Integrirani dokumentni sustav za digitalizaciju cijelog poslovnog procesa
Korištenje poslovnog informacijskog sustava ERP još uvijek ne znači nužno da poduzeće posluje učinkovito. S cjelovitim ERP-sustavom skraćuju se i ubrzavaju procesi, smanjuju se zalihe, poboljšava upravljanje resursima i preglednost poslovanja. Unatoč tome, mnogi svakodnevni postupci i dalje su u papirnatom obliku i prepušteni ručnom radu. Zbog nepromijenjenih postupaka potvrđivanja i potpisa, količina ispisanih i kopiranih dokumenata nije smanjena. Tako poduzeća zapravo ne mogu postići očekivano povećanje produktivnosti i željenu vrijednost investicije.
Poduzeća koja u unutarnjem i vanjskom poslovanju još uvijek koriste papirne dokumente ne mogu poslovati agilno i istovremeno su izložena riziku da će zakasniti s digitalizacijom i izgubiti konkurentnost.
ERP-sustavi povijesno nisu primarno bavili radnim postupcima, nego su se fokusirali na obradu podataka.
Čak i najbolji poslovni informatički sustavi danas još ne omogućuju digitalizaciju radnih postupaka jer imaju vrlo ograničene mogućnosti za prikupljanje podataka, upravljanje radnim tokovima i arhiviranje dokumenata.
Poduzeća često koriste zaobilazna rješenja, poput slanja elektroničkih dokumenata putem e-pošte, no to ne uklanja ručno prepisivanje podataka i ne omogućuje uredno, učinkovito i kontrolirano izvođenje postupaka.
Pružatelji ERP sustava obično oslanjaju se na vanjska rješenja, poput dokumentnih sustava. Jedan od najvećih izazova u poslovanju bez papira je integracija ERP sustava s dokumentnim sustavom koji bi omogućio jednostavno upravljanje dokumentima koji dolaze iz ERP sustava ili se u njega upisuju.
ODiP za bezpapirsko poduzeće
U potrazi za rješenjem kako korisnicima različitih ERP sustava omogućiti što jednostavniji prijelaz na poslovanje bez papira, KOPA je već prije nekoliko godina ponudila novu generaciju dokumentnih rješenja KOPA ODiP. Ovo rješenje pojednostavljuje integraciju s ERP sustavima, što omogućuje potpuno bezpapirsko izvršavanje svih radnih postupaka.
ODiP korisnicima omogućuje da na jednostavan način digitaliziraju ručne radne postupke, kao što je potvrđivanje nabavnih zahtjeva i drugih dokumenata koji nastaju u ERP sustavu i zahtijevaju autoriziranu potvrdu.
Integracija omogućuje dvosmjernu razmjenu podataka između ERP-a i dokumentnog sustava, što osigurava kontinuitet procesa i revizijsku praćenje. Automatska razmjena podataka uklanja ljudske pogreške i dodatno ubrzava izvršavanje bezpapirnih postupaka.
Korisnici mogu samostalno kreirati nove vrste dokumenata i radne tokove za njih u ODiP-u, čime se digitaliziraju i ostali radni postupci i dokumenti koji nastaju u pojedinim odjelima ili kruže kroz poduzeće. Tako ODiP zamjenjuje nereguliranu i rizičnu komunikaciju putem e-pošte te uspostavlja potpuni pregled nad izvođenjem postupaka i odgovornostima pojedinih zaposlenika.
