Večina podjetij že sprejema digitalizacijo in vpliv digitalne transformacije. To pomeni, da digitalizirajo svoje notranje procese, da bi postali bolj učinkoviti. Digitalizacija dokumentov in z njimi povezanih delovnih procesov prek sistemov za upravljanje dokumentov (angl. Document Management Systems – DMS) lahko igra ključno vlogo pri tem prizadevanju.

V zadnjih letih je veliko govora o računalništvu v oblaku (angl. Cloud Computing), ki je odprlo nove priložnosti za upravljanje dokumentov, še posebej z vidika cenovne dostopnosti in razširljivosti. Spodaj vam predstavljamo nekaj prednosti in slabosti upravljanja dokumentov v oblaku in preko lokalnih strežnikov.

**Kaj je dokumentni sistem (angl. Document Management Systems – DMS)?**

Sistem za upravljanje dokumentov je uporaba računalniškega sistema in programske opreme za shranjevanje, upravljanje in sledenje elektronskih dokumentov. Z uporabo naprednih iskalnikov sistemi za upravljanje dokumentov omogočajo hiter dostop do katerega koli dokumenta ali datoteke. Večina sistemov za upravljanje dokumentov deluje v povezavi s skenerji, večfunkcijskimi tiskalniki (MFP) za pretvorbo papirnih dokumentov v digitalne različice, povežemo pa ga lahko tudi z bolj zapletenimi programskimi rešitvami kot so ERP sistemi, digitalne kadrovske rešitve, …

**Kaj je računalništvo v oblaku (angl. Cloud Computing)?**

Računalništvo v oblaku je praksa uporabe omrežja oddaljenih strežnikov, ki gostujejo v internetu. Uporablja se jih za shranjevanje, upravljanje in obdelavo podatkov, namesto lokalnega strežnika ali osebnega računalnika. Z združevanjem upravljanja z dokumenti in oblakom organizacije pridobijo prednosti digitalnega shranjevanja, ne da bi morali vlagati v IT strojno opremo.

Dokumentni sistem v oblaku ali na lokalnem strežniku?

Podjetja, ki razmišljajo o sistemu za upravljanje dokumentov se morajo zavedati razlik, prednosti in slabosti posameznega sistema. Ali se vam bolj splača gostovanje programske rešitve v oblaku, ali gostovanje na lokalnem strežniku?

Upravljanje dokumentov na lokalnem strežniku

Nekaj dejstev:

Samostojno gostovanje pomeni, da je vsa programska oprema shranjena v vašem podjetju in na lastnih strežnikih vašega podjetja.
Količina pomnilnika in delovna hitrost sta odvisni od zmogljivosti strežnika.
Programska oprema ima pri gostovanju na lokalnih strežnikih enkratne stroške, ki običajno temeljijo na številu uporabnikov ter stroške za podporo in posodobitve programske opreme ponudnika.

Največja prednost samostojnega upravljanja dokumentov je večji nadzor. Vzdrževanje, delovanje sistema in varnostno kopiranje podatkov je odvisno od programerjev in IT strokovnjakov, ki so zaposleni v podjetju. Za majhna ali mikro podjetja je absolutni nadzor nad podatki podjetja lahko ključnega pomena za njihov obstoj.

Za dostop do dokumentov in funkcij programske rešitve niste odvisni od internetne povezave. Izkušnje s terena kažejo, da podjetja pogosto skrbi kibernetični napad, možnost kraje podatkov in zunanji dostop, kar lahko vodi v zlorabo podatkov, kršitev zasebnosti, gospodarsko škodo, … Z ustreznimi varnostnimi ukrepi (redne posodobitve programske in strojne opreme, nameščenimi anti-virusnimi programi, rednim ustvarjanjem varnostih kopij, …) je možnost kibernetičnega napada zelo majhna oz. ima minimalne gospodarske posledice.

Glavna pomanjkljivosti samostojnega upravljanja dokumentov so vnaprejšnji stroški in odgovornost za varnostno kopiranje podatkov.

Upravljanje dokumentov v oblaku

Nekaj dejstev:

S sistemom v oblaku vašo programsko opremo gosti zunanji ponudnik.
V sistem se dostopa preko internetne povezave.
Za dostop do sistema lahko uporabite kateri koli računalnik ali mobilno napravo, povezano z internetom.
Stroški običajno vključujejo mesečni najem oblaka oz. prostora na oblaku. Višina stroškov je po navadi odvisna od števila uporabnikov, funkcij sistema in potrebnega prostora za shranjevanje.
V stroške so vključene vse sistemske nadgradnje in vzdrževanje.

Največja prednost upravljanja dokumentov v oblaku je, da ne potrebujete ekipe IT strokovnjakov za namestitev in zagon programske opreme. Poleg tega ni velikih vnaprejšnjih stroškov, dostop je možen od koderkoli in kadarkoli ter varnostno kopiranje se samodejno zgodi v oblaku.

Druga prednost je spletna arhitektura, ki omogoča razširljivost. To pomeni, da je sistem prilagodljiv in se lahko širi ali zmanjša glede na potrebe podjetja.

Slabša stran je, da ste za delovanje sistema prepuščeni ponudniku in internetni povezavi. Posodobitve in nadgradnje sistema so odvisne od ponudnika prostora v oblaku. V primeru, da se ne morete povezati na internet pa žal tudi ne morete dostopati do dokumentov. Vendar je v današnjem času podatkovnih dostopnih točk (angl. Hot spot) verjetnost, da ne morete dostopati do dokumentov izjemno majhna.

Kako je urejen ODiP?

Upravljanje dokumentov je le del informacijske infrastrukture katerega koli podjetja, zato je pomembno, da jo je mogoče vključiti v drugo funkcionalno programsko opremo – na primer sistem za načrtovanje virov podjetja (ERP) ali sistem upravljanja odnosov s strankami (CRM).

Programsko rešitev ODiP (Obvladovanje Dokumentov in Procesov) smo v Kopi razvili pred več kot 12 leti, pred kratkim pa smo ga celovito prenovili in ga predstavili na neodvisno platformo. Prejšnja verzija, ki je temeljila na Sharepoint platformi, je zaradi licenčnih in drugih omejitev, lahko z rastjo in novimi operacijskimi sistemi, strankam povzročala težave tako z vidika zanesljivosti delovanja kot z vidika stroškov lastništva. Podjetja, ki uporabljajo ODiP, si danes ne predstavljajo več dela brez njega. Nanj imajo vezane svoje delovne procese, ki so po implementaciji pohitrili delo za 30% ali več.

Nova platforma ODiP je zastavljena tako, da lahko živi na lokalnih strežnikih ali v oblaku (Azure, Amazon, Oracle,…). Za postavitev so potrebni trije virtualni strežniki (aplikacijski WIN strežnik in dva LINUX strežnika za iskanje dokumentov – angl. File and Elastic search). Za potrebe komunikacije z drugimi sistemi in programskimi rešitvami, kot je npr. ERP, so na razpolago spletni servisi (angl. Web Service).

Pišite nam, če želite izvedeti, kako lahko sistem za upravljanje dokumentov v oblaku ali na lokalnem strežniku pomaga vašemu podjetju.