Elektronski podpis je v zadnjih letih postal nepogrešljivo orodje za optimizacijo poslovnih procesov in izboljšanje učinkovitosti kadrovskih služb. Z digitalizacijo dokumentacije, hibridnim delom in agilnim pristopom v kadrovanju so elektronski podpisi postali prva izbira za podjetja, ki želijo prihraniti čas in zmanjšati stroške.

Ključne prednosti uporabe elektronskega podpisa v HRM sistemu

Brezpapirno poslovanje: Elektronski podpisi omogočajo preprosto in brezpapirno obdelavo kadrovskih dokumentov, kar poenostavlja postopke in izboljšuje preglednost. Vse več podjetij je prešlo na digitalno arhiviranje, pri čemer elektronski podpisi ta proces dopolnjujejo in poenostavljajo.
Podpora hibridnemu in oddaljenemu delu: S povečevanjem obsega oddaljenega dela je omogočanje podpisa na daljavo ključnega pomena. Elektronski podpisi omogočajo podpisovanje kadrovskih dokumentov brez fizične prisotnosti, kar olajša delovni proces.
Agilno upravljanje kadrov: Elektronski podpisi podpirajo agilne kadrovske pristope, saj z enostavnimi rešitvami omogočajo hitro in učinkovito reševanje administrativnih nalog, kar povečuje fleksibilnost in poenostavlja kadrovske procese.
Kultura samostojnosti in preglednosti: Zaposleni lahko s pomočjo elektronskih podpisov preprosto dostopajo do svojih dokumentov, pogodbe in druge dokumente podpišejo kadarkoli in kjerkoli ter imajo popoln pregled nad svojimi dokumenti.
Povečana učinkovitost: Vključitev elektronskega podpisa v kadrovske procese skrajša čas obdelave in zagotavlja popolno sledljivost dokumentov. Namesto tiskanja, podpisovanja in skeniranja lahko dokumenti v nekaj trenutkih dosežejo cilj, s tem pa se celoten proces pospeši.
Varnost in skladnost: Elektronski podpisi omogočajo varno izmenjavo dokumentov, zaščiteno pred nepooblaščenim dostopom, ter popolno skladnost z zakonodajo in predpisi, kar izboljšuje zaupanje v celoten postopek

Različne vrste elektronskih podpisov

Elektronski podpisi se uporabljajo v več oblikah, vsaka s svojo stopnjo pravne veljavnosti in varnosti:

Enostavni elektronski podpis: Osnovna oblika podpisa, ki je primerna za enostavne dokumente.
OTP elektronski podpis: Poveča varnost s potrebo po enkratnem geslu, ki zagotavlja varen dostop.
Napredni elektronski podpis: Vključuje podrobno preverjanje identitete, na primer z osebnim dokumentom.
Kvalificirani elektronski podpis: V EU edina oblika elektronskega podpisa, ki je pravno enakovredna lastnoročnemu podpisu.

Praktični primeri uporabe elektronskega podpisa v kadrovskem procesu

Elektronski podpisi so izjemno uporabni v različnih kadrovskih procesih, kot so:

Zaposlovanje: Kandidati lahko pogodbe podpišejo na daljavo, brez obiska v pisarni.
Onboarding na daljavo: Novi zaposleni lahko svoje dokumente podpišejo na daljavo, kar izboljša njihovo prvo izkušnjo s podjetjem.
Spremembe pogodb: Elektronski podpisi omogočajo enostavno potrjevanje povišanj, novih zadolžitev ali sprememb v pogodbi o zaposlitvi.

Elektronski podpis postaja standardna praksa v kadrovskih oddelkih, ki si prizadevajo za optimizacijo procesov, prihranke in zmanjšanje napak.

Uvajanje elektronskih podpisov je velik korak k sodobnemu upravljanju kadrov, kjer postajajo hitrost, prilagodljivost in preglednost nepogrešljivi.

Vir po katerem je članek povzet: Andrea De Vita, “Advantages of Electronic Signature in HR Management,” 29. marec 2023.