Leta 2017 je raziskovalno središče Pew Research Center opravilo raziskavo med starejšimi prebivalci ZDA o tem, kdo je po njihovem mnenju v zadnjih 50 letih ˝največji krivec˝ izboljšav v življenju. Pričakovano je bil najpogostejši odgovor tehnologija. Kar 42% vprašanih se je namreč odločilo, da je prav tehnološki napredek tisti, ki je kakovosti življenja zapustil največji pečat. Razvoj in izboljšave so vstopile tudi na področje zaposlovanja. Glede na ugotovitve LinkedIn raziskave o prihodnosti zaposlovanja, bodo investicije v tehnologijo in orodja za zaposlovanje, v naslednjih petih letih, eden izmed najpomembnejših dejavnikov uspešnosti vaše ekipe.
Pričakujemo lahko, da bo v nekaj letih pošiljanje prošenj, življenjepisov, motivacijskih pisem in drugih prilog v celoti potekalo po digitalnih kanalih in ne več preko standardne pošte. Prav tako lahko v prihodnosti pričakujemo, da bo tehnologija obstoječe kandidacijske postopke in izbor najboljših kandidatov še preoblikovala. Orodja za umetno inteligenco (AI) lahko pospešijo marsikateri zamuden selekcijski postopek. Zakaj na primer izbora top 10 kandidatov ne bi prepustili robotu? Možnosti za napačno odločitev pri izboru, bi se na ta način namreč občutno zmanjšale, še vedno pa bi bila končna odločitev naša.
Kvaliteta zaposlovanja – Ustvarite nepozaben digitalen prvi vtis
V kadrovskih službah se moramo pripraviti na pričakovane trende. S sodobnimi kadrovskimi rešitvami se približujemo zahtevam, ki jih tržišče že narekuje. Prihajajo nove generacije iskalcev zaposlitve, ki so odrasli s tehnologijo in pričakujejo od zaposlovalcev prilagoditev in sledenje tehnološkim napredkom.
Proces iskanja novih sodelavcev je delovno intenziven postopek, ki od vsakega vključenega zahteva visoko stopnjo dobre presoje, vodenje postopka v skladu z pravno veljavno zakonodajo ter soočenje s spremljajočimi (pre)kratkimi roki.
Vsak dober kadrovnik se zaveda, da je za uspešno delovanje podjetja in njegovo konkurenčnost na trgu delovne sile izredno pomembna odločitev o tem, kakšne sodelavce bo zaposlovalo in kako se bodo ti sodelavci vklopili v obstoječo kulturo podjetja. Tisti, ki želi svoje delo opraviti natančno in posvetiti izboru novega sodelavca veliko pozornosti, se pri tem velikokrat srečuje z dodatnim delom in časovnim pritiskom.
Po navadi je veliko nepotrebnega dodatnega dela tam, kjer so postopki občutno obremenjeni z veliko mero birokracije (priprava seznamov prijavljenih kandidatov, beleženje vsebine razgovora za vsakega kandidata posebej, pošiljanje obvestil izbranim/neizbranim kandidatom v klasični obliki, izpolnjevanje napotnice za zdravniški pregled, vnos izbranega kandidata v kadrovsko evidenco…). V kolikor se na razpis prijavi veliko število kandidatov je postopek še toliko bolj zahteven in zaposlenim v kadrovski službi povzroča dodaten stres.
Digitalizacija postopkov zaposlovanja torej postaja nujnost.
Prednosti digitalnega kandidacijskega postopka
Kandidacijski postopek označuje vse aktivnosti na področju vključevanja v proces zaposlovanja novih sodelavcev s ciljem pridobiti nabor najustreznejših kandidatov za določeno delovno mesto. Izbor naj bo opravljen v najkrajšem možnem času, ohranja naj diskretnost, optimalno skrči administracijo povezano z (ne)potrebno papirologijo ter upošteva vse vidike veljavno pravne zakonodaje na področju zaposlovanja.
