Unatoč digitalizaciji i ekstremnim ulaganjima u informatizaciju poduzeća, još uvijek se u HR službama događa da gube vrijeme čekajući da svaki zaposlenik osobno dođe u ured radi potpisa ugovora o zaposlenju, aneksa, pravilnika, suglasnosti ili bilo kojeg drugog dokumenta. I zaposleni i dalje potpisuju sve te dokumente kemijskom olovkom. Jeste li se ikada pitali koliko bi vaše poduzeće moglo uštedjeti na vremenu i papiru ako bi zaposleni sve te dokumente potpisivali elektronički? Kadrovska služba svakodnevno se suočava s izazovima dugotrajnih postupaka ručne pripreme tih dokumenata, njihova tiskanja, umnažanja, povezivanja, pečatiranja te potpisivanja od strane poslodavca. Kad su dokumenti pripremljeni, potrebno je obavijestiti zaposlene o dokumentima koji čekaju na njihov potpis, uskladiti datum i vrijeme potpisa te ih, u slučaju da zaposlenik zaboravi, ponovno pozivati na potpisivanje. Kada ima više zaposlenih, moramo dodatno voditi evidenciju već potpisanih i još nepodpisanih dokumenata zbog transparentnosti i preglednosti. Nakon dugotrajne procedure potpisivanja, potrebno je osigurati njihovo pravilno arhiviranje i, ako su dokumenti kreirani i potpisani u fizičkom obliku, osigurati odgovarajući prostor za sigurno pohranjivanje tih dokumenata te spriječiti neovlašteni pristup već potpisanim dokumentima. Zaposleni mora napustiti svoje radno okruženje ili se, u svom slobodnom vremenu, pojaviti kod poslodavca radi potpisa dokumenta. Prema istraživanju koje je proveo Forrester Research, prosječno vrijeme za završavanje transakcija s elektroničkim potpisom smanjuje se s 5 dana na 37 minuta. Ovaj smanjeni vremenski okvir ne samo da povećava produktivnost, već također poboljšava korisničko iskustvo za zaposlenike jer omogućuje veću fleksibilnost i dostupnost procesa. U razdoblju kada je vrijeme dragocjenije nego ikad prije, a digitalna transformacija oblikuje tijek poslovanja, prihvaćanje e-potpisa unutar HR odjela nije samo logična, već nužna odluka.