Kopa ODiP - Kopa

Gubite li previše vremena tražeći dokumente?

Digitalizirajte dokumente s ODiP sustavom.

Učinkovito upravljanje dokumentima ključno je za uspjeh u modernom poslovanju. Naš ODiP DMS digitalizira i automatizira radne procese, čime povećava produktivnost i preglednost. Osigurava sigurnost i praćenje dokumenata te omogućuje centralizirano pohranjivanje s naprednim pretraživanjem po sadržaju i elektroničkim potpisivanjem.

Upotrebom DMS-a zaposlenici mogu pristupiti potrebnim informacijama u prosjeku 60% brže nego uz korištenje tradicionalnih sustava.

Koje su funkcionalnosti ODiP-a?

Sustav omogućuje jednostavan pregled i povezivanje međusobno povezanih dokumenata, čime se povećava organizacija i učinkovitost.

Sve dokumente možete uređivati i stvarati izravno u sustavu, što omogućuje bolju kontrolu i centralizaciju sadržaja na jednom mjestu.

Dokumenti su organizirani po modulima i vrstama te opremljeni metapodacima, što omogućuje bolju kategorizaciju i lakše pretraživanje.

Korisnici mogu dodavati prilagođene metapodatke prema specifičnim potrebama poduzeća.

Sustav omogućuje komentiranje na dokumentima i obavještavanje korisnika unutar sustava te putem e-pošte, čime se poboljšava komunikacija i suradnja.

Različiti i prilagodljivi tijekovi rada omogućuju tvrtkama učinkovito upravljanje svojim procesima i prilagodbu promjenama.

Napredno pretraživanje metapodataka i sadržaja dokumenata (Full text search) omogućuje brzo i precizno pronalaženje potrebnih informacija.

Sustav prati stvaranje, uređivanje, pregledavanje i odobravanje dokumenata, čime se povećava preglednost i usklađenost.

Korisnici mogu postaviti prava za upravljanje i pristup dokumentima, čime se osigurava sigurnost i nadzor nad obradom dokumenata.

ODiP DMS omogućuje verzioniranje dokumenata i kontrolu nad verzijama, čime se osigurava da su uvijek dostupne najnovije i najtočnije informacije.

Sustav omogućuje označavanje dokumenata s oznakama i automatski prijenos metapodataka, čime se olakšava kategorizacija i pretraživanje.

Izjava o rješenju

"Lijep primjer šireg pogleda na digitalizaciju procesa je podrška mjerama,
koja ne uključuje samo praćenje provedbe mjere, već je također povezana
s pokazateljima učinkovitosti koji pokazuju utjecaj na poslovanje."

Domen Ocepek

Kopa d.d.

Najčešća pitanja i odgovori

Što znači DMS i kako funkcionira ODiP?

DMS (Sustav za upravljanje dokumentima) je informatički sustav koji omogućuje prikupljanje, pohranu, upravljanje i praćenje digitalnih dokumenata i elektroničkih slika papirnih dokumenata. Njegova glavna funkcija je centralizacija svih dokumenata u tvrtki, što omogućuje jednostavan pristup, veću sigurnost i usklađenost s zakonskim zahtjevima.

Kako ODiP poboljšava učinkovitost i produktivnost u tvrtkama?

S ODiP DMS ubrzavamo radne procese u tvrtki, kao što su odobravanje i potpisivanje, čime se štedi značajno vrijeme. Prijelaz na bezpapirsko poslovanje i centralizacija svih dokumenata na jednom mjestu omogućuju uštedu novca. Sustav omogućuje značajno brže i učinkovitije pretraživanje dokumenata s naprednim pretraživanjem (Elasticsearch) i pretraživanjem sadržaja dokumenata (Full text search), čime se poboljšava produktivnost i smanjuje vrijeme potrebno za pronalaženje informacija.

Koje su glavne prednosti korištenja ODiP-a u usporedbi s drugim rješenjima za upravljanje dokumentima na tržištu?

ODiP DMS nudi mnoge prednosti koje ga razlikuju od drugih rješenja za upravljanje dokumentima na tržištu:

