ist entscheidend für den Erfolg im modernen Geschäft. Unser ODiP DMS digitalisiert und automatisiert Arbeitsprozesse, was die Produktivität und Transparenz erhöht. Es gewährleistet die Sicherheit und Nachverfolgbarkeit von Dokumenten und ermöglicht die zentrale Speicherung mit fortschrittlicher Inhaltsuche und elektronischer Unterschrift.

Durch die Verwendung von DMS können Mitarbeiter im Durchschnitt 60% schneller auf benötigte Informationen zugreifen als bei der Verwendung traditioneller Systeme.

Was sind die Funktionen von ODiP?

Das System ermöglicht eine einfache Übersicht und Verknüpfung von miteinander verbundenen Dokumenten, was die Organisation und Effizienz erhöht.

Alle Dokumente können direkt im System bearbeitet und erstellt werden, was eine bessere Kontrolle und Zentralisierung des Inhalts an einem Ort ermöglicht.

Dokumente sind nach Modulen und Typen organisiert und mit Metadaten ausgestattet, was eine bessere Kategorisierung und einfachere Suche ermöglicht.

Benutzer können benutzerdefinierte Metadaten hinzufügen, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind.

Das System ermöglicht das Kommentieren von Dokumenten und das Benachrichtigen von Benutzern innerhalb des Systems sowie per E-Mail, was die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert.

Verschiedene und anpassbare Workflows ermöglichen es Unternehmen, ihre Prozesse effektiv zu verwalten und sich an Veränderungen anzupassen.

Erweiterte Suche nach Metadaten und Dokumenteninhalt (Full text search) ermöglicht eine schnelle und präzise Suche nach den benötigten Informationen.

Das System verfolgt die Erstellung, Bearbeitung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten, was die Transparenz und Compliance erhöht.

Benutzer können Rechte für die Verwaltung und den Zugriff auf Dokumente festlegen, was Sicherheit und Kontrolle über die Dokumentenverarbeitung gewährleistet.

ODiP DMS ermöglicht die Versionierung von Dokumenten und die Kontrolle über Versionen, sodass immer die neuesten und genauesten Informationen verfügbar sind.

Das System ermöglicht das Markieren von Dokumenten mit Tags und die automatische Übertragung von Metadaten, was die Kategorisierung und Suche erleichtert.

Aussage zur Lösung

"Ein gutes Beispiel für einen breiteren Blick auf die Digitalisierung von Prozessen ist die Unterstützung von Maßnahmen,
die nicht nur die Überwachung der Umsetzung der Maßnahme umfassen, sondern auch mit
Leistungskennzahlen verbunden sind, die die Auswirkungen auf das Geschäft zeigen."

Domen Ocepek
Kopa d.d.

Häufig gestellte Fragen und Antworten

DMS (Dokumentenmanagement-System) ist ein Informationssystem, das das Erfassen, Speichern, Verwalten und Nachverfolgen von digitalen Dokumenten und elektronischen Abbildungen von Papierdokumenten ermöglicht. Die Hauptfunktion besteht darin, alle Dokumente im Unternehmen zu zentralisieren, was einen einfachen Zugriff, höhere Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen ermöglicht.

 

Mit ODiP DMS beschleunigen wir die Arbeitsprozesse im Unternehmen, wie etwa die Genehmigung und Unterzeichnung von Dokumenten, was eine erhebliche Zeitersparnis mit sich bringt. Der Übergang zu papierlosem Arbeiten und die Zentralisierung aller Dokumente an einem Ort ermöglicht Einsparungen. Das System ermöglicht deutlich schnellere und effektivere Dokumentensuchen mit fortschrittlicher Suche (Elasticsearch) und der Suche nach Dokumenteninhalt (Volltextsuche), was die Produktivität steigert und die Zeit für die Informationssuche verkürzt.

ODiP DMS bietet zahlreiche Vorteile, die es von anderen Dokumentenmanagementlösungen auf dem Markt unterscheiden:

