Opravilne liste kot del sistemske rešitve

Avtor: Kopa d.d.

Kadroviki se vsakodnevno srečujemo z opravili, ki se nanašajo na postopek zaposlovanja pri točno določeni osebi ali ciljni skupini zaposlenih. Opravilne liste so nam pri tem lahko v veliko pomoč, saj zagotavljajo transparentnost in sledljivost nad (ne)opravljenim delom.
Vsakodnevno opravljanje delovnih nalog, povezanih z novimi zaposlitvami, premestitvami ali odhodi zaposlenih od kadrovikov zahtevajo precejšnjo mero natančnosti, saj morajo slediti zakonskim rokom po eni strani, po drugi strani pa skrbeti za zagotavljanje neprekinjenega procesa dela.
Z opravili, ki se navezujejo na kadrovske postopke in procese ter roki za njihovo izvedbo se je najbrž srečal že marsikdo izmed nas. Vodenje posebnih ročnih evidenc, ki se nanašajo nanje nam jemlje dodaten čas in energijo in so lahko nepregledne. Sistemska rešitev, ki bi nam ponudila pregled nad tistimi opravili, ki jih še niso uspeli ˝pospraviti pod streho˝ bi nam bila pri slednjem lahko v veliko pomoč.

Potem pa so tu še naši zaposleni. Kot primer lahko izpostavim novo zaposlenega sodelavca, ki se pred in kasneje ob samim nastopom dela srečuje s podpisovanjem obrazcev, iskanjem dokumentacije, opravljanjem tečaja iz varstva pri delu, spopadanjem s pridobivanjem različnih gesel, iskanjem skladišča, ki mu bo izdalo delovno opremo, parkirnim prostorom za svojega jeklenega konjička… To je le nekaj nalog, ki jih morajo zaposleni urediti sami, ne glede na zgledno urejene procese onboardinga v našem podjetju. In na nas je, da jim pri tem po svojih najboljših močeh pomagamo. Če nam hkrati uspe vzpostaviti pregledno evidenco ˝odkljukanih˝ opravil, bosta dodana vrednost in zadovoljstvo še toliko večja.

Ne glede na to kolikšno mero spretnosti, samozavesti in izkušenj prilagajanja na nove situacije ima novi zaposleni, je to zanj obdobje velikih sprememb. Louis1 vstop v novo organizacijo oz. podjetje imenuje kulturni šok, za katerega so značilni zmedenost, senzorična preobremenitev zaradi številnih novih informacij in korenita sprememba lastnih prepričanj o tej organizaciji. Poleg tega so v prvem letu dela zaposleni dodatno izpostavljeni negotovosti, stresu, bojazni in samokritiki na račun neizkušenosti in nepoznavanju kulture organizacije ter navad novih sodelavcev.

Tako po študiji družbe Deloitte2 kar 4% novo zaposlenih po slabi izkušnji, ki jo je doživel na prvi delovni dan, ne želi več delati za podjetje v katerem so se na novo zaposlili, v naslednjih 45 dneh pa si premisli še naslednjih 22% kar stane podjetje najmanj trikratno plačo zaposlenega, ki je določena za to zdaj nezasedeno delovno mesto.

Tu se zgodba žal še ne zaključi. Po slabi izkušnji ob nastopu dela kar 72% iskalcev zaposlitve poroča, da so svoje negativne izkušnje delili na družbenih omrežjih. Takšna informacija lahko ogrozi ugled podjetja in morebitne kandidate odvrne od želje po zaposlitvi. Dejansko 55% iskalcev zaposlitve poroča, da se podjetjem, ki so na družbenih omrežjih prejeli slabo oceno ali slab komentar, raje izognejo4. Vsaka taka bodisi pozitivna, bodisi negativna interakcija podjetja s kandidatom za zaposlitev pošlje v svet jasno sporočilo o podjetju.