Automatsko i ručno povezivanje dokumenata: Sustav omogućuje jednostavan pregled i povezivanje međusobno povezanih dokumenata, što povećava organiziranost i učinkovitost.
Uređivanje i stvaranje dokumenata putem ODiP-a: Sve dokumente možete uređivati i stvarati izravno u sustavu, što omogućuje bolju kontrolu i centralizaciju sadržaja na jednom mjestu.
Organizacija dokumenata po modulima i vrstama: Dokumenti su organizirani po modulima i vrstama te opremljeni metapodacima, što omogućuje bolju kategorizaciju i lakše pretraživanje.
Prilagodljivi metapodaci: Korisnici mogu dodati prilagođene metapodatke, prilagođene specifičnim potrebama tvrtke.
Komentiranje i obavještavanje: Sustav omogućuje komentiranje dokumenata i obavještavanje korisnika unutar sustava te putem e-pošte, čime se poboljšava komunikacija i suradnja.
Upravljanje poslovnim procesima: Različiti i prilagodljivi tijekovi rada omogućuju tvrtkama učinkovito upravljanje svojim procesima i prilagodbu promjenama.
Napredno pretraživanje: Napredno pretraživanje metapodataka i sadržaja dokumenata (Full text search) omogućuje brzo i precizno pronalaženje potrebnih informacija.
Revizijska povijest: Sustav prati stvaranje, uređivanje, pregledavanje i odobravanje dokumenata, čime se povećava preglednost i usklađenost.
Postavljanje prava pristupa: Korisnici mogu postaviti prava za upravljanje i pristup dokumentima, čime se osigurava sigurnost i nadzor nad obradom dokumenata.
Verzija i kontrola verzija: ODiP DMS omogućuje verzioniranje dokumenata i kontrolu verzija, čime se osigurava da su uvijek dostupne najnovije i najtočnije informacije.
Oznake na dokumentima: Sustav omogućuje označavanje dokumenata s oznakama i automatski prijenos metapodataka, čime se olakšava kategorizacija i pretraživanje.

Omogućuje li ODiP integraciju s postojećim poslovnim alatima i sustavima?

Da, ODiP omogućuje integraciju s drugim poslovnim alatima i sustavima. Prvo, podržava povezivanje vanjskih ERP sustava putem API, kao što su Kopa ERP, SAP i drugi, što omogućuje nesmetanu razmjenu podataka između različitih sustava. Drugo, ODiP omogućuje generiranje izvještaja i reporta koji mogu kombinirati podatke iz različitih izvora za bolje poslovno odlučivanje. Treće, ODiP se integrira s certificiranim pružateljima e-potpisivanja, kao što su Docusign, BetrSign i mSign, što osigurava pravnu valjanost i sigurnost elektroničkih potpisa. Na kraju, ODiP omogućuje integraciju s eArhivom Pošte Slovenije, što omogućuje dugoročno pohranjivanje i arhiviranje dokumenata u skladu sa zakonodavnim zahtjevima.

Kako ODiP podržava sigurnost i usklađenost sa zakonodavstvom u upravljanju dokumentima?

ODiP osigurava sigurnost i usklađenost sa zakonodavstvom u upravljanju dokumentima na više načina. Omogućuje postavljanje prava pristupa, što znači da korisnici mogu odrediti tko ima prava za upravljanje, pristup i obradu dokumenata, čime se osigurava sigurnost i nadzor nad obradom osjetljivih informacija. ODiP se integrira s certificiranim pružateljima e-potpisivanja, što omogućuje e-potpisivanje dokumenata u skladu sa zakonodavnim zahtjevima. Osim toga, ODiP omogućuje integraciju s certificiranim pružateljima e-arhiva, što osigurava dugoročno pohranjivanje dokumenata u skladu sa zakonskim propisima.

Koliko traje implementacija?

Vrijeme potrebno za implementaciju ODiP DMS-a ovisi o više čimbenika, uključujući veličinu tvrtke, složenost postojećih sustava, specifične potrebe tvrtke i opseg prilagodbi. Općenito, implementacija obično traje od nekoliko tjedana do nekoliko mjeseci. Manja poduzeća s manje složenim potrebama mogu očekivati kraće vrijeme implementacije, dok veće tvrtke s kompleksnijim zahtjevima mogu trebati dulje razdoblje za potpunu implementaciju sustava. Naši iskusni savjetnici pomoći će vam u svim koracima procesa, od početne analize potreba do konačne implementacije i obuke korisnika, kako bi prijelaz na ODiP DMS bio što glatkiji i učinkovitiji.

Za koje industrije je ODiP prikladan?

Naš ODiP sustav prikladan je za tvrtke svih veličina i iz svih sektora koje žele optimizirati upravljanje dokumentima i poboljšati radne procese. Naši klijenti dolaze iz proizvodnje, zdravstva, financijske industrije, javnog sektora, obrazovanja i mnogih drugih industrija u kojima je učinkovito upravljanje dokumentima ključno.

ODiP nudi prilagodljiva rješenja koja se prilagođavaju specifičnim potrebama vaše tvrtke, omogućuju centraliziranu pohranu i jednostavan pristup dokumentima te osiguravaju visoku razinu sigurnosti i usklađenosti sa zakonodavstvom. Poboljšajte svoje poslovanje s ODiP DMS-om i postignite višu razinu učinkovitosti i produktivnosti, bez obzira na veličinu vaše tvrtke.