  • Automatische und manuelle Verknüpfung von Dokumenten: Das System ermöglicht eine einfache Übersicht und Verknüpfung miteinander verbundener Dokumente, was die Organisation und Effizienz erhöht.
  • Bearbeitung und Erstellung von Dokumenten über ODiP: Alle Dokumente können direkt im System bearbeitet und erstellt werden, was eine bessere Kontrolle und Zentralisierung des Inhalts an einem Ort ermöglicht.
  • Organisation von Dokumenten nach Modulen und Typen: Dokumente sind nach Modulen und Typen organisiert und mit Metadaten ausgestattet, was eine bessere Kategorisierung und einfachere Suche ermöglicht.
  • Anpassbare Metadaten: Benutzer können benutzerdefinierte Metadaten hinzufügen, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind.
  • Kommentieren und Benachrichtigen: Das System ermöglicht das Kommentieren von Dokumenten und Benachrichtigungen an Benutzer innerhalb des Systems sowie per E-Mail, was die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert.
  • Prozessmanagement im Unternehmen: Verschiedene und anpassbare Workflows ermöglichen es Unternehmen, ihre Prozesse effektiv zu verwalten und sich an Veränderungen anzupassen.
  • Erweiterte Suche: Erweiterte Suche nach Metadaten und Dokumenteninhalt (Volltextsuche) ermöglicht eine schnelle und präzise Suche nach den benötigten Informationen.
  • Audit-Trail: Das System verfolgt die Erstellung, Bearbeitung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten, was die Transparenz und die Einhaltung der Vorschriften erhöht.
  • Zugriffsrechte festlegen: Benutzer können Rechte für die Verwaltung und den Zugriff auf Dokumente festlegen, was Sicherheit und Kontrolle über die Dokumentenverarbeitung gewährleistet.
  • Versionierung und Versionskontrolle: ODiP DMS ermöglicht die Versionierung von Dokumenten und die Kontrolle über Versionen, sodass immer die neuesten und genauesten Informationen verfügbar sind.
  • Tags für Dokumente: Das System ermöglicht das Markieren von Dokumenten mit Tags und die automatische Übertragung von Metadaten, was die Kategorisierung und Suche erleichtert.

Ja, ODiP ermöglicht die Integration mit anderen Geschäftsinstrumenten und Systemen. Erstens unterstützt es die Verbindung externer ERP-Systeme über API, wie Kopa ERP, SAP und andere, was einen reibungslosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen ermöglicht. Zweitens ermöglicht ODiP die Erstellung von Berichten und Reporten, die Daten aus verschiedenen Quellen kombinieren, um bessere geschäftliche Entscheidungen zu treffen. Drittens integriert sich ODiP mit zertifizierten Anbietern für elektronische Signaturen wie Docusign, BetrSign und mSign, was die rechtliche Gültigkeit und Sicherheit elektronischer Unterschriften gewährleistet. Schließlich ermöglicht ODiP die Integration mit dem eArhiv von Pošta Slovenije, was die langfristige Speicherung und Archivierung von Dokumenten im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen ermöglicht.

ODiP gewährleistet die Sicherheit und die Einhaltung der Vorschriften bei der Dokumentenverwaltung auf verschiedene Weise. Es ermöglicht das Festlegen von Zugriffsrechten, was bedeutet, dass Benutzer festlegen können, wer die Rechte zur Verwaltung, zum Zugriff und zur Bearbeitung von Dokumenten hat, wodurch die Sicherheit und Kontrolle bei der Verarbeitung sensibler Informationen gewährleistet wird. ODiP integriert sich mit zertifizierten Anbietern für elektronische Signaturen, was das elektronische Signieren von Dokumenten gemäß den gesetzlichen Anforderungen ermöglicht. Darüber hinaus ermöglicht ODiP die Integration mit zertifizierten Anbietern für E-Archivierung, was die langfristige Speicherung von Dokumenten im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften sicherstellt.

Die Zeit, die für die Implementierung von ODiP DMS benötigt wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Größe des Unternehmens, der Komplexität der bestehenden Systeme, der spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens und des Anpassungsbedarfs. In der Regel dauert die Implementierung von wenigen Wochen bis zu einigen Monaten. Kleinere Unternehmen mit weniger komplexen Bedürfnissen können eine kürzere Implementierungszeit erwarten, während größere Unternehmen mit komplexeren Anforderungen länger für die vollständige Einführung des Systems benötigen können. Unsere erfahrenen Berater unterstützen Sie in allen Schritten des Prozesses, von der anfänglichen Bedarfsanalyse bis zur endgültigen Einführung und Schulung der Benutzer, damit der Übergang zu ODiP DMS so reibungslos und effizient wie möglich erfolgt.

Unser ODiP-System ist für Unternehmen jeder Größe und aus allen Branchen geeignet, die ihre Dokumentenverwaltung optimieren und ihre Arbeitsprozesse verbessern möchten. Unsere Kunden kommen aus der Produktion, dem Gesundheitswesen, der Finanzindustrie, dem öffentlichen Sektor, der Bildung und vielen anderen Branchen, in denen effizientes Dokumentenmanagement entscheidend ist.

ODiP bietet anpassbare Lösungen, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind, ermöglicht die zentrale Speicherung und den einfachen Zugriff auf Dokumente und gewährleistet ein hohes Maß an Sicherheit und die Einhaltung der Vorschriften. Verbessern Sie Ihr Geschäft mit ODiP DMS und erreichen Sie ein höheres Maß an Effizienz und Produktivität, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens.

Best Practice

TRO, d.o.o.

Im Unternehmen TRO haben sie mit unserem DMS-System die Dokumentenverwaltung vereinfacht, den Datenzugriff verbessert und…

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