Vnaprejšnje načrtovanje ter skrbna izpeljava korakov posameznih opravil, ki smo si jih predhodno zadali kot nalogo pri postopku onboardinga neposredno vpliva na pripadnost zaposlenih podjetju. Kakšne so v tem primeru poglavitne koristi za podjetje? Po nekaterih raziskavah višja profitabilnost za kar 21% in nižji absentizem za 41%3.

V procesu načrtovanja opravil se vprašajmo, kaj vse lahko ponudimo novo zaposlenemu, da mu na ta način omogočimo čim lažji prehod v novo delovno okolje v katerem se bo počutil varnega in sprejetega.

Dobra sistemska rešitev namreč ne bo le pripomogla k temu, da določen korak v procesu nove zaposlitve ne spregledamo (kar se pri večjemu številu zaposlovanja lahko kaj hitro pripeti), temveč vplivala pri novemu sodelavcu na njegov občutek pripadnosti in sprejetosti, zaradi česar bo produktivnejši, podjetje pa bo dosegalo višjo profitabilnost, imelo nižji absentizem ter bo v svojem okolju bolj razpoznavno.

Kaj hitro lahko ugotovimo, da so opravila neizogiben del sodobne kadrovske službe, ki želi narediti na svoje novo zaposlene odličen prvi vtis. Tako novo zaposleni ob tovrstni edinstveni kulturi podjetja lažje in uspešneje nastopi svoje delo, kadrovska služba pa ima pripomoček pri izvedbi posameznih korakov znotraj posameznega opravila, ki sodi pod okrilje njene službe. Skrivnost odličnega vključevanja je namreč v tem, da se naš novo zaposleni že od prvega dne počuti dobrodošlega in vključenega v kulturo našega podjetja, kadrovska služba pa je pomirjena vedoč, da je postopek transparenten in sledljiv.

 

Naloge, ki jim lahko sledimo, ko vzpostavljamo opravilno listo za primer nove zaposlitve

Ob načrtovanju opravilne liste za primer novih zaposlitev bi bilo smiselno zasledovati vsaj naslednje naloge:

  • Zbrati dokumentacijo, potrebno za zaposlitev.
  • Vnesti podatke o novo zaposlenem v kadrovsko evidenco. Sem štejemo osebne podatke, delovno dobo, delovno mesto, popis kompetenc zaposlenega ter podatke, potrebne za obračun plač.
  • Seznaniti novo zaposlenega s ključnimi informacijami o podjetju kot so npr. seznanitev s pravilniki podjetja, kolektivnimi pogodbami, internimi predpisi, politiko in cilji podjetja, pričakovano vedenje, kultura podjetja…
  • Priprava programa usposabljanja.
  • Informirati ostale udeležence poslovnega procesa o novi zaposlitvi (IT služba, računovodstvo, vodje oddelkov…).
  • Zagotoviti delovno opremo in delovna sredstva, ki jih bo zaposleni uporabljal pri opravljanju svojega dela.
  • Urediti uporabniška imena in gesla za dostop.
  • Seznaniti novo zaposlenega s sodelavci ožjega in širšega delovnega okolja.

 

Opravilne liste slika 1

Slika 1: Primer pregleda opravil ob odhodu zaposlenega iz podjetja.

