Spremembe v delovnem okolju, ki jih poganja tehnološki napredek in spremenjene delovne razmere v času pandemije, so privedle do potrebe po prilagoditvi načinov vodenja delovnega časa. Delo od doma postaja vse pogostejše, kar zahteva posodobitev metod beleženja delovnih ur. V luči sprememb je bila sprejeta novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 50/23, v nadaljevanju ZEPDSV-A), ki se bo pričela uporabljati 20. novembra 2023. Ta spreminja in dopolnjuje določbe, ki se nanašajo na področje vodenja evidenc o izrabi delovnega časa in s tem postavlja nove zahteve za delodajalce.
Preden podamo praktične primere o tem, kako pravilno voditi evidenco delovnega časa, je nujno razumeti, kaj točno zahteva novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti.
Od leta 2006 je beleženje podatkov o porabi delovnega časa obveznost za vse delodajalce in predstavlja eno izmed štirih ključnih evidenc, ki jih morajo vzdrževati. Sedaj, po 17 letih, doživlja to področje svoje prve pomembne spremembe in dopolnitve z uvedbo ZEPDSV-A. Med glavnimi novostmi in izboljšavami, ki jih ta zakon prinaša, so:
• Razširitev opredelitve pojma delavec z dodatnimi elementi, ki so ključni za ugotavljanje, ali je potrebno voditi evidenco o porabi delovnega časa.
• Zajemanje dodatnih informacij o delovnem času, vključno z zabeležbo časa prihoda in odhoda z dela, izkoriščanjem odmorov med delom, številom ur v manj ugodnih delovnih pogojih, seštevki ur in podobno.
• Možnost delavca, da tedensko pregleduje svojo evidenco delovnega časa.
• Obveznost delodajalca, da zaposlenemu najkasneje do dneva izplačila plače posreduje informacije o delovnem času za prejšnji mesec, kot so zabeležene v evidenci.
• Zahteva, da se evidence hranijo bodisi na sedežu podjetja, bodisi na mestu opravljanja dela.
• Zahteva po elektronskem beleženju podatkov o porabi delovnega časa za tiste, ki so že bili kaznovani zaradi kršitev povezanih z evidencami.
• Določitev strožjih kazni in glob za delodajalce, ki ne vzdržujejo, hranijo ali ažurirajo evidenc delovnega časa, kot je zahtevano.
• Uvedba kazni in sankcij za odgovorne osebe znotraj podjetja v primeru kršitev.
Upravljanje z delovnim časom in delo na daljavo (delo od doma) ni več izjema, ampak postaja stalnica v mnogih podjetjih. To od delodajalcev zahteva, da najdejo učinkovite rešitve za beleženje delovnih ur na daljavo. Obstajajo različna orodja in aplikacije, ki omogočajo sledenje času, ki ga zaposleni preživijo na delu, ne glede na njihovo lokacijo. Jasno komuniciranje, pričakovanj in obveznosti ter vzdrževanje rednih stikov je izjemnega pomena za ohranjanje produktivnosti in zadovoljstva med zaposlenimi.
Za lažje usklajevanje z novo zakonodajo smo pripravili nekaj nasvetov in priporočil.
Beleženje odmorov in dela od doma
1. Usposabljanje in ozaveščanje: zagotovite, da so vsi zaposleni in vodstvo podjetja dobro obveščeni o novih zahtevah zakonodaje in kako to vpliva na njihovo delo.
2. Tehnološka podpora: investirajte v ustrezne tehnološke rešitve, ki omogočajo natančno in enostavno beleženje delovnega časa, vključno z odmori in delom od doma.
3. Transparentnost in dostopnost: zagotovite, da imajo zaposleni tedenski dostop do svojih evidenc delovnega časa, da lahko preverijo pravilnost in se po potrebi odzovejo na morebitna neskladja.
Fleksibilnost in delo od doma
1. Jasna politika: razvijte jasno in celovito politiko za delo od doma in fleksibilen delovni čas, ki vključuje smernice o tem, kako beležiti delovni čas, kako upravljati z nadurnim delom in kako zagotoviti, da so zaposleni še vedno v skladu z zakonodajo.
2. Razumevanje tveganj: bodite seznanjeni s tveganji, ki jih prinašajo nedorečena pravila gibljivega delovnega časa in delo od doma, in sprejmite ukrepe za njihovo zmanjšanje.
3. Redno pregledovanje in nadzor: implementirajte postopke za redno pregledovanje in nadzor nad delovnim časom, da se izognete nekontroliranemu kopičenju ur, prikritemu opravljanju nadurnega dela in drugim težavam.
Skladnost z zakonodajo
1. Prilagoditev postopkov: prilagodite svoje kadrovske in plačilne postopke, da bodo v skladu z novo zakonodajo.
2. Preprečevanje kršitev: vzemite resno vsako možnost kršitve zakonodaje in delujte preventivno, da preprečite visoke globe in sankcije.
3. Posvetovanje s pravnimi strokovnjaki: ne oklevajte poiskati nasvet ali pomoč pravnih strokovnjakov, še posebej, če niste povsem prepričani o interpretaciji ali izvajanju določenih aspektov zakonodaje.
Upamo, da vam bodo ti nasveti pomagali pri implementaciji novih zahtev zakonodaje in zagotavljanju skladnosti vaših delovnih procesov. Sledenje smernicam iz novele Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti, uporaba primernih orodij in ohranjanje odprtih komunikacijskih kanalov bo podjetjem pomagalo ostati v skladu z zakonskimi zahtevami, hkrati pa ohranjati visoko stopnjo produktivnosti in zadovoljstva med zaposlenimi.
Stopite v stik z nami za brezhibno integracijo
Vemo, da lahko prehod na nove metode beleženja delovnega časa in usklajevanje z najnovejšimi zakonskimi zahtevami predstavljajo izziv. Pri Kopa d.d. smo se zavezali, da bomo podjetjem pomagali pri tem prehodu, da boste lahko brez skrbi sledili zakonodaji in hkrati ohranili produktivnost ter zadovoljstvo vaših zaposlenih.
Naša ekipa strokovnjakov nudi rešitev za prenos podatkov iz sistema za beleženje delovnega časa v vaše sistem za obračun plač Kopa PCE. Ne glede na to, ali potrebujete pomoč pri nastavitvi, usposabljanju zaposlenih ali tehnični podpori, smo tukaj, da vam pomagamo. Ne odlašajte in se obrnite na nas.