Prispele vloge
V podjetjih, kjer so razpisi pogosti in na katere se prijavlja veliko število kandidatov, je potrebno v zelo kratkem času pregledati veliko število prispelih vlog, preveriti ali prijavljeni kandidat sploh izpolnjuje pogoje za zasedbo razpisanega delovnega mesta, ali je priložil zahtevane priloge in ali ga je potrebno pozvati k dopolnitvi. Vloge, prispele po klasični poti je potrebno knjižiti, ročno pregledati spremno pismo, življenjepis ter dokazila o izpolnjevanju pogojev za zasedbo delovnega mesta, vsako posebej prebrati in izločiti tiste, ki ne ustrezajo razpisanim pogojem. Ne smemo pozabiti niti na to, kam in na kakšen način s prispelimi vlogami po zaključenem izboru kandidata (ZVOP-2, GDPR).
Digitaliziran kandidacijski postopek omogoča pripravo razpisa za prosto delovno mesto znotraj aplikacije ter njegovo objavo na spletni strani podjetja in drugih kanalih. Kandidati se nanj prijavijo z izpolnitvijo strukturiranega obrazca, kateremu dodajo zahtevane priloge (življenjepis, diploma…). Podatki iz vloge se samodejno zapišejo v zbirko prijavljenih kandidatov na razpis, zato ni potrebe po dodatnem knjiženju in sestavljanju seznamov prispelih vlog, saj se le ta samodejno vzpostavi in nam omogoči sprotno spremljanje že v času trajanja razpisa. V kolikor bi želel kateri izmed članov izbirne komisije pregledati prispele vlog, mu jih lahko posredujemo v predogled neposredno iz aplikacije in sicer kadarkoli v času trajanja postopka. Znotraj iste aplikacije nato nadaljujemo s celotnim procesom izvedbe kandidacijskega postopka.
Digitalizacija omogoča elektronski pregled prispelih vlog in njihovih prilog. Vloge kandidatov sistematično ocenimo, da lažje izberemo najboljše izmed njih. Tiste, ki izpolnjujejo pogoje in za katere ocenjujemo, da bi utegnili biti za nas ustrezni, povabimo na razgovor.
Vabila na razgovor
Ko je opravljena osnovna selekcija prispelih vlog, pripravimo vsebino vabila na razgovor (kraj, datum, ura…) in le tega posredujemo kandidatom. Priprava vsebine vabila, pošiljanje vabil po klasični pošti, razporeditve kandidatov glede na postavljene termine, čakanje potrditev kandidatov za udeležbo na razgovoru v klasičnem postopku jemlje veliko časa in zahteva od kadrovnika precejšnje organizacijske sposobnosti. V kolikor si ne pripravimo posebnega seznama posredovanih vabil na razgovore, ki vsebuje tudi uro in datum razgovora, predlaganega na vabilu ter povratno informacijo s strani kandidata, lahko nadzor nad poslanimi vabili dokaj hitro izgubimo. Če imamo kasneje ožji izbor, se to delo celo podvoji.
Pri digitalnem kandidacijskem postopku tiskanje in pošiljanje vabil po klasični poti odpadeta. Dovolj je nekaj klikov in naš potencialni kandidat za zaposlitev prejme vnaprej pripravljeno vabilo na razgovor. Vsako pošiljanje vabil je sproti zabeleženo v komunikacijskem dnevniku, preko katerega kadarkoli preverimo komu in kdaj so bila vabila na razgovor poslana. Če želimo izvesti dodatne razgovore za ožje izbrani krog kandidatov, le-tem pošljemo dodatna vabila, ponovno preko aplikacije, z nekaj kliki, brez porabe papirja in brez poštnine.
Razgovor in izbor kandidata
Za sledljivost in spremljanje razgovorov je potrebno voditi ustrezno dokumentacijo oz. pripraviti sezname, ki so nam pri ocenjevanju kandidata v pomoč, hkrati pa služijo kasnejši primerjavi z ostalimi kandidati. Marsikatero podjetje vodi zapisnik o opravljenem razgovoru za vsakega kandidata posebej, kar v klasičnem kandidacijskem postopku povzroča dodatno delo in jemlje čas kadrovnika.
