Integriertes Dokumentensystem zur Digitalisierung des gesamten Geschäftsprozesses
Die Nutzung eines ERP-Geschäftsinformationssystems bedeutet noch nicht unbedingt, dass das Unternehmen effizient arbeitet. Mit einem umfassenden ERP-System werden Prozesse verkürzt und beschleunigt, Bestände reduziert, Ressourcenmanagement verbessert und die Geschäftstransparenz erhöht. Dennoch sind viele alltägliche Prozesse noch in Papierform und werden manuell durchgeführt. Aufgrund unveränderter Genehmigungs- und Unterschriftsverfahren hat sich die Menge an gedruckten und kopierten Dokumenten nicht verringert. Unternehmen können daher die erwartete Produktivitätssteigerung und den gewünschten ROI nicht erreichen.
Unternehmen, die noch immer Papierdokumente in ihren internen und externen Prozessen verwenden, können nicht agil arbeiten und sind gleichzeitig einem Risiko ausgesetzt, bei der Digitalisierung hinterherzuhinken und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verlieren.
ERP-Systeme haben sich historisch gesehen nicht primär mit Arbeitsprozessen befasst, sondern konzentrierten sich auf die Datenverarbeitung.
Auch die besten Geschäfts-Informationssysteme ermöglichen heute noch keine Digitalisierung von Arbeitsprozessen, da sie sehr begrenzte Möglichkeiten für die Datenerfassung, Workflow-Management und Dokumentenarchivierung haben.
Unternehmen verwenden oft Umgehungslösungen, wie das Senden von elektronischen Dokumenten per E-Mail, aber dies beseitigt nicht das manuelle Abtippen von Daten und ermöglicht keine organisierte, effiziente und kontrollierte Ausführung von Prozessen.
ERP-Systemanbieter verlassen sich normalerweise auf externe Lösungen wie Dokumentensysteme. Eine der größten Herausforderungen im papierlosen Geschäftsbereich ist die Integration des ERP-Systems mit dem Dokumentensystem, das die einfache Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht, die aus dem ERP-System stammen oder in dieses eingegeben werden.
ODiP für ein papierloses Unternehmen
Auf der Suche nach einer Lösung, um Benutzern verschiedener ERP-Systeme den Übergang zum papierlosen Geschäft so einfach wie möglich zu machen, hat KOPA bereits vor einigen Jahren die neue Generation von Dokumentenlösungen, KOPA ODiP, eingeführt. Diese Lösung vereinfacht die Integration mit ERP-Systemen und ermöglicht eine vollständig papierlose Durchführung aller Geschäftsprozesse.
ODiP ermöglicht es den Benutzern, manuelle Arbeitsprozesse wie die Genehmigung von Bestellanforderungen und anderen Dokumenten, die im ERP-System entstehen und eine autorisierte Bestätigung erfordern, einfach zu digitalisieren.
Die Integration ermöglicht einen bidirektionalen Datenaustausch zwischen dem ERP- und dem Dokumentensystem, was die Prozesskontinuität und die Audit-Trail-Funktionalität gewährleistet. Der automatische Datenaustausch beseitigt menschliche Fehler und beschleunigt den papierlosen Arbeitsablauf weiter.
Benutzer können in ODiP selbstständig neue Dokumenttypen und Workflows für diese erstellen, wodurch auch andere Arbeitsprozesse und Dokumente digitalisiert werden, die in verschiedenen Abteilungen entstehen oder im Unternehmen zirkulieren. So ersetzt ODiP die unkontrollierte und risikobehaftete Kommunikation über E-Mail und sorgt für eine vollständige Kontrolle über die Ausführung der Verfahren und die Verantwortung einzelner Mitarbeiter.