Elektronički potpis postao je nezamjenjiv alat za optimizaciju poslovnih procesa i poboljšanje učinkovitosti kadrovskih službi. S digitalizacijom dokumentacije, hibridnim radom i agilnim pristupom u kadrovanju, elektronički potpisi postali su prvi izbor za tvrtke koje žele uštedjeti vrijeme i smanjiti troškove.
Ključne prednosti uporabe elektroničkog potpisa u HRM sustavu:
- Bezpapirno poslovanje: Elektronički potpisi omogućuju jednostavno i bezpapirno obrađivanje kadrovskih dokumenata, što pojednostavljuje procese i poboljšava preglednost. Sve više tvrtki prelazi na digitalno arhiviranje, pri čemu elektronički potpisi taj proces nadopunjuju i pojednostavljuju.
- Podrška hibridnom i udaljenom radu: S povećanjem obujma udaljenog rada, omogućavanje potpisa na daljinu postaje ključno. Elektronički potpisi omogućuju potpisivanje kadrovskih dokumenata bez fizičke prisutnosti, što olakšava radni proces.
- Agilno upravljanje kadrovima: Elektronički potpisi podupiru agilne kadrovske pristupe, jer s jednostavnim rješenjima omogućuju brzo i učinkovito rješavanje administrativnih zadataka, čime se povećava fleksibilnost i pojednostavljuju kadrovski procesi.
- Kultura samostalnosti i preglednosti: Zaposlenici mogu pomoću elektroničkih potpisa jednostavno pristupiti svojim dokumentima, ugovorima i drugim dokumentima, koje mogu potpisati bilo kada i bilo gdje, te imati potpuni pregled nad svojim dokumentima.
- Povećana učinkovitost: Uključivanje elektroničkog potpisa u kadrovske procese skraćuje vrijeme obrade i osigurava potpunu praćenost dokumenata. Umjesto tiska, potpisivanja i skeniranja, dokumenti mogu brzo doseći svoj cilj, čime se cijeli proces ubrzava.
- Sigurnost i usklađenost: Elektronički potpisi omogućuju sigurnu razmjenu dokumenata, zaštićenu od neovlaštenog pristupa, te potpunu usklađenost s zakonodavstvom i propisima, što poboljšava povjerenje u cijeli postupak.
Vrste elektroničkih potpisa: Elektronički potpisi koriste se u nekoliko oblika, svaki s različitim stupnjem pravne valjanosti i sigurnosti:
- Jednostavni elektronički potpis: Osnovni oblik potpisa, koji je prikladan za jednostavne dokumente.
- OTP elektronički potpis: Povećava sigurnost s jedinstvenom lozinkom koja osigurava siguran pristup.
- Napredni elektronički potpis: Uključuje detaljno provjeru identiteta, na primjer osobnom ispravom.
- Kvalificirani elektronički potpis: U EU jedini oblik elektroničkog potpisa koji je zakonski jednak vlastoručnom potpisa.
Praktični primjeri uporabe elektroničkog potpisa u kadrovskom procesu: Elektronički potpisi izuzetno su korisni u različitim kadrovskim procesima, kao što su:
- Zapošljavanje: Kandidati mogu potpisivati ugovore na daljinu, bez potrebe za dolaskom u ured.
- Onboarding na daljinu: Novi zaposlenici mogu potpisati svoje dokumente na daljinu, čime se poboljšava njihovo prvo iskustvo s tvrtkom.
- Promjene ugovora: Elektronički potpisi omogućuju jednostavno odobravanje povišica, novih zadataka ili promjena u ugovoru o zaposlenju.
Elektronički potpis postaje standardna praksa u kadrovskim odjelima koji nastoje optimizirati procese, uštedjeti i smanjiti pogreške.
Uvođenje elektroničkih potpisa veliki je korak prema modernom upravljanju kadrovima, gdje brzina, prilagodljivost i preglednost postaju nezamjenjivi.