Pri digitalnem kandidacijskem postopku kandidate že predhodno ocenite glede na stopnjo njihovih kompetenc in dodatno ocenjujete veščine, ki so potrebne za razpisano delovno mesto. Zapisnik razgovora vodite direktno v kadrovski aplikaciji, kjer imate na enem mestu združene vse podrobnosti o kandidatu.
Napotitev kandidata na zdravniški pregled in vnos v kadrovsko evidenco
Izbranega kandidata je potrebno napotiti na Predhodni preventivni zdravstveni pregled. V kolikor se podjetje še vedno poslužuje klasičnega, ročnega izpolnjevanja obrazca Obr. 8,204 v dveh izvodih, zahteva to veliko časa. Ročno izpolnjevanje ene same napotnice vzame kadrovniku najmanj četrt ure časa, če ob tem izvzamemo čakanje na podpis odgovorne osebe. Ročen vnos osnovnih podatkov o izbranem kandidatu v kadrovsko evidenco prav tako pomeni dodatno obremenitev. Predvsem, če je bilo na razpisu izbranih več kandidatov.
Z digitalnim postopkom izbranemu kandidatu napotnico za predhodni preventivni zdravstveni pregled natisnemo neposredno iz aplikacije. Skupaj z obvestilom mu jo posredujemo v elektronski obliki, po potrebi pa dodamo še obrazce, ki naj jih izpolni pred zaposlitvijo. V kolikor je zdravniški pregled uspešno opravljen, ga prepišemo v kadrovsko evidenco z enim klikom in z njim nadaljujemo postopek zaposlitve.
Pošiljanje odgovora izbranim/neizbranim kandidatom
Pošiljanje odgovora neizbranim kandidatom v elektronski obliki se je v zadnjih letih sicer močno povečalo, kljub temu pa je pri podjetjih brez ustrezne IT podpore še vedno marsikje moč zaslediti posredovanje odgovorov neizbranim kandidatom po klasični poti. Si predstavljate, koliko časa vzame priprava dopisa, zlaganje v kuverto na katero ste predhodno ročno napisali naslov prejemnika? Predolgo.
V digitalnem kandidacijskem postopku kandidatom pošljemo obvestilo o izbiri v elektronski obliki, ki je bilo vnaprej pripravljeno v aplikaciji. Do podatkov o uspešnem posredovanju obvestil kandidatom dostopamo kadarkoli v komunikacijskem dnevniku.
Del celovite sistemske rešitve za kadrovske službe
Prednosti digitalizacije kandidacijskega postopka se kažejo predvsem v jasno definiranih procesih, v lažjemu in hitrejšemu vpogledu v prispele vloge, v preglednejši in hitrejši komunikaciji s kandidati, v lažjem rokovanju s spremljajočo dokumentacijo, predvsem pa v veliki količini prihranjenega časa.
Kadrovska služba se je s hitrim in sistematičnim dostopom do podatkov prijavljenih kandidatov na razpisano prosto delovno mesto, zmožna hitreje prilagajati in posredovati potrebne informacije vodstvu kadarkoli v času postopka izbire kandidata. Možnost elektronskega pregleda vlog, ocenjevanja kandidatov, neposredna komunikacija s kandidatom ter nabor informacij na enem mestu omogočajo transparentnost procesa izbora novega sodelavca, manj stresa in manj porabljenega časa, ki se ga lahko zdaj investira v razvoj zaposlenih.
Celovitost in povezanost, ki jo omogoča digitalizacija procesa kandidacijskega postopka, kadrovniku omogoča podporo pri odločanju in posledičnemu izboru najboljšega možnega kandidata. Tako pomaga podjetju zagotoviti ekipo, ki je sposobna realizirati kratkoročne in dolgoročne strateške cilje podjetja ter se na trgu delovne sile predstaviti kot atraktiven zaposlovalec.
Avtorica članka je Monika Horvatič, Svetovalka za področje HRM, Kopa d.d.
Članek je bil objavljen v HRM reviji, Junij/julij 2020.
