Nove generacije zaposlenih imajo visoka pričakovanja glede uporabe informacijskih tehnologij, kar se nanaša tako na privatno okolje kot na delovno mesto. Pametni telefoni, tablice in brezžično omrežje jim predstavljajo vsakdanjik in si življenja brez tega ne znajo predstavljati.
Ravno zaradi tega jim je samoumevno tudi to, da imajo vedno in povsod dostop do poslovnih informacij, osebnih podatkov in s podjetjem sodelujejo prek digitalnih medijev. Dodatna prednost podjetja je, da te informacije zaposlenim omogoči.
Kot odgovor na nova pričakovanja sodobnih uporabnikov smo v Kopi pripravili rešitev osebni portal zaposlenih (HR BOT 24/7). Gre za inovacijo, ki podjetjem omogoča digitalizacijo kadrovskih procesov in postopkov, povezanih s sodelovanjem, vključevanjem in komunikacijo z zaposlenimi. Ponuja prehod na brezpapirno poslovanje ter poenostavitev in avtomatizacijo administrativnih opravil v kadrovski službi.
Osebni portal je aplikacija, ki deluje na različnih napravah (računalnik, tablica, pametni telefon ali na informacijskem kiosku), pri tem pa so upoštevani vsi standardi varnosti podatkov. Zaposlenim je na razpolago ves čas in lahko kadarkoli in od kjerkoli dostopajo do svojih kadrovskih podatkov. Na portalu so dostopni osebni podatki, plačne kuverte, podatki o dopustu, različne odločbe, pogodbe, certifikati in ostali relevantni dokumenti, ki jih je pridobil ali posredoval v kadrovsko službo.
Preko portala lahko zaposleni:
- spremlja doseganje svojih ciljev in ciljev, ki si jih je skupaj z nadrejenim zastavil na letnem oz. periodičnem razgovoru,
- izraža svoje mnenje in podaja predloge za izboljšave,
- komunicira s kadrovsko službo.
- pregleduje in načrtuje izobraževanja ter
- sodeluje v anketah, ki so namenjene izboljšavam procesov.
Osebni portal podjetjem odpira nove priložnosti in prihranke. S tem, ko se zmanjša količina papirnih dokumentov in čas za distribucijo kadrovskih dokumentov, podjetje na letnem nivoju prihrani za več tisoč evrov neposrednih stroškov. Zaposlenim, ki skrbijo za pripravo in pošiljanje kadrovske dokumentacije sprosti tudi tretjino delovnega časa. Ta čas lahko usmerijo v pridobivanja novih kadrov, podporo vodjem pri periodičnih razgovorih, zaposlovanju ter za razvoj znanj, kompetenc in vedenj zaposlencev. Kadrovski službi omogoči transformacijo v HR in zagotovi čas za aktivnosti, ki delajo okolje prijetnejše, izboljšujejo klimo v podjetju in dvigujejo zadovoljstvo ter motiviranost zaposlenih.
Za interaktivni osebni portal zaposlenih smo leta 2018 prejeli Nacionalno Srebrno nagrado GZS Slovenije.
