V svetu, kjer je trajnost postala ključna prioriteta, dokumentni sistemi igrajo pomembno vlogo pri oblikovanju bolj zelenih in učinkovitih poslovnih praks. Vendar se postavlja vprašanje: “Kako lahko dokumentni sistemi prispevajo k trajnostnim praksam in zmanjšanju porabe papirja, ne da bi to vplivalo na učinkovitost in produktivnost podjetij?”.
Programska rešitev Kopa ODiP (Obvladovanje Dokumentov in Procesov) združuje širok nabor gradnikov za upravljanje z dokumentacijo, delovnimi postopki in skupinskim delom. V spodnjih 6 točkah odgovarjamo na vprašanje trajnosti in izboljšane poslovne učinkovitosti našega dokumentnega sistema.
1. Zmanjšanje porabe papirja: korak k digitalni prihodnosti
V dobi, kjer se podjetja in organizacije vse bolj osredotočajo na zmanjšanje svojega okoljskega vpliva, je zmanjšanje porabe papirja ena od prvih in hkrati najbolj logičnih aktivnosti. Digitalizacija dokumentov prinaša ekoloških koristi, izboljšuje operativno učinkovitost in zmanjšuje stroške.
Pretvarjanje fizičnih dokumentov v digitalno obliko omogoča podjetjem, da zmanjšajo svojo odvisnost od papirja. To zmanjša količino odpadkov in potrebo po fizičnem prostoru za shranjevanje, hkrati pa omogoča lažje upravljanje, shranjevanje in deljenje dokumentov. Digitalni dokumenti so lažje in hitreje dostopni kar pa zagotavlja fleksibilnost in hitrejše delovne procese.
Dodatno prednost predstavlja funkcionalnost elektronskega podpisovanja, ki jo Kopa ODiP omogoča z različnimi ponudniki (DocuSign, mSign, BetrSign). Elektronsko podpisovanje omogoča podjetjem, da legalno in varno podpišejo dokumente brez potrebe po tiskanju in pošiljanju papirnatih kopij, kar ponovno zmanjšuje porabo papirja in povezane stroške tiskanja ter poštnine).
Implementacija politik brez papirja v organizacijah ni le korak k zmanjšanju porabe papirja, ampak tudi pomemben korak k digitalni transformaciji. Z uporabo digitalnih orodij, kot so CRM sistemi, platforme za upravljanje dokumentov in orodja za sodelovanje, podjetja lahko zmanjšajo ali celo odpravijo potrebo po fizičnih dokumentih.
Z digitalnim arhivom podjetja zmanjšujejo potrebo po fizičnem shranjevanju in izboljšujejo dostop do starih ali arhiviranih dokumentov. To zmanjšuje stroške shranjevanja ter omogoča hitrejši dostop do arhiviranih dokumentov, kar lahko izboljša učinkovitost in odzivnost podjetja.
Z vključevanjem teh praks v svoje poslovne procese podjetja izboljšujejo svoje okoljsko odgovornost in zmanjšujejo svoj ekološki odtis, izboljšujejo interno in zunanjo učinkovitost, kar lahko privede do zmanjšanja stroškov in izboljšanja strankine izkušnje.
2. Izboljšanje učinkovitosti: avtomatizacija za hitrejše odločanje in boljšo produktivnost
Avtomatizacija delovnih procesov je pomembna komponenta za izboljšanje učinkovitosti in produktivnosti v sodobnih organizacijah. Z integracijo avtomatiziranih sistemov v upravljanje dokumentov podjetja ne le optimizirajo svoje operacije, ampak tudi zagotavljajo boljše izkušnje za svoje zaposlene in stranke.
Na primer: implementacija avtomatiziranih sistemov za upravljanje dokumentov, kot je na primer avtomatizacija pretoka dela (workflow), omogoča podjetjem, da zmanjšajo časovne zamude in izboljšajo produktivnost. To vključuje avtomatizacijo rutinskih in ponavljajočih se nalog, kot so odobritve dokumentov, pregledi in posodobitve, kar zmanjšuje potrebo po ročnem vnosu in omogoča zaposlenim, da se osredotočijo na bolj strateške naloge.
Dostopnost
Z zagotavljanjem hitrega in enostavnega dostopa do dokumentov od koder koli in kadarkoli, digitalni dokumentni sistemi omogočajo zaposlenim, da hitreje sprejemajo odločitve in izboljšujejo sodelovanje znotraj organizacije. To je še posebej pomembno v trenutnem poslovnem okolju, kjer je v porastu hibridno delo ali delo od doma.
