Informacijska podpora in digitalizacija je danes nujna oz. prisotna že v veliki večini podjetij. Mnogi se ne zavedajo pomembnosti digitalizacije kadrovske službe in kadrovskih procesov, ki so srce vsakega podjetja in predstavlja eno najpomembnejših funkcij znotraj podjetja. Navsezadnje so ljudje oz. zaposleni tisti, ki nadzorujejo delo strojev, opravljajo terenska dela, … skrbijo za obstoj ter rast podjetja.

Digitalna transformacija pomaga podjetju, da sledi trenutnim in prihodnjim potrebam ter zahtevam svojih strank. Hkrati pa omogoča višjo konkurenčnost, saj so z razvojem potrebne hitre prilagoditve in spremembe, ki jih narekuje trg. Iz tega razloga je pomembna digitalna transformacija za vsako podjetje, neprofitno organizacijo in institucijo.

Kakšne koristi prinaša digitalizacija kadrovskih procesov v vašem podjetju?

24/7 in hitra dostopnost do podatkov

Ljudje smo postali razvajeni na dejstvo, da so nam informacije dostopne takoj oz. v roku nekaj sekund. Enako velja za informacije, delovne procese in podrobnosti, s katerimi razpolaga kadrovska služba v podjetjih.

Digitalizacija kadrovskih procesov in osebnih map zaposlenih omogoča kadrovnikom, da imajo na enem mestu zbrane vse podatke o zaposlenih, ki so na voljo 24/7. S tem dobijo pregled nad tem, kakšne kompetence imajo posamezniki, kje so priložnosti za njihov razvoj, kje so tveganja, vključeni so komentarji iz osebnih razgovorov ter druge kadrovske podrobnosti.

Z digitalnim dostopom se zmanjša čas iskanja tiskane dokumentacije, zmanjša možnost izgube dokumentacije, … navsezadnje zmanjša se vrsta pred pisarno kadrovske službe. Vsak zaposleni lahko namreč s svojimi podatki in geslom vstopi v osebni portal zaposlenih (OPZ), kjer samostojno dostopa do svojih kadrovskih podatkov in osebne mape. To vključuje vpogled v:

Osebne podatke zaposlenega (osnovne informacije, informacije o družinskih članih, znanja in kompetence, izobraževanja, zdravstvene opombe v primeru, da je delavec invalid, …);
Informacije o delovnem razmerju (delovna doba, pogodba o zaposlitvi;
Dostop do plačilnih list, odločb o odmeri dopusta, obvestila o osebnih prejemkih;
Dostop do dokumentov podjetja (navodila za delo, navodila za uporabo službenega vozila, sklepi, kolektivni dogovori,…).

Osebni portal zaposlenih je lahko v obliki fizičnih informacijskih kioskov, kot smo to uspešno implementirali v skupini Premogovnik Velenje, do portala pa lahko zaposleni dostopajo preko spletne aplikacije, ki si jo je možno namestiti tudi na mobilni telefon.

Optimizacija in razbremenitev kadrovske službe

Z avtomatizacijo in digitalizacijo operativnih nalog pridobi kadrovska služba več časa, ki ga lahko investira v razvoj zaposlenih. To daje kadrovnikom več časa in energije, da se posvetijo strateškemu delu svoje funkcije: načrtovanju, vodenju, izobraževanju, usposabljanju ter osebnemu in poslovnemu razvoju zaposlenih, pripravo in izvedbo rednih periodičnih razgovorov,…

V nasprotnem primeru ostane kadrovska služba mesečno v začaranem krogu ročnega administrativnega dela:

vnašanja odsotnosti, dopustov, službenih poti;
registracije delovnega časa;
vnašanja potnih nalogov;
računanja plač, boleznin;
načrtovanju zdravniških pregledov (medicina dela, delo na višini) brez opomnikov
načrtovanju varnostnih certifikatov (varnost pri delu, požarna varnost) brez opomnikov;
…

Celovitost in povezanost vseh podatkov omogoča kadrovski funkciji podporo pri odločanju. Na podlagi vodenja ustreznih znanj in kompetenc zaposlenih kadrovska služba pomaga podjetju zagotoviti ekipo, ki je sposobna realizirati kratkoročne in dolgoročne strateške cilje podjetja.

Dolgoročno lahko podjetje izkoristi kompetence zaposlenih, jih nadgradi z dodatnimi šolanji ali zaposlene le primerno prerazporedi in s tem okrepi svojo konkurenčno prednost ter zmanjša potrebo po uvajanju nove delovne sile. Pravočasna zagotovitev zaposlenih s potrebnimi kompetencami vodi v doseganje boljših rezultatov.

Prilagodljivost in možnost hitrega odziva

S hitrim in sistematičnim dostopom do podatkov se je kadrovska služba, vodstvo in celotno podjetje zmožno hitreje prilagajati hitrim spremembam na trgu. To velja tako za trg delovne sile, kot tudi za panogo podjetja. Navsezadnje se je v zadnjih nekaj letih pokazala potreba po poklicih, ki še pred kratkim niso obstajali, npr.: inženir samovozečih vozil, strokovnjak za računalništvo in programiranje v oblaku (angl. Cloud computing specialist), razvijalec uporabniške izkušnje (angl. UX designer), upravljalec družbenih omrežij (angl. Social Media Manager), karkoli v povezavi z umetno inteligenco, …

Tu se najbolje pokaže strateška funkcija kadrovskega managementa. Z naborom informacij na enem mestu je možno sistematično spremljati in vnaprej predvideti potrebo po delovni sili oz. potrebo po razvoju v določeno smer. Na tem mestu je digitalizacija kadrovske službe še posebno pomembna pri strateškem odločanju in razvoju podjetja.

Spremembe na trgu pa niso vedno posledica tehnološkega razvoja, vendar tudi zakonskih sprememb in poslovnih priložnosti. Nekatere pridejo z daljšo napovedjo, spet druge skoraj čez noč. Pa vendar morajo biti podjetja pripravljena na vse in fleksibilnost kadrovske službe je zagotovo prednost. Digitalizacija kadrovske službe omogoča hitro prilagajanje, saj je včasih potrebna le manjša sprememba programske kode ali algoritma v programu za upravljanje s človeškimi viri in ni potrebe po učenju novih delovnih procesov.

Na koncu ne pozabimo še na višjo motivacijo zaposlenih

Motivirani zaposleni so konkurenčna prednost in ključ do uspeha podjetja, saj lahko dosegajo tudi do 30-50% višjo učinkovitost (odvisno od panoge in narave dela). Že dolgo časa pa motivacija zaposlenih ni več odvisna le od rednega in dobrega mesečnega priliva na njihov osebni TRR.

Zaposleni svojo motivacijo in zvestobo gradijo na osnovi odnosa, ki ga ima podjetje do njih. Če čutijo, da podjetje skrbi za zaposlene, ceni njihove ideje, spodbuja poleg kariere tudi osebni razvoj in jim omogoča priložnost za uravnoteženo razporeditev delovnega in prostega časa, bodo veliko bolj predani delu in svojim nalogam.

Digitalizacija kadrovske funkcije lažje zagotavlja privlačno okolje za razvoj, spodbujanje talentov, inovativnosti ter nudi podporo netradicionalnim oblikam organiziranosti (delo na daljavo, fleksibilni delovni čas, coworking, sodelovanje s samostojnimi podjetniki,…).