Kadrovska služba je srce podjetja in predstavlja eno najpomembnejših funkcij znotraj podjetja. Digitalizacija kadrovske službe prinaša številne koristi. Poleg digitalizacije osebnih map zaposlenih in povezanih procesov je izjemnega pomena tudi digitalna komunikacija z zaposlenimi. Ta vključuje pregled osebnih podatkov zaposlenega, posredovanje informacij o delovnem razmerju in dostop do dokumentov podjetja. V Kopi smo razvili podporni modul za elektronsko pošiljanje zaupnih dokumentov.
Modul e-Kuverte omogoča kadrovski službi, da na varen in enostaven način zaposlenemu pošlje dokumente, kot so:
- Plačilni listi,
- Izračun regresa,
- Odločba o dopustu
- Odločna o dohodnini
- Izračun božičnice in 13. plače
- Izračun sejnin
- Druge digitalne kadrovske dokumente.
Postopek
Ko digitalni kadrovski sistem KOPA HRM in KOPA PCE plače izračuna mesečno plačo zaposlenega, se kreira dokument. Ob kreiranju se ta avtomatsko zaščiti z geslom, uvozi v sistem za pošiljanje po elektronski pošti in objavi v osebnem portalu zaposlenih.
Algoritem v ozadju modula e-Kuverte poskrbi, da se dokument veže na pravo osebo in pravi elektronski naslov. Kadrovnik lahko pred pošiljanjem dopiše še krajše sporočilo in potrdi pošiljanje.
Modul e-Kuverte lahko opremite s programom za podpisovanje. S tem je omogočeno, da se dokumenti shranijo kot trajni arhiv pri uradnem arhivarju.
Zaposleni prejme dokument po elektronski pošti, do njega pa lahko dostopi preko osebnega portala. Dokument je zaščiten z geslom, ki si ga je določil ob vzpostavitvi modula e-Kuverte in ga lahko kasneje spremeni. Ob vzpostavitvi pošiljanja si zaposleni tudi izbere ali želi dokumente prejemati na služben ali zaseben elektronski naslov.
Glavne prednosti
Kadrovska služba z modulom e-Kuverte prihrani na:
- količini tiskanega papirja,
- času dostavljanja zaupnih dokumentov zaposlenim in
- odgovornosti glede dostave zaupnega dokumenta do posameznega zaposlenega.
Tehnološko sta največji dodani vrednosti avtomatizacija pošiljanja dokumentov ter zagotavljanje zaupnosti.
Model e-Kuverte predstavlja dodatno korist digitalizacije kadrovske službe saj odpira nove priložnosti in prihranke. Kadrovniki svoje delo optimizirajo in se lažje posvetijo svojim strateški funkciji v podjetju.
