U tvrtki TRO su s našim DMS sustavom pojednostavili upravljanje dokumentima, poboljšali dostupnost podataka te povećali učinkovitost svojih poslovnih procesa.
U svakoj tvrtki učinkovito upravljanje dokumentima ključno je za nesmetan rad. Kroz vrijeme nakuplja se mnogo dokumenata, od ugovora do tehničkih crteža i izvještaja, što može dovesti do zbrke i neurednog sustava.
Tvrtka TRO, d.o.o., koja se bavi proizvodnjom metalnih proizvoda i komponenti, suočila se s sličnim izazovima. U potrazi za rješenjem odlučili su se za implementaciju sustava za dokumente (DMS), što im je donijelo mnoge poboljšanja u svakodnevnom poslovanju.
Implementacijom našeg DMS sustava, tvrtka je postigla veću učinkovitost, smanjila administrativne pogreške i poboljšala preglednost poslovnih procesa. Učinkovito upravljanje dokumentima ključ je za bolju organizaciju i uspjeh na tržištu.
Razgovarali smo s gospođom Helenom Perše, voditeljicom financija i računovodstva u tvrtki, koja nam je predstavila kako su s implementacijom DMS-a poboljšali poslovne procese.
Što ona kaže o našem sustavu, pročitajte u nastavku:
- Kako ste se suočili s izazovima pri upravljanju dokumentima prije implementacije rješenja ODiP?
Najviše nas smetala neurednost dokumenata i velika kašnjenja u traženju dokumenata.
- Koji je bio glavni razlog za uvođenje sustava za dokumente u vašu tvrtku?
Zbog potrebe za većom učinkovitošću i optimizacijom radnih procesa, želje za bržom obradom dokumenata i boljim nadzorom i praćenjem dokumenata u tvrtki.
- Kakav je bio odgovor vaših zaposlenika na prijelaz na digitalnu dokumentaciju s ODiP?
Isprva su bili vrlo rezervirani u pogledu učinkovitosti sustava. Sama implementacija prošla je brzo, bez većih problema. Sada je zadovoljstvo svih na vrlo visokoj razini.
- Koja poboljšanja ste primijetili u vašim radnim procesima nakon implementacije rješenja?
Brži pristup informacijama i dokumentima te manje pogrešaka u procesima zbog automatizacije i digitalizacije.
- Na kojim ste područjima primijetili najveću uštedu vremena zbog upotrebe ODiPa?
Ušteda vremena pri traženju dokumenata, smanjenje troškova fizičkog pohranjivanja papirnih dokumenata, optimizacija procesa likvidacije računa i drugih administrativnih zadataka.
- Kako uporaba rješenja utječe na sigurnost i usklađenost vaših podataka i dokumenata?
Smanjena je mogućnost gubitka dokumenata, povećana je praćenost i nadzor nad dokumentima, a zaštita poslovnih tajni je poboljšana – dokumenti su dostupni samo ovlaštenim osobama.
- Koje vam funkcionalnosti ODiP-a posebno koriste? Postoji li neka koja vam je posebno korisna pri traženju dokumenata?
OCR funkcionalnost za brzo traženje dokumenata, klasifikacija dokumenata, automatska obrada i praćenje.
Jednostavnost upotrebe i smanjenje pogrešaka zbog pogrešno pohranjenih dokumenata.
- Možete li reći da je implementacija rješenja olakšala vaš svakodnevni rad s dokumentima? Kako?
Da. Smanjena je količina ručnog rada i administrativnih zadataka, poboljšana je organizacija radnih procesa, a produktivnost zaposlenika se povećala.
- Kako biste opisali podršku i suradnju s timom Kopa?
Sve poteškoće i problemi su brzo i učinkovito riješeni.
- Biste li ODiP preporučili drugim tvrtkama? Zašto?
Naravno. Posebice zbog veće preglednosti, sigurnosti i bržeg traženja dokumenata. Smanjeni su administrativni troškovi, a produktivnost zaposlenika je povećana. Cjelokupan proces rukovanja dokumentima je transparentan, brz i pregledan.
✔️ U tvrtki TRO učinkovitost u svakodnevnom radu značajno je porasla, što omogućuje zaposlenicima da se posvete strateškim zadacima i poboljšanju proizvodnih procesa. Ako i vi razmišljate o optimizaciji poslovnih procesa, ODiP je pravo rješenje za vašu tvrtku.
Koristi za klijenta
Pojednostavljeno upravljanje dokumentima
Veća preglednost i kontrola
Povećana učinkovitost i smanjenje pogrešaka
Izjava klijenta
Zmanjšala se je možnost izgube dokumentov, povečala se je sledljivost in nadzor nad dokumenti, povečalo se je varovanje poslovnih skrivnosti – dokumenti so na voljo samo pooblaščenim osebam.
