V vsakem podjetju je učinkovito upravljanje dokumentov ključno za nemoteno delovanje. Skozi čas se nabirajo številni dokumenti, od pogodb do tehničnih risb in poročil, kar lahko vodi v zmedo in nepregleden sistem. 

Podjetje TRO, d.o.o., ki se ukvarja s proizvodnjo kovinskih izdelkov in komponent, se je soočalo s podobnimi izzivi. V iskanju rešitve so se odločili za uvedbo dokumentnega sistema (DMS), ki jim je prinesel številne izboljšave v vsakodnevnem poslovanju.

Z uvedbo našega DMS sistema je podjetje doseglo večjo učinkovitost, zmanjšalo administrativne napake in izboljšalo preglednost poslovnih procesov. Učinkovito upravljanje dokumentov je ključ do boljše organizacije in uspeha na trgu. 

Pogovarjali smo se z go. Heleno Perše, vodjo financ in računovodstva v podjetju, ki nam je predstavila, kako so z uvedbo DMS izboljšali poslovne procese. 

Kaj pravi o našem sistemu, pa si preberite spodaj:

1. Kako ste se soočali z izzivi pri upravljanju dokumentov pred uvedbo rešitve ODiP?

Najbolj nas je motila neurejenost dokumentov ter velika zamuda pri iskanju dokumentov. 

2. Kaj je bil glavni razlog, da ste se odločili za uvedbo dokumentnega sistema v vaše podjetje?

Zaradi potrebe po večji učinkovitosti in optimizaciji delovnih procesov, želje po hitrejši obdelavi dokumentov ter boljšemu nadzoru in sledljivosti nad dokumenti v podjetju.

3. Kakšen je bil odziv vaših zaposlenih na prehod na digitalizirano dokumentacijo z ODiP?

Sprva so bili zelo zadržani glede učinkovitosti sistema. Sama implementacija je potekala hitro, brez večjih težav. Sedaj je zadovoljstvo vseh na dokaj visokem nivoju. 

4. Katere izboljšave ste opazili v vaših delovnih procesih po uvedbi rešitve?

Hitrejši dostop do informacij in dokumentov ter manj napak v postopkih zaradi avtomatizacije in digitalizacije.

5. Na katerih področjih ste opazili največji prihranek časa zaradi uporabe ODiPa?

Prihranek časa pri iskanju dokumentov, zmanjšanje stroškov fizičnega shranjevanja papirne dokumentacije, optimizacija procesov likvidacije računov in drugih administrativnih nalog.

6. Kako uporaba rešitve vpliva na varnost in skladnost vaših podatkov in dokumentov?

Zmanjšala se je možnost izgube dokumentov, povečala se je sledljivost in nadzor nad dokumenti, povečalo se je varovanje poslovnih skrivnosti – dokumenti so na voljo samo pooblaščenim osebam. 

7. Katere funkcionalnosti ODiP se vam zdijo še posebej uporabne? Ali je kakšna, ki jo posebej cenite pri iskanju dokumentov?

Funkcionalnost OCR za hitro iskanje dokumentov, klasifikacija dokumentov, avtomatska obdelava in sledljivost.

Enostavnost uporabe in zmanjšanje napak zaradi napačno shranjenih dokumentov.

8. Bi lahko rekli, da je uvedba rešitve olajšala vaš vsakdan pri delu z dokumenti? Kako?

Ja. Zmanjšala se je količina ročnega dela in administrativnih nalog, izboljšala se je organizacija delovnih procesov, povečala se je produktivnost zaposlenih.

9. Kako bi opisali podporo in sodelovanje z ekipo Kope?

Vse težave in problemi so bili rešeni hitro in učinkovito.

10. Ali bi ODiP priporočili tudi drugim podjetjem? Zakaj?

Seveda. Predvsem zaradi večje preglednosti, varnosti ter hitrega iskanja dokumentov. Zmanjšali so se administrativni stroški ter povečala produktivnost zaposlenih. Celoten proces manipulacije dokumentov poteka transparentno, hitro, pregledno. 

V podjetju TRO se je učinkovitost pri vsakodnevnem delu bistveno povečala, kar omogoča, da se zaposleni posvetijo bolj strateškim nalogam in izboljšanju proizvodnih procesov. Če tudi vi razmišljate o optimizaciji poslovnih procesov, je ODiP prava rešitev za vaše podjetje.