Zagotavljanje dostopa do dokumentov preko mobilnih naprav pa omogoča zaposlenim, da ostanejo produktivni, tudi ko so na poti. To povečuje fleksibilnost in omogoča zaposlenim, da hitreje odgovarjajo na zahteve strank in sprejemajo odločitve, ne glede na to, kje se nahajajo.
Integracija sistemov
Povezovanje dokumentnih sistemov z drugimi poslovnimi orodji in platformami, kot so CRM, HRM in ERP sistemi, omogoča podjetjem, da so njihovi podatki dosledni, točni in ažurni po vsej organizaciji. To izboljšuje učinkovitost in zagotavlja, da so vsi oddelki podjetja usklajeni.
Kopin dokumenti sistem ODiP združuje širok nabor modulov za upravljanje z dokumentacijo, delovnimi postopki in skupinskim delom. Z vtičnikom je poenostavljena integracija z različnimi ERP sistemi, kar omogoča popolnoma brezpapirno izvedbo vseh delovnih postopkov, kjer nastopajo dokumenti. Kopa ODiP je uspešno integriran s:
– Kopa ERP sistemom v podjetjih: Metrel d.o.o., Celjske mesnine d.o.o., Fotona d.o.o., Puro tehnika d.o.o., Mlinotest d.d., Marifarm d.o.o.,…
– SAP sistemom v podjetju Perutnina Ptuj d.d. ter
– ERP sistemom SyteLine v podjetju TRO Prevalje d.o.o.
3. Zmanjšanje energijske porabe: učinkovita uporaba tehnologije za zeleno poslovanje
V kontekstu trajnostnega razvoja in okoljske odgovornosti je zmanjšanje energijske porabe ključnega pomena za vsako organizacijo. Digitalni dokumentni sistemi optimizirajo delovne procese in omogočajo podjetjem, da zmanjšajo svojo porabo energije ter s tem zmanjšajo svoj ekološki odtis:
Brez papirja
Zmanjšanje ali odprava potrebe po tiskanju dokumentov pomeni zmanjšanje porabe papirja, zmanjšanje porabe energije, povezane s tiskalniško opremo in drugimi perifernimi napravami.
Oblak in optimizacija IT
Prehod na oblačne storitve omogoča podjetjem, da zmanjšajo svojo odvisnost od lokalne IT infrastrukture in s tem povezane porabe energije. Oblačni ponudniki omogočajo dostop do potrebne IT infrastrukture in storitev prek interneta, kar zmanjšuje potrebo po vzdrževanju, hlajenju in napajanju lastne IT opreme.
Zelena IT
Vključevanje zelenih IT praks, kot so uporaba energetsko učinkovite opreme, uporaba obnovljivih virov energije in recikliranje stare IT opreme, lahko pomaga podjetjem zmanjšati svoj okoljski vpliv in hkrati izboljšati svojo energetsko učinkovitost.
Generalno gledano, zmanjšanje energijske porabe je ključnega pomena za podporo trajnostnim praksam in zagotavljanje, da podjetje deluje na okolju prijazen način.
4. Zmanjšanje odpadkov: strategije za minimiziranje odpadkov in podpora recikliranju v digitalnem okolju
Implementacija digitalnih dokumentnih sistemov zmanjšuje porabo papirja, pripomore k zmanjšanju odpadkov in podpira prakse recikliranja v podjetju.
Manj odpadkov
Z zmanjšanjem uporabe papirja in tiskanja, podjetja neposredno zmanjšujejo količino odpadkov, ki jih proizvajajo. To ne vključuje le odpadnega papirja, ampak tudi kartuše za tiskalnike, tonerje in druge povezane odpadke, ki se lahko zmanjšajo z digitalizacijo.
Recikliranje
Čeprav digitalizacija zmanjšuje potrebo po fizičnih dokumentih, je recikliranje še vedno pomembno za tiste dokumente, ki morajo biti tiskani. Implementacija sistemov za recikliranje papirja in tiskalniških potrošnih materialov lahko pomaga zmanjšati vpliv tiskanja na okolje.
Digitalni arhiv
Z digitalizacijo starih dokumentov in arhiviranjem elektronskih kopij, podjetja lahko zmanjšajo potrebo po fizičnem shranjevanju, kar zmanjšuje potrebo po uporabi fizičnih materialov, kot so mape, omare in drugi materiali, povezani s shranjevanjem dokumentov.