Nekaj dodatnih napotkov

  • Opravila naj bodo sestavljena na način, da novo zaposlenega ne prepuščajo lastni iznajdljivosti ter samostojnemu odkrivanju principov delovanja organizacije. S tem se bomo izognili temu, da se sodelavec že ob nastopu novega delovnega mesta uči na lastnih napakah in izkušnjah.
  • Ne pozabimo na izraz dobrodošlice ob novih zaposlitvah, ki jo lahko izkažemo že pred prvim delovnim dnem s tem, da mu pošljemo elektronsko sporočilo, v katerem še enkrat izrazimo svoje veselje nad njegovim prihodom in mu v istem koraku posredujemo zanj pomembne informacije za prvi delovni dan.
  • Ne pozabimo na ˝ekskurzijo˝ po prostorih podjetja. Ta naj vključuje sejno sobo, toalete, pisarne, povemo kje se pije jutranja kava, kje je prostor za malico…
  • V opravila vključimo predstavitev tako bližnjim sodelavcem, po potrebi tudi strankam. Ne dopustimo, da bi se novo zaposleni sam predstavljal po oddelkih ker nima nihče v podjetju za to časa. Seznanitev s sodelavci in širšim delovnim okoljem mora biti eden izmed ključnih opravil in je naloga koordinatorja oz. mentorja.
  • Koordinator naj redno pregleduje katera opravila so že bila izvedena in katera je še potrebno izvesti. Najbolje je, da so informacije zbrane na enem mestu, do njih pa ima kadrovnik hiter in enostaven dostopa in je tako v vsakem trenutku lahko seznanjen s statusom posameznega opravila.
  • Pripravimo si podlage za več seznamov opravil. Seznami opravil naj se ne uporabljajo le v procesih novih zaposlitev oz. odhodov delavcev, temveč naj se uporabljajo tudi ob premestitvah na drugo delovno mesto, ob nastavitvah določenih delovnih nalog ipd.
  • Seznami opravil naj vsebujejo možnost dodelitve vlog posamezniku, kar pomeni, da lahko do posameznih vrst opravil dostopajo le točno določene osebe v podjetju, ki imajo za to ustrezne pravice.
  • Posamezni koraki oz. opravila naj bodo narejeni na enostaven in pregleden način. V tem primeru bo tudi spremljanje statusa posameznih opravil lažje in preglednejše.
  • Opravil zadolžencem nikakor ne dodeljujmo v času, ko so odsotni z dela.

Kdo naj pripravi seznam opravil?

Večina ljudi povezuje opravila s kadrovsko službo. Vendar  načrtovanje opravil ne bi smelo biti izključno odgovornost le kadrovske službe. Dobro načrtovana opravila naj bodo posledica skupnih prizadevanj kadrovske službe, financ in IT oddelka v sodelovanju z mentorji oz. supervizorji.

V praksi5 se najbolje obnese način, ko določimo koordinatorja postopka nove zaposlitve, ki načrtuje potrebna opravila skupaj z ostalimi službami. To je običajno nekdo iz kadrovskega oddelka, ki sestavi seznam opravil ter v sklopu le-teh dodeljuje naloge drugim. Seznam naj bo pregleden in jasen. Naj vsebuje možnost obveščanja vseh vključenih ter roke za vsako opravilo z možnostjo vnosa opombe.

Pomembno je, da lahko uporabnik komunicira iz kadrovske evidence neposredno z ostalimi službami, ki so vključene v proces zaposlovanja in ima pri tem možnost dodajanja prilog ter zaznamkov.

Na katerih področjih jih lahko uporabljamo in kdo vse jih lahko uporablja?

Opravilne liste so lahko uporabno orodje, preko katerega si vnaprej nastavimo opravila, ki jih mora znotraj določenega delovnega procesa uporabnik opraviti. Na tak način lahko vsak trenutek preveri stanje (ne)opravljenih nalog. Sezname opravil lahko vežemo na:

  1. Osebo; gre za seznam opravil, ki jih moramo urediti pri točno določeni osebi
  2. Delovni nalog; gre za seznam opravila, ki se nanašajo na vsebino delovnih nalogov
  3. Stroškovno mesto; gre za sezname opravil, ki se nanašajo na posamezno stroškovno mesto
  4. Organizacijsko enoto; gre za opravila, ki se nanašajo na posamezno organizacijsko enoto

Seznami so lahko zasebni ali javni. Do njih lahko dostopajo osebe, ki imajo vnaprej določeno vlogo za dostop do posameznega seznama opravil. Torej lahko uporabo opravil omejimo glede na dodeljene pravice za dostop do posameznih področij.

