Integriran dokumentni sistem za digitalizacijo celotnega poslovnega procesa
Uporaba poslovnega informacijskega sistema ERP še ne pomeni nujno, da podjetje posluje učinkovito. S celovitim ERP-sistemom se skrajšajo in pohitrijo procesi, zmanjšajo se zaloge, izboljša se upravljanje virov in preglednost poslovanja. Kljub temu pa so številni vsakodnevni postopki še vedno v papirni obliki in prepuščeni ročnemu delu. Zaradi nespremenjenih postopkov potrjevanja oziroma podpisovanja se količina natisnjenih in kopiranih dokumentov ni zmanjšala. Tako podjetja v resnici ne morejo doseči pričakovanega povečanja produktivnosti in želene vrednosti naložbe.
Podjetja, ki pri notranjem in zunanjem poslovanju še vedno uporabljajo papirne dokumente, ne morejo poslovati agilno in so hkrati izpostavljena tveganjem, da bodo zamudila z digitalizacijo in izgubila konkurenčnost.
ERP-sistemi se zgodovinsko gledano niso primarno ukvarjali z delovnimi postopki, temveč so bili osredotočeni na procesiranje podatkov.
Tudi najboljši poslovni informacijski sistemi danes še ne omogočajo digitalizacije delovnih postopkov, saj imajo zelo omejene zmožnosti glede zajema podatkov, upravljanja delovnih tokov in arhiviranja dokumentov.
Podjetja sicer pogosto uporabijo obvode, kot je pošiljanje elektronskih dokumentov prek e-pošte, vendar to ne odpravlja ročnega prepisovanja podatkov ter ne omogoča urejenega, učinkovitega in nadzorovanega izvajanja postopkov.
Ponudniki sistemov ERP pri obvladovanju dokumentov običajno računajo na zunanje rešitve, kot so dokumentni sistemi. Eden največjih izzivov pri brezpapirnem poslovanju je integracija sistema ERP z dokumentnim sistemom, ki bi omogočala enostavno obdelavo dokumentov, ki izvirajo iz ERP-sistema ali se vanj zapisujejo.
ODiP za brezpapirno podjetje
V iskanju rešitve, kako uporabnikom različnih ERP-sistemov čim bolj enostavno omogočiti prehod na brezpapirno poslovanje, je KOPA že pred leti ponudila novo generacijo dokumentne rešitve KOPA ODiP. Ta rešitev poenostavlja integracijo s sistemi ERP, kar omogoča popolnoma brezpapirno izvedbo vseh delovnih postopkov.
ODiP uporabnikom omogoča, da na enostaven način digitalizirajo ročne delovne postopke, kot je recimo potrjevanje nabavnih zahtevkov ter drugih dokumentov, ki nastajajo v ERP-sistemu in zahtevajo avtorizirano potrditev.
Integracija omogoča dvosmerno izmenjavo podatkov med ERP in dokumentnim sistemom, kar zagotavlja neprekinjenost procesa ter revizijsko sledljivost. Samodejna izmenjava podatkov hkrati odpravlja človeške napake in dodatno pohitri izvajanje brezpapirnih postopkov.
Uporabniki lahko v ODiP-u samostojno kreirajo nove tipe dokumentov in delovne tokove zanje, s čimer se digitalizirajo tudi ostali delovni postopki in dokumenti, ki nastajajo v posameznih oddelkih oziroma krožijo po podjetju. Tako ODiP nadomesti nenadzorovano in tvegano komunikacijo prek e-pošte ter vzpostavi popoln pregled nad izvajanjem postopkov in odgovornostjo posameznih zaposlenih.
