Microsoft velja za enega najpomembnejših razvijalcev poslovnih programov in sistemov, ki podjetjem pomaga zagotoviti varno in učinkovito poslovanje ter pomaga pri uresničevanju njihovega potenciala. Uporabnikom ponuja zmogljive storitve v sistemu Office 365, vendar obsežno varnostno kopiranje podatkov sistema Office 365 ni ena izmed njih.
Na žalost je zmotno prepričanje, da Microsoft v celoti varnostno kopira vaše podatke. Kako zavarovati vaše podatke in informacije? Predstavljamo vam rešitev za varnostno kopiranje Veeam Backup za Microsoft Office 365 oz. 6 razlogov za Veeam varnostno kopiranje Office 365.
Nenamerno brisanje
Zagotovo nismo edini, ki smo že kdaj po pomoti med delom izbrisali datoteko in mapo.
Če izbrišete uporabnika, se izbris ponovi v omrežju, skupaj z izbrisom njihovega osebnega spletnega mesta SharePoint in njihovih podatkov v OneDrive. V programu Office 365 je zaščita podatkov omejena, kar lahko povzroči številne izzive pri obnovitvi podatkov iz varnostnih kopij.
V Office 365 sta dve vrsti izbrisov:
- mehko brisanje – primer mehkega izbrisa je spraznitev mape »koš« (angl. Deleted Items folder) oz. trajno brisanje datotek (angl. Permanently Deleted). Informacije se v omejenem delu še lahko obnovi iz nabiralnika »obnovljivi predmeti« (angl. Recoverable Items mailbox)
- trdo brisanje je, ko se predmet izbriše iz baze podatkov nabiralnika v celoti in je za vedno izgubljen.
Vrzeli in zmede glede politike zadrževalne politike
Hiter tempo poslovanja v digitalni dobi večkrat predstavlja tudi hitro spreminjanje politike, vključno z politiko hrambe (angl. retention policy), ki ji je včasih težko slediti, kaj šele upravljati. Tako kot trdo in mehko brisanje ima tudi Office 365 omejene politike varnostnega kopiranja in hrambe. V primeru katastrofalne težave lahko primerna rešitev oz. varnostno kopiranje zagotovi možnost vrnitve na čas pred težavo.
Z celostno rešitvijo, varnostnim kopiranjem rešitve Office 365 se izognete vrzelim v politikah vzdrževanja in hrambe. Na dosegu nekaj klikov so vam na voljo kratkoročne varnostne kopije, dolgoročni arhivi, vrnitev v točko pred katastrofo (angl. point-in-time restore) in obnovitev stanja.
Zunanje varnostne grožnje
Zlonamerna programska oprema in virusi, kot je odkupna programska oprema, so resno škodovali že številnim organizacijam po vsem svetu. Ne ogroža se le ugled podjetja, temveč tudi zasebnost in varnost notranjih podatkov in podatkov o strankah.
Zunanje varnostne grožnje se lahko prikradejo prek e-poštnih sporočil in prilog. Čeprav ima podjetje notranje varnostne protokole in izobraževanja o spletnih pasteh, to ni vedno popolna garancija, da so uporabniki pozorni na nevarna sporočila – še posebej, kadar se okužena sporočila zdijo pristna in prepričljiva. Omejene funkcije za varnostno kopiranje oz. obnovitev storitve Exchange Online niso primerne za reševanje resnih napadov. Z rednimi varnostnimi kopijami boste zagotovili, da ločena kopija podatkov ni okužena in da lahko hitro obnovite.
Notranje varnostne grožnje
Ko omenimo varnostne grožnje imamo po navadi v mislih kibernetske napade, viruse in hekerje. Vendar podjetja doživljajo tudi interne varnostne grožnje, ki so prav tako zelo pogoste. Podjetja so namerno in nenamerno žrtve groženj, ki jih predstavljajo njihovi lastni zaposleni.
Microsoft vidi razlike med običajnim uporabnikom in npr. odpovednim zaposlenim, ki poskuša izbrisati ključne podatke podjetja, preden zapusti podjetje. Poleg tega nekateri uporabniki nevede ustvarjajo resne grožnje s prenosom okuženih datotek ali po nesreči puščajo uporabniška imena in gesla na spletna mesta, za katera so mislili, da jim lahko zaupajo.
Drug primer je poseg v dokaze in zaupne datoteke. Predstavljajte si, da zaposleni strateško izbriše pomembna e-poštna sporočila ali datoteke, katerih ne sme doseči izven zakonskih, skladnih ali kadrovskih oddelkov.
Pravne in skladnostne zahteve
Včasih morate zaradi pravnih zahtev nepričakovano pridobiti e-pošto, datoteke ali druge vrste podatkov za nazaj. Po verjetnosti Murphyjevega zakona – nekaj, za kar nikoli ne mislite, da se vam bo zgodilo, dokler se ne zgodi.
Microsoft je vgradil nekaj varnostnih mrež (angl. Litigation Hold), vendar to niso robustne varnostne rešitve, s katerimi lahko vaše podjetje prepreči pravne težave. Na primer, če pomotoma izbrišete uporabnika, se izbriše tudi njegov nabiralnik, osebno spletno mesto SharePoint in račun OneDrive.
Pravne zahteve, zahteve glede skladnosti in predpisi o dostopu se razlikujejo med posameznimi industrijami in državami, vendar so globe, kazni in pravni spori tri stvari, za katere nimate prostora na svojem seznamu opravkov.
Upravljanje hibridnih uvajanj in migracij e-pošte v Office 365
Organizacije, ki začnejo uporabljati Office 365, običajno potrebujejo nekaj časa, da se navadijo na uporabo med lokalno borzo Exchange in Office 365 Exchange Online. Nekateri celo pustijo majhen del svojega zapuščenega sistema, da bi mu dodali prilagodljivost in dodaten nadzor. Ta hibridna uvajanja e-pošte so običajne, vendar predstavljajo dodatne izzive pri upravljanju.
Prava varnostna rešitev za Office 365 bi morala biti sposobna upravljati hibridna uvajanja e-pošte in obravnavati izmenjavo podatkov enako, zaradi česar lokacija vira ni pomembna.
Obstajajo vrzeli v varnosti, ki jih morda prej niste poznali. Z uvedbo programa Microsoft Office 365 ste že sprejeli pametno poslovno odločitev, zdaj poiščite varnostno kopijo rešitev, ki vam ponuja popoln dostop in popoln nadzor nad podatki sistema Office 365 in se izognete nepotrebnim tveganjem izgube podatkov.