Seznami se ne nanašajo nujno le na zaposlitve novih sodelavcev. Kot zelo uporabna in učinkovita so se izkazala tudi pri ostalih nalogah, ko so del kadrovskega procesa. Tako jih lahko uporabljamo v procesih uvajanja novo zaposlenega, odhodu zaposlenega ali njegovi upokojitvi, vnosu posameznih podatkov v kadrovsko evidenco, spremljanju karierne rasti posameznika, vnosu vrste knjižb na plačnem delu, nastavitvah temeljnice…

Dodajanje posameznih opravil je povsem samostojno in enostavno. Uporabnik jih lahko enostavno prilagaja oz. sestavlja glede na potrebe delovnega procesa.

Ko je lista pripravljena, jo dodelimo končnemu uporabniku, ki je zadolžen, da so vsa opravila tudi dejansko izvedena. Pri tem si lahko pomaga z obvestili, opombami ter pregledi nad že zaključenimi ali še odprtimi opravili.

Seznami opravil

Slika 2: Primer vpogleda uporabnika v seznam opravil, ki smo jih že opravili oz. so še odprta.

Povzetek

Če na kratko povzamemo, so opravilne liste lahko pomemben del sistemske rešitve. Gre za enostaven pripomoček, ki kadrovski službi olajša pregled nad opravili, za katera je zadolžena v posameznemu delovnemu postopku ali procesu, hkrati pa omogoča veliko prostora za beleženje ter izvajanje ostalih postopkov znotraj posameznih služb, kar pripomore lažji organizaciji dela, večji pregled nad opravljenim delom in predvsem, kar je za nas najpomembneje – zadovoljnega zaposlenega.

Literatura in viri:
1. Louis, M.R. (1980). Surprise and sense making: What newcomers experience in entering unfamiliar organiza-tional settings. Administrative Science Quarterly, 25, 226–51.
2. Deloitte industry study. Onboarding Software Solutions (2014). On Ramp for Employee Success. Najdeno 13.8.2021 na spletnem naslovu: https://s3.eu-central-1.amazonaws.com/maison-moderne-paperjam-gms-prod/files/101514-onboarding-final.pdf
3. Mann, A. and Harter, J. (2016). The Worldwide Employee Engagement Crisis. Najdeno 16.8.2021 na spletnem naslovu: https://www.gallup.com/workplace/236495/worldwide-employee-engagement-crisis.aspx
4. Pollack, S. (2018). Glassdoor for employers. 5 Ways You´re Losing Good Candidates In the Recruitment Pro-cess. Najdeno 10.8.2021 na spletnem naslovu: https://www.glassdoor.com/employers/blog/mckesson-change-healthcare-streamlined-jobs-candidate-experience-glassdoor/
5. Zojceska, A. (2018). The Ultimate Onboarding Checklist. Najdeno 16.8.2021 na spletnem naslovu: https://www.talentlyft.com/en/blog/article/183/the-ultimate-onboarding-checklist
6. Bevegni, H.S. (2021) LinkedIn Talent Solutions. Najdeno 16.8.2021 na spletnem naslovu: https://business.linkedin.com/content/dam/business/talent-solutions/global/en_us/c/pdfs/onboarding-in-a-box-v03-06.pdf
7. Lebar, M (2020). Soočanje s prehodnimi življenjskimi obdobji (prva zaposlitev, menjava službe). Najdeno 13.8.2021 na spletnem naslovu: https://svetovalnicakameleon.si/2020/09/soocanje-s-prehodnimi-zivljenjskimi-obdobji-prva-zaposlitev-menjava-sluzbe/

 

Avtorica članka je Monika Horvatič, Svetovalka za področje HRM, Kopa d.d. 
Članek je bil objavljen v HRM reviji,  Avgust/September 2022 , št. 41, letnik 8.