Zmanjšanje pošiljanja pošte
Z uporabo elektronskih komunikacijskih sredstev, kot so e-pošta in digitalne platforme za sodelovanje, podjetja lahko zmanjšajo potrebo po pošiljanju fizične pošte, kar zmanjšuje porabo papirja in drugih materialov, kot so kuverte in poštne znamke (oz. poštnina).
»Časovni prihranki so izredni, ustvarili pa smo tudi neposredne prihranke pri stroških, na primer pri tiskanju, poštnih stroških in pri pisarniškem materialu,« pravijo uporabniki Kopa ODiPa pri BSH Nazarje d.o.o.
Ponovna uporaba
V situacijah, kjer je uporaba papirja neizogibna, je spodbujanje praks ponovne uporabe, kot je dvostransko tiskanje ali ponovna uporaba papirja za notranje namene, lahko učinkovit način za zmanjšanje odpadkov.
Digitalne alternative
Spodbujanje uporabe digitalnih alternativ, kot so digitalne beležke, elektronske predstavitve in digitalni obrazci, lahko dodatno zmanjša potrebo po tiskanju in s tem povezane odpadke.
Z vključevanjem teh strategij in praks v svoje poslovne procese, podjetja prispevajo k trajnostnim praksam, ki podpirajo njihove cilje in vrednote.
5. Podpora oddaljenemu delu: omogočanje fleksibilnosti in zmanjšanje okoljskega odtisa z digitalnimi dokumentnimi sistemi
V današnjem globaliziranem in digitaliziranem svetu je podpora oddaljenemu delu postala ključnega pomena. Digitalni dokumentni sistemi omogočajo zaposlenim, da delajo od doma ali iz drugih oddaljenih lokacij in tako prispevajo k zmanjšanju okoljskega odtisa posameznikov in podjetja.
Dostop na daljavo
Digitalni dokumentni sistemi omogočajo zaposlenim, da dostopajo do potrebnih dokumentov in informacij od koder koli, kar omogoča večjo fleksibilnost in podporo oddaljenemu delu. To dodatno prispeva k ravnotežju med delovnim in zasebnim življenjem zaposlenih, zmanjšuje potrebo po službenih poteh, potovanjih in s tem povezane emisije.
Digitalna sodelovanja
Z uporabo digitalnih platform za sodelovanje, kot so orodja za video konference in skupno delo na dokumentih v realnem času, zaposleni lahko učinkovito sodelujejo ne glede na svojo lokacijo, kar zmanjšuje potrebo po fizičnih sestankih in službenih poteh.
Uporabniki dokumentnega sistema Kopa ODiP enostavno obvladujejo tudi do 6000 dokumentov mesečno oz. imajo do 600 dokumentov v delu, sledijo vsem prispelim in odhodnim dokumentom ter so uredili podpisovanje dokumentov od kjerkoli in kadarkoli.
Prilagodljivost
Sposobnost prilagajanja na spreminjajoče se delovne razmere, kot so nenadne spremembe lokacije dela ali časovne omejitve, je ključnega pomena. Digitalni dokumentni sistemi omogočajo zaposlenim, da ostanejo produktivni in povezani, ne glede na njihove delovne razmere.
Ohranjanje kulture podjetja
Kljub fizični oddaljenosti je pomembno ohranjati kulturo podjetja in zagotavljati, da so zaposleni povezani in angažirani. Digitalna orodja omogočajo komunikacijo in sodelovanje, ki podpirata kulturo in vrednote podjetja na daljavo.
6. Varnost in skladnost: zagotavljanje zaščite digitalnih dokumentov in upravljanje regulativ
Digitalni dokumentni sistemi zagotavljajo varnost informacij ter upravljanje v skladu z relevantnimi zakoni in regulativami.
Varno shranjevanje
Digitalni dokumenti so lahko varno shranjeni in zaščiteni pred različnimi grožnjami, kot so nepooblaščen dostop, izguba podatkov in kibernetski napadi. Uporaba šifriranja, varnostnih protokolov in drugih tehnologij zagotavlja, da so podatki zaščiteni na vseh ravneh.
Skladnost
Digitalni dokumentni sistemi omogočajo podjetjem, da lažje sledijo in poročajo o svojih dejavnostih, kar pomaga pri zagotavljanju skladnosti z različnimi zakoni in regulativami, kot so GDPR, ISO sistem vodenja kakovosti in drugi relevantni predpisi ali certifikati. To vključuje pravilno shranjevanje, zaščito in dostop le pooblaščenim osebam.
