Kljub digitalizaciji in ekstremnim vložkom v informatizacijo podjetja, se še vedno v HR službah dogaja , da  izgubljajo čas in čakajo vsakega zaposlenega posebej, da se oglasi v pisarni za podpis pogodbe o zaposlitvi, aneksa, pravilnika, soglasja ali kateregakoli drugega dokumenta? In zaposleni še vedno podpisujejo vse te dokumente s kemičnim pisalom.

Ste se kdaj vprašali, koliko bi lahko vaše podjetje prihranilo na času in papirju, če bi zaposleni vse te dokumente podpisovali elektronsko? Kadrovska služba se vsakodnevno srečuje z izzivi dolgotrajnih postopkov ročne priprave teh dokumentov, njihovega tiskanja, razmnoževanja, spajanja, žigosanja ter podpisovanja s strani delodajalca.

Ko so dokumenti pripravljeni, je potrebno zaposlene obvestiti o dokumentih, ki jih čakajo v podpis, z njimi uskladiti datum in uro podpisa dokumenta in ga, v kolikor na to zaposleni pozabi, ponovno pozivati k podpisu. Kadar je teh zaposlenih več, moramo za nameček zaradi transparentnosti in preglednosti voditi dodatno evidenco že podpisanih in še nepodpisanih dokumentov. Po dolgotrajni proceduri podpisovanja, je potrebno poskrbeti za njihovo ustrezno arhiviranje in, če so bili dokumenti kreirani in podpisani v fizični obliki, je potrebno priskrbeti ustrezen prostor za varno arhiviranje teh dokumentov ter preprečiti nepooblaščen poseg v že podpisan dokument. Zaposleni mora zaradi podpisa zapustiti svoje delovno okolje, ali pa se v svojem prostem času oglasiti pri delodajalcu za podpis dokumenta.

V skladu z raziskavo, ki jo je izvedel
Forrester Research, se povprečni čas za zaključek transakcij z elektronskim
podpisom zmanjša s 5 dni na 37 minut. Ta zmanjšan časovni okvir ne le da poveča
produktivnost, ampak tudi izboljšuje uporabniško izkušnjo za zaposlene, saj
omogoča večjo fleksibilnost in dostopnost procesov.

V obdobju, ko je čas dragocenejši kot kdaj koli prej, in digitalna transformacija kroji potek poslovanja, je sprejetje e-podpisa znotraj HR oddelkov ne le logična, ampak nujna odločitev.