Kopa ODiP podpira upravljanje vodenja kakovosti ISO 9001, 14001 in 27001 ter OHSAS 18001, CQM in druge. Eden glavnih ciljev uvedbe je oblikovanje prijaznega okolja za delo z dokumenti, v katerem lahko uporabniki sami izdelujejo delovne tokove za različne tipe dokumentov.
Upravljanje dostopa
Z zagotavljanjem ustreznega dostopa do občutljivih in kritičnih dokumentov, podjetja lahko zmanjšajo tveganje za nepooblaščen dostop in uhajanje podatkov. To vključuje uporabo večstopenjske avtentikacije, beleženje in nadzor dostopa ter druge varnostne mehanizme.
Avtomatizirano sledenje
Digitalni dokumentni sistemi omogočajo avtomatizirano sledenje in upravljanje dokumentov. To pomaga uporabnikom pri sledenju sprememb, verzioniranju, reviziji in interakciji z dokumenti. To ne le izboljšuje učinkovitost, ampak tudi zagotavlja, da je zgodovina dokumentov jasna in pregledna.
Preventiva
V primeru varnostnih incidentov ali izgube podatkov je pomembno, da podjetja hitro ukrepajo in obnovijo izgubljene ali poškodovane podatke. Digitalni dokumentni sistemi omogočajo redno varnostno kopiranje in učinkovite strategije obnove podatkov, ki zagotavljajo kontinuiteto poslovanja.
Usposabljanje zaposlenih
Z zagotavljanjem, da so zaposleni ustrezno usposobljeni in obveščeni o najboljših praksah varnosti in upravljanja dokumentov, podjetja lahko zmanjšajo tveganje za napake in incidente, ki lahko vodijo do varnostnih kršitev.
Z vključevanjem teh pristopov in tehnologij v svoje dokumentne sisteme podjetja zagotavljajo, da so njihovi dokumenti varno shranjeni in upravljani ter da so v skladu z relevantnimi zakoni in regulativami, kar zmanjšuje tveganje za kršitve. Poslovni procesi so tako zakoniti in etični.
Zaključek: povezovanje digitalizacije, trajnosti in učinkovitosti
Integracija digitalnih dokumentnih sistemov, ki optimizirajo operativne procese in spodbujajo trajnostne prakse, je postala strateška in družbeno odgovorna odločitev številnih podjetij. Organizacije, ki se zavežejo k zmanjšanju svojega okoljskega odtisa, prispevajo k globalnim prizadevanjem za varstvo okolja in s tem krepijo svoj ugled in odnose s strankami, partnerji in zaposlenimi.
Vlaganje v digitalne dokumentne sisteme in trajnostne prakse prinaša dolgoročne koristi, ki presegajo začetne izzive in stroške, ki jih prinaša prehod na digitalno in zeleno poslovanje. Te koristi se odražajo v zmanjšanju stroškov, izboljšanju učinkovitosti in kreiranju pozitivnega vpliva na okolje in družbo. Uspešna integracija teh sistemov in praks zahteva premišljeno in strateško načrtovanje, ki vključuje oceno trenutnih procesov, identifikacijo področij za izboljšave in razvoj jasnih smernic za implementacijo in upravljanje.
Zavezanost k trajnostnim praksam in digitalni preobrazbi zahteva vključevanje in podporo zaposlenih. Usposabljanje, komunikacija in spodbujanje kulture inovacij in okoljske odgovornosti so ključni za uspeh v teh prizadevanjih. Poleg tega sodelovanje s partnerji, strankami in drugimi deležniki, ki delijo podobne vrednote in cilje, lahko pomaga organizacijam pri izmenjavi znanj, virov in najboljših praks, ki podpirajo trajnostne in digitalne iniciative.
V poslovnem in tehnološkem okolju je nenehna inovacija ključna za ohranjanje konkurenčnosti in zagotavljanje, da so prakse in sistemi organizacije vedno v skladu z najnovejšimi trendi in standardi. Z vključevanjem digitalnih dokumentnih sistemov, ki podpirajo trajnostne prakse, organizacije izboljšujejo svoje operativne procese, aktivno prispevajo k bolj zeleni in odgovorni prihodnosti. Ta prehod odraža odgovornost do okolja, krepi poslovno integriteto, ohranja konkurenčnost in podpira dolgoročno uspešnost in